Данные из бумажных трудовых книжек постепенно вносятся в Реестр застрахованных лиц

Закон Украины об учете трудовой деятельности работника в электронной форме № 1217-IX, вступивший в силу 10 июня 2021, ввел электронные трудовые книжки и предусмотрел 5-летний переходный период для оцифровки данных. Главной целью Закона было введение электронного учета трудовой деятельности, упрощение оформления пенсий и сохранность данных.

До 10 июня 2026 года данные по бумажным трудовым книжкам должны быть внесены в Реестр застрахованных лиц. В то же время, если работодатель или работник не оцифровали бумажную трудовую книжку (например, человек не работал последние пять лет или по другим уважительным причинам не имел возможности обратиться в ПФУ или самостоятельно оцифровать), бумажные документы могут быть отсканированы в любое удобное для человека время или при обращении в ПФУ за назначением пенсии.

Сканирование документов производят работодатели или работники через вебпортал Пенсионного фонда Украины.

Хранение: После оцифровки бумажная трудовая книжка выдается работнику под подпись на хранение. Работодатель не обязан ее хранить.

Сканирование: Необходимо отсканировать все страницы трудовой книги и документы, подтверждающие стаж. Это важно для подтверждения периодов страхового стажа до 1 января 2004г.

Подтверждение страхового стажа: С 1 января 2004 года страховой стаж исчисляется по данным Реестра застрахованных лиц. Бумажные документы о стаже, в том числе бумажная трудовая книжка, нужны только для подтверждения страхового стажа до 1 января 2004 года.

Как оцифровать трудовую книжку

1. Через работодателя: Работодатель сканирует трудовую книжку работника и посылает в ПФУ через вебпортал.

2. Самостоятельно: Работник имеет возможность:

• обратиться с бумажными документами о трудовой деятельности/ военной службе/ учебе/ рождении ребенка и т.п. в отделение ПФУ, где ему помогут отсканировать эти документы;
• самостоятельно скачать скан-копии через личный кабинет на вебпортале ПФУ, подписав их квалифицированной электронной подписью (КЭП).

Важно:

Во время вооруженной агрессии переход на электронный учет трудовой деятельности предохраняет от потери или уничтожения бумажных документов вследствие временной оккупации, боевых действий, эвакуации и т.д. Если бумажная книжка утрачена, данные из нее, внесенные в электронную форму, гарантируют сохранение страхового стажа.

ВНИМАНИЕ:

Введение электронного учета трудовой деятельности не лишает работника права на бумажную трудовую книжку.

По требованию работника, впервые принимаемого на работу, трудовая книжка оформляется работодателем в обязательном порядке не позднее пяти дней после принятия на работу.

Работодатель по требованию работника обязан вносить в трудовую книжку, хранящуюся у работника, записи о принятии на работу, переводе и увольнении, поощрения и награды за успехи в работе.

ВРУ