Готовимся к составлению годовой отчетности

Подходит к концу 2015 год, и для бухгалтера наступает ответственный период подготовки к завершению бюджетного периода и составлению годовой финансовой и бюджетной отчетности. А этому предшествует: проведение инвентаризации активов и обязательств баланса, отражение ее результатов, завершение операций со средствами общего и специального фондов, оформление заключительных операций. Успешно пройти все эти этапы деятельности, учитывая нюансы, обусловленные изменением порядка отражения в бухучете операций в связи с внедрением Национальных положений (стандартов) бухгалтерского учета в государственном секторе (далее – НП(С)БУГС), поможет данная консультация.

Общие положения

Бюджетный 2015 год ознаменовался для всех субъектов ведения бухгалтерского учета в государственном секторе внедрением девяти НП(С)БУГС, четырех Методических рекомендаций, изменениями в План счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденный приказом Минфина от 26.06.13 г. № 611 (далее – План счетов), утверждением инвентаризационных форм и изменением порядка составления отчетности.

В течение года в Порядок составления финансовой, бюджетной и другой отчетности распорядителями и получателями бюджетных средств, утвержденный приказом Минфина от 24.01.12 г. № 44 (далее – Порядок № 44), были внесены изменения приказом Минфина от 04.03.15 г. № 289, которые были обусловлены изменениями в бюджетное законодательство и внедрением НП(С)БУГС 121–123, 125, 127–128, 130–132.

Структура и правила составления годовой финотчетности на сегодняшний день остались без изменений. Несмотря на то что формы отчетности не претерпели изменений, произошли изменения в нормативных документах, выполнение которых влияет на формирование информации по субсчетам бухучета, а соответственно и на показатели финансовой и бюджетной отчетности. Речь идет об изменениях, внесенных приказом Минфина от 23.07.15 г. № 664 (далее – Приказ № 664, см. «БАЛАНС-БЮДЖЕТ», 2015, № 35, с. 6 и № 36, с. 12–17).

Учитывая что составление годовой отчетности является завершающим этапом учетной работы, сконцентрируем наше внимание на важных моментах подготовительной работы и особенностях отражения в учете и обобщения информации на субсчетах бухучета отдельных операций, которые претерпели изменения в текущем году в связи с изменениями в нормативно-правовых актах.

Инвентаризация

Для обеспечения достоверности данных бухучета и финотчетности бюджетные учреждения обязаны проводить инвентаризацию активов и обязательств.

Перед составлением годовой финотчетности проведение инвентаризации обязательно (п. 7 разд. І Положения об инвентаризации активов и обязательств, утвержденного приказом Минфина от 02.09.14 г. № 879, далее – Положение № 879).

Как предусмотрено п. 5 разд. І Положения № 879, во время инвентаризации активов и обязательств проверяется и документально подтверждается не только их наличие и состояние, а также соответствие критериям признания и оценки. При этом обеспечивается выявление:

• фактического наличия активов и проверка полноты отражения обязательств, расходов будущих периодов;
• остатка или недостачи активов путем сопоставления фактического их наличия с данными бухучета;
• активов, которые частично утратили свое первоначальное качество и потребительское свойство, устарели, а также материальных и нематериальных активов, которые не используются;
• активов и обязательств, которые не соответствуют критериям признания.

Напомним, что сплошной инвентаризацией охватываются все виды обязательств и все активы учреждения независимо от их местонахождения (предметы, которые переданы в прокат, аренду или находятся на реконструкции, модернизации, консервации, в ремонте, запасе или резерве независимо от технического состояния). Также инвентаризации подлежат активы и обязательства, которые учитываются на внебалансовых счетах (п. 6 разд. І Положения № 879), в частности:

• ценности, которые не принадлежат предприятию, но временно находятся в его пользовании, распоряжении или на хранении (объекты оперативной (операционной) аренды основных средств;
• материальные ценности на ответственном хранении, переработке, комиссии, монтаже;
• условные активы и обязательства (непредвиденные активы и обязательства) предприятия (залоги, гарантии, обязательства и т. п.);
• бланки документов строгой отчетности и другие активы.

В связи с внедрением НП(С)БУГС и соответственно изменениями в Плане счетов, особое внимание при инвентаризации необходимо обратить на критерии признания тех объектов учета бюджетных учреждений, по которым в текущем году изменены подходы к признанию и оценке.

Так, в ходе инвентаризации инвентаризационная комиссия должна была проверить:

1) оценку в бухгалтерском учете основных средств, нематериальных активов, начисленной амортизации, поскольку в соответствии с изменениями в НП(С)БУГС 121 «Основные средства» и 122 «Нематериальные активы» после первоначального признания необоротные активы отражаются в бухучете в гривнях с копейками, а также начисление амортизации осуществляется в гривнях с копейками. То есть введенные в эксплуатацию основные средства и нематериальные активы после 04.09.15 г. (даты вступления в силу Приказа № 664), а также начисленная амортизация зачисляются на баланс бюджетного учреждения в гривнях с копейками;

2) признание в бухучете соответствующих объектов учета и отражение и обобщение информации по операциям на счетах:

• 141 «Капитальные инвестиции в основные средства»; 142 «Капитальные инвестиции в прочие необоротные материальные активы»; 143 «Капитальные инвестиции в нематериальные активы» – в отношении накопления первоначальной стоимости необоротных активов до момента ввода их в эксплуатацию. Дебетовый остаток по этим счетам на дату составления годового отчета свидетельствует о том, что объект не введен в эксплуатацию и необходимо осуществить анализ эффективности использования бюджетных средств;
• 22 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы» – исключительно тех МБП, которые находятся на складе. МБП, переданные в эксплуатацию, на этом счете не учитываются, а осуществляется их оперативный количественный учет по местам эксплуатации и соответствующим лицам в течение срока фактического использования (п. 9 разд. ІV НП(С)БУГС 123);
• 235 «Топливо, горючие и смазочные материалы» – относительно учета нефтепродуктов, газа, которые закуплены и переданы на хранение и которые будут отпускаться по талонам и смарт-картам, поскольку согласно изменениям в План счетов, внесенным Приказом № 664, на субсчете 331 «Денежные документы в национальной валюте» теперь не учитываются оплаченные талоны на бензин, мазут;
• 26 «Запасы для распределения, передачи, продажи» – относительно учета активов, которые содержатся субъектом государственного сектора в целях последующего распределения, передачи, продажи, в том числе изделий из драгоценных металлов и драгоценных и полудрагоценных камней, учебников и других материалов образовательных (учебных) заведений, запасов вооружения и т. п.;
• 716 «Доходы будущих периодов» и 851 «Расходы будущих периодов», которые должны быть подтверждены первичными документами.

Если по результатам проведения инвентаризации выявлены объекты учета, которые не соответствуют критериям признания, инвентаризационная комиссия должна подать предложения руководителю по снятию их с учета и отражению в составе других объектов учета. Следствием таких решений являются исправительные бухгалтерские проводки, которые составляются до заключения счетов текущего бюджетного года и соответственно составления годовой отчетности.

Одним из объектов учета на внебалансовых счетах могут быть непредвиденные (условные) обязательства бюджетных учреждений. К таким обязательствам можно отнести суммы, которые подлежат оплате за счет бюджетных ассигнований, на основании решений суда.

Например, если у распорядителя бюджетных средств возникла бюджетная кредиторская задолженность в прошлых годах и она остается непогашенной и незарегистрированной в органах Казначейства в связи с отсутствием в текущем году бюджетных назначений на указанную цель, а кредитор подал иск в суд и дополнительно принято решение относительно уплаты еще и штрафных санкций в его пользу.

На основании решения суда возникает задолженность, не подкрепленная бюджетными ассигнованиями, однако при наступлении определенных условий должна быть погашена за счет сметы учреждения. Обязательство, которое не соответствует критериям признания, является непредвиденным обязательством и субъектом госсектора не признается, а отражается на внебалансовых счетах в сумме ожидаемого погашения в соответствии с нормами п. 6 разд. ІІ НП(С)БУГС 128 «Обязательства».

Регламент работы в конце бюджетного года

Электронным сообщением от 10.12.15 г. № 53-03006/98044 НБУ проинформировал участников Системы электронных платежей НБУ (далее – СЭП НБУ) об особом порядке (регламенте работы банковской системы в период завершения отчетного года и начала нового, 2016 года. В соответствии с упомянутым документом 30 декабря должны быть завершены все трансакции с клиентами, а первым рабочим днем по обслуживанию клиентов определено 5 января 2016 года.

В свою очередь, Казначейство как участник СЭП НБУ, распорядительным документом в пределах установленных сроков с учетом норм ст. 57 Бюджетного кодекса (далее – БК) определяет регламент работы органов Казначейства. Согласно ч. 1 данной статьи не позднее 31 декабря текущего бюджетного периода или последнего дня другого бюджетного периода Казначейство закрывает все счета, открытые в текущем бюджетном периоде для исполнения бюджета. Иной срок закрытия счетов, который должен наступить не позднее чем через пять рабочих дней после окончания бюджетного периода, может быть установлен при исключительных обстоятельствах только приказом Министра финансов.

Регламент работы органов Казначейства обычно содержит информацию не только о сроке осуществления платежей, но и о распределении соответствующими распорядителями средств бюджетных ассигнований подведомственным учреждениям, упорядочении бюджетных финансовых обязательств и т. п.

О регламенте работы в период завершения отчетного года и начала нового, 2016 года органы Казначейства уведомляют клиентов, которых они обслуживают.

До закрытия счетов средства, поступившие на регистрационные и специальные регистрационные счета распорядителей и получателей бюджетных средств (КЭКР 0000) как восстановление кассовых расходов, должны быть отнесены органами Казначейства на уменьшение кассовых расходов по соответствующим КЭКР в зависимости от сути их возникновения. С этой целью распорядители бюджетных средств заблаговременно (до завершения года) должны уведомить орган Казначейства об экономической сути поступления средств.

В бухучете распорядители бюджетных средств отражают операции по восстановлению кассовых расходов проводками с применением Плана счетов, а именно:

• поступление средств на регистрационные (специальные регистрационные) счета – по дебету соответствующего счета 32 «Счета в казначействе» и кредиту субсчета 364 «Расчеты с прочими дебиторами»;
• корректировка фактических расходов – по дебету субсчета 364 и кредиту соответствующих счетов 80 «Расходы из общего фонда» и 81 «Расходы специального фонда».

Годовое заключение счетов

Перед составлением годового отчета бюджетные учреждения проводят инвентаризацию материальных ценностей, денежных средств, расчетов, о чем было сказано ранее, и делают годовое закрытие счетов. Необходимость осуществления годовых заключительных оборотов распорядителями средств государственного и местных бюджетов по доходам и расходам обусловлена тем, что сметы составляются на бюджетный год.

До закрытия счетов текущего учета составляется сначала баланс на 31 декабря, в котором отражаются операции за декабрь и дополнительные проводки, которые следуют из годовой инвентаризации.

По результатам деятельности бюджетного года бюджетные учреждения завершающими оборотами списывают на результаты исполнения сметы:

1) доходы и расходы общего и специального фондов;

2) доходы и расходы по другим источникам собственных поступлений;

3) стоимость переоценки активов.

Для определения финансового результата выполнения сметы бюджетных учреждений предназначен счет 43 «Результаты исполнения смет» Плана счетов, который имеет два субсчета:

- 431 «Результат исполнения сметы по общему фонду»;

- 432 «Результат исполнения сметы по специальному фонду».

Счета – активно-пассивные. Остаток на этих счетах может быть дебетовым или кредитовым, но всегда отражается в пассиве баланса.

В конце года на результаты финансовой деятельности относятся суммы депонентской, кредиторской и дебиторской задолженности, по которым истек срок исковой давности.

Не списывается на результаты финансовой деятельности сумма незавершенного производства в производственных мастерских, по сельскохозяйственному производству, по научно-исследовательским работам по договорам.

Методика определения финансового результата такова: доходы сравниваются с расходами на счетах 431 и 432, а сумма превышения учитывается как остаток на счете 431 или 432. Основные бухгалтерские проводки по этим операциям покажем в таблице.

Учитывая что Типовой корреспонденцией субсчетов бухгалтерского учета для отражения операций с активами, капиталом и обязательствами бюджетных учреждений, приведенной в приложении 2 к Плану счетов, списание на результат исполнения сметы учреждения прочих доходов и расходов не предусмотрено, в случае необходимости они могут быть утверждены в документе об учетной политике.

Синтетический учет операций по определению финансового результата исполнения сметы по общему и специальному фондам отражается отдельно по общему и специальному фондам в Мемориальном ордере типовой формы № 274-авт (бюджет).

Отчетные формы

Рассмотрим некоторые вопросы, на которые распорядителям бюджетных средств следует обратить внимание при составлении годовой отчетности в связи с изменениями в законодательстве (внедрением НП(С)БУГС, изменениями в Плане счетов).

Форма № 1 «Баланс»

Результат проведенных хозяйственных операций по средствам общего и специального фондов соответствующего бюджета по всем выполняемым программам (функциям) распорядители бюджетных средств отражают в форме № 1 «Баланс», которая содержит обобщенные итоговые показатели, полученные на основании сверенных данных бухучета, по состоянию на начало отчетного года и на конец отчетного периода (года).

Актив

Раздел I «Необоротные активы»:

• в строках 112 «Первоначальная (переоцененная стоимость)» и 111 «Накопленная амортизация» информация относительно состояния немате-риальных активов, в строках 122 «Первоначальная (переоцененная стоимость)» и 121 «Накоп-ленная амортизация» – относительно основных средств и прочих необоротных материальных активов по строкам 132 «Первоначальная (переоцененная стоимость)» и 131 «Износ» соответственно приводится в гривнях с копейками;
• в строке 140 «Незавершенные капитальные инвестиции в необоротные активы» отражается стоимость капитальных инвестиций в строительство, изготовление (разработку), реконст-рукцию, модернизацию, приобретение объек-тов необоротных материальных и нематериальных активов, ввод которых в эксплуатацию на дату баланса не состоялся. Данные строки должны соответствовать данным бухучета по счету 14 «Незавершенные капитальные инвес-тиции в необоротные активы» Плана счетов.

Раздел ІІ «Оборотные активы»:

• в строке 170 «Прочие запасы» бюджетными учреждениями отражаются запасы для распределения, передачи, продажи и активы, которые составляют государственные материальные резервы и запасы, то есть те, которые учитывают-ся по субсчетам счета 26 Плана счетов;
• в строке 205 «Расходы будущих периодов» отражаются суммы осуществленных расходов в отчетном периоде, которые подлежат отнесению на расходы в будущих отчетных периодах. В частности, по указанной строке приводится сумма подписки на периодические издания. Данные строки должны соответствовать дан-ным бухучета по субсчету 851 «Расходы буду-щих периодов» Плана счетов;
• в строке 242 «Счета специального фонда» высшие и профессионально-технические учебные заведения отражают сумму размещенных на депозит в соответствии с законодательством временно свободных бюджетных средств, полученных ими за предоставление платных услуг. Напоминаем, что на конец года средства, размещенные на депозит, должны быть возвращены на счета учреждений, открытые в органах Казначейства;
• в строке 270 «Прочие счета в Казначействе» распорядители бюджетных средств, которые являются плательщиками НДС, приводят суммы остатков средств на счете, открытом в Казна-чействе в системе электронного администри-рования НДС (далее – электронный счет).

Раздел ІІІ «Расходы»:

• в строке 305 «Прочие расходы» отражается начисленная курсовая разница при уменьшении валютного курса на средства на валютном счете.

Пассив

Раздел I «Собственный капитал»:

• в строке 330 «Фонд в необоротных активах» приводится сумма вложений в фонд основных средств, прочих необоротных материальных и нематериальных активов (с учетом суммы расходов, отнесенных на амортизацию), в капитальные инвестиции в необоротные активы (строительство, изготовление (разработку), реконструкцию, модернизацию, приобретение объектов необоротных материальных и нематериальных активов, которые на дату баланса не введены в эксплуатацию). По этой строке информация приводится в гривнях с копейками;
• в строке 370 «Капитал в дооценках» указыва-ется результат дооценки (уценки) материальных и нематериальных активов, а также результат изменения стоимости финансовых активов, который сложился на конец отчетного периода. На конец года данных по этой строке не должно быть, поскольку заключительными оборотами информация, обобщенная в течение года на субсчете 441 «Дооценка (уценка) необоротных активов», относится на результат выполнения сметы.

Раздел ІІІ «Доходы»:

• в строке 460 «Доходы специального фонда» отражаются начисленные или полученные распорядителями бюджетных средств доходы спецфонда;
• в строке 445 «Доходы будущих периодов» отражаются доходы, полученные в отчетном периоде, которые подлежат включению в доходы в будущих отчетных периодах. Данные строки должны отвечать данным бухгалтерского учета по субсчету 716 «Доходы будущих периодов» Плана счетов.
• в строке 465 «Прочие доходы» отражается начисленная курсовая разница на средства на валютном счете при увеличении валютного курса.

При составлении годовых бюджетных отчетов по форме № 2 (о поступлении и использовании средств общего фонда), по соответствующим формам № 4 (о поступлении и использовании средств специального фонда) необходимо обратить внимание на операции по восстановлению кассовых расходов, которые осуществляются в случае, если на имя распорядителя бюджетных средств в течение отчетного периода поступают средства на восстановление таких расходов согласно законодательству Украины (за телефонные переговоры, ошибочно перечисленные, коммунальные услуги арендаторов и т. п.). Эти поступ-ления отражаются в формах бюджетной отчетности как уменьшение кассовых расходов по тем КЭКР, по которым они были проведены в пре-дыдущих отчетных периодах в пределах одного бюджетного периода (п. 1.11 Порядка № 44).

Форма № 4-2д, № 4-2м

В Отчете о поступлении и использовании средств, полученных по другим источникам собственных поступлений по строке 040 «Высших и профессионально-технических учебных заведений от размещения на депозитах времен-но свободных бюджетных средств, полученных за предоставление платных услуг, если таким заведениям законом предоставлено соответствующее право» по графам 7 «Начислено доходов за отчетный период (год)» и 8 «Поступило средств за отчетный период (год)» отражается сумма начисленных и полученных учебными заведениями процентов.

Форма № 4-3д.1, № 4-3м.1

Отчет о поступлении и использовании прочих поступлений специального фонда (займы международных финансовых организаций (форма № 4-3д.1, № 4-3м.1) составляется по каждому цифровому коду валюты, а также составляется сводный отчет, в котором отражается итоговая информация в национальной валюте. Исходя из вышеизложенного, следует учесть, что в случае если операции бюджетным учреждением осуществлялись по нескольким видам иностранных валют, соответственно должен быть составлен сводный отчет.

Отчет о задолженности по бюджетным средствам (форма № 7д, №7 м)

В форме № 7д, № 7м «Отчет о задолженности по бюджетным средствам» по специальному фонду отражается по строке 010 «Доходы» в графе 5 «Дебиторская задолженность на конец отчетного периода (года), итого» задолженность по плате (процентам) за пользование банком депозитом, сложившаяся на отчетную дату.

Кроме того, в этих отчетах отражаются исключительно бюджетные обязательства и бюджетные финансовые обязательства, зарегистрированные в органе Казначейства.

В графе 13 «Зарегистрированные бюджетные финансовые обязательства на конец отчетного периода (года), итого» отражаются суммы бюджетных финансовых обязательств, которые зарегистрированы в течение отчетного периода в органе Казначейства и остались неоплаченными на конец отчетного периода. Данные графы должны соответствовать данным выписки за последний рабочий день месяца по счетам, открытым в органах Казначейства для регистрации бюджетных финансовых обязательств распорядителей (получателей) бюджетных средств в соответствии с Порядком регистрации и учета бюджетных обязательств распорядителей бюджетных средств и получателей бюджетных средств в органах Государственной казначейской службы Украины, утвержденным приказом Минфина от 02.03.12 г. № 309. При приеме отчетов от распорядителей (получателей) органы Казначейства проверяют тождественность соответствующих данных.

В графе 14 «Зарегистрированные бюджетные финансовые обязательства на конец отчетного периода (года), из них кредиторская задолженность» из всей суммы бюджетных финансовых обязательств, которые зарегистрированы в течение отчетного периода в органе Казначейства и остались неоплаченными на конец отчетного периода, отражается кредиторская задолженность.

В годовой бюджетной отчетности на конец отчетного года данные граф 13 и 14 должны быть тождественными. Получателями бюджетных средств эти графы не заполняются, поскольку в соответствии с Порядком № 309 неоплаченные обязательства снимаются с учета органов Казначейства.

Отчет о движении необоротных активов

Приобретение объектов необоротных материальных и нематериальных активов, ввод в эксплуатацию которых на дату баланса не состоялся, отражается в форме № 5 «Отчет о движении необоротных активов» в строках:

• 400 «Незавершенные капитальные инвестиции в необоротные активы», который состоит из строк 410 «Капитальные инвестиции в основные средства», 420 «Капитальные инвестиции в прочие необоротные материальные активы», 430 «Капитальные инвестиции в нематериальные активы». Данные, приведенные в строках, должны соответствовать данным бухгалтерского учета по одноименным субсчетам 141–143 Плана счетов;
• 720 «Незавершенные капитальные инвестиции в необоротные активы» – приводится увеличение суммы капитальных инвестиций в строительство, изготовление (разработку), реконструкцию, модернизацию, приобретение объектов необоротных материальных и нематериальных активов;
• 850 «Незавершенные капитальные инвестиции в необоротные активы» – отражается уменьшение суммы капитальных инвестиций в строительство, изготовление (разработку), реконструкцию, модернизацию, приобретение объектов необоротных материальных и нематериальных активов после приема их в эксплуатацию.

Справка о дебиторской и кредиторской задолженности

Обязательства, взятые распорядителями бюджетных средств, но не зарегистрированные в органе Казначейства, отражаются в Справке о дебиторской и кредиторской задолженности по операциям, которые не отражаются в форме № 7д, № 7м «Отчет о задолженности по бюджетным средствам». В этой справке отражается дебиторская и кредиторская задолженность по операциям, которые осуществлялись распорядителями бюджетных средств, но в соответствии с законодательством не относятся к исполнению сметы, а также кредиторская задолженность по бюджетным обязательствам, не взятым на учет органами Казначейства.

Справка о материальных ценностях, переданных на ответственное хранение

В данной справке приводится информация о необоротных активах и запасах, которые переданы распорядителями бюджетных средств на ответственное хранение предприятиям (организациям, учреждениям) на основании договора в разрезе субсчетов. То есть в справке приводится информация об активах, которые учитываются в составе баланса на соответствующих субсчетах.