Тендерный комитет: создание и функции

Из этой консультации вы узнаете о

• требованиях к созданию тендерного комитета (далее – ТК);
• основных положениях относительно ТК и уполномоченного лица;
• главных функциях каждого члена ТК;
• ответственности членов ТК.

Общие положения

Одной из основных задач распорядителей (получателей) бюджетных средств является эффективное расходование таких средств при одновременном обеспечении потребности в них для полноценного выполнения ими своих функций и обязанностей.

Базовым документом, регулирующим закупку товаров, работ и услуг, является Закон от 25.12.15 г. № 922-VIII «О публичных закупках» (далее – Закон № 922). Целью его является обеспечение эффективного и прозрачного осуществления закупок товаров, услуг, работ, предотвращение проявлений коррупции в этой сфере.

Все органы государственной власти и местного самоуправления, а также организации и учреждения, которые содержатся за счет бюджетных средств, то есть распорядители (получатели) бюджетных средств, условно можно разделить на группы для определения их как заказчиков, что предусмотрено п. 9 ст. 1 разд. І Закона № 922. Представим их в табл. 1.

Таблица 1. Группы заказчиков товаров, работ и услуг

Таким образом, согласно Закону № 922 все вышеуказанные юрлица однозначно приобретают статус заказчика и должны осуществлять закупки по процедурам, установленным данным Законом.

Рассмотрим, что же в первую очередь должен сделать распорядитель (получатель) бюджетных средств (далее – заказчик) для осуществления закупки.

Создание тендерного комитета

Чтобы осуществить закупку товаров, работ и услуг, как того требует законодательство, прежде всего нужно создать ТК или назначить уполномоченное лицо.

ТК создается по распорядительному документу (приказу, распоряжению) заказчика (см. образец в конце консультации). В приказе определяют состав ТК и председателя комитета.

В то же время утверждается Положение о тендерном комитете согласно Примерному положению, утвержденному приказом Минэкономразвития от 30.03.16 г. № 557 (далее – Примерное положение № 557).

Руководство работой комитета осуществляет его председатель, который назначается заказчиком. Председатель комитета назначает заместителя или заместителей председателя, секретаря среди членов комитета и определяет функции каждого члена ТК.

После создания ТК созывается его заседание, ход которого фиксируется соответствующим протоколом. На заседании поднимаются следующие вопросы:

• назначение заместителя председателя ТК;
• назначение секретаря ТК;
• функции каждого члена ТК.

В случае необходимости председатель комитета может внести изменения в функциональные обязанности членов ТК, определив круг их обязанностей.

Рассмотрим функциональные обязанности каждого члена ТК или уполномоченного лица, а также их права, функции и ответственность.

Состав ТК

Правовой статус, общие организационные и процедурные принципы деятельности ТК и уполномоченного лица, а также их права, обязанности и ответственность должны быть определены в положении о ТК, которое разрабатывается за-казчиком согласно ст. 11 Закона № 922 и Примерным положением № 557.

В состав ТК входят служебные (должностные) лица заказчика, которые назначаются ответственными за организацию и проведение процедур закупки.

Тендерный комитет действует на принципах коллегиальности и непредубежденности.

Членами ТК могут быть руководящие работники учреждения, структурных подразделений (бухгалтерской, юридической служб и т. п.), другие работники.

То есть членами ТК могут быть только работники заказчика.

В состав ТК должно входить не менее пяти человек (ст. 11 Закона № 922). Однако если штатная численность учреждения меньше пяти человек, то в состав ТК должны входить все служебные (должностные) лица заказчика.

Заметим, что в ст. 11 Закона № 922 определено, что не могут входить в состав ТК и/или назначаться уполномоченными лицами:

• служебные (должностные) лица, которые являются представителями участников, а также члены их семей;
• народные депутаты Украины;
• депутаты городского, районного в городе, районного, областного совета.

В целях обеспечения надлежащего уровня знаний специалистов, ответственных за организацию и проведение публичных закупок, достаточного для квалифицированного осуществления процедур закупок, в соответствии с требованиями законодательства члены ТК и уполномоченные лица могут пройти обучение по вопросам организации и осуществления закупок. Обучение является добровольным. Примерные учебные программы по вопросам организации и осуществления публичных закупок утверждены приказом Минэкономразвития от 02.12.16 г. № 2017.

Уполномоченное лицо

В случае определения заказчиком уполномоченного лица организация работы осуществляется ею самостоятельно на основании решения или приказа заказчика либо трудового договора (контракта).

По согласованию заказчика трудовой договор может заключаться:

• на установленный срок;
• на неопределенный срок;
• на время организации и проведения процедур закупок.

В соответствии с п. 1.3 Примерного положения № 557 уполномоченное лицо – это служебное, должностное и другое физическое лицо заказчика, определенное ответственным за организацию и проведение процедур закупки на основании собственного распорядительного решения или трудового договора.

Заказчик имеет право определить не только одно, но и двух или более уполномоченных лиц в зависимости от объемов закупок.

Следует заметить, что согласно п. 3.6 Примерного положения № 557, уполномоченное лицо должно иметь высшее образование и опыт работы в сфере закупок не менее двух лет.

Уполномоченное лицо должно обеспечить объективность и непредубежденность процесса организации и проведения процедур закупки.

Заказчик может предоставить право уполномоченному лицу на подписание договоров о закупке.

Права, функции, обязанности, возложенные на уполномоченное лицо по вопросам организации и осуществления публичных закупок, а также ответственность за совершенные действия покажем в табл. 2.

Таблица 2. Требования к уполномоченному лицу по вопросам организации и осуществления публичных закупок

Следует помнить, что во время отсутствия уполномоченного лица (из-за временной нетрудоспособности, командировки или отпуска) заказчик имеет право определить лицо, которое будет исполнять обязанности уполномоченного лица в случае его отсутствия. То есть должно быть назначено еще одно уполномоченное лицо, а не временно исполняющий обязанности уполномоченного лица. При этом в приказе на назначение этого лица, как УЛ будет указано, что оно будет выполнять обязанности другого УЛ в случае его отсутствия (п. 3.5 Примерного положения № 557).

Принципы деятельности ТК

Председатель ТК осуществляет и организует работу комитета.

Внимание! При отсутствии председателя комитета его обязанности выполняет заместитель. Однако если в составе тендерного комитета назначено несколько заместителей председателя, то председатель определяет среди них исполняющего обязанности председателя комитета на период своего отсутствия.

В случае отсутствия секретаря ТК его обязанности выполняет член комитета, определенный председателем.

Все решения председателя ТК относительно назначения заместителя председателя и секретаря ТК вносятся в протокол заседания комитета.

ТК или уполномоченное лицо организует и проводит процедуры закупок.

Основными функциями ТК являются:

• планирование закупки, составление и утверждение годового плана закупок;
• осуществление выбора процедуры закупок;
• проведение процедуры закупок;
• обеспечение равных условий для всех участников, объективный и честный выбор победителя;
• составление, утверждение и хранение соответствующих документов по вопросам публичных закупок, определенным Законом № 922;
• обнародование информации и отчета относительно публичных закупок в соответствии с действующим законодательством;
• другие действия, предусмотренные Законом № 922.

Каждый член ТК имеет права и обязанности. Представим их в табл 3.

Таблица 3. Права и обязанности члена ТК

В обязанности председателя ТК входят (п. 2.13 Примерного положения № 557):

• организация работы ТК;
• принятие решений относительно проведения заседаний ТК;
• определение даты и места проведения заседаний ТК;
• предложение повестки дня заседаний ТК;
• проведение заседания ТК;
• внесение на рассмотрение руководителя заказчика предложений относительно изменений в составе ТК;
• осуществление других полномочий в соответствии с законодательством.

Секретарь ТК имеет отдельные функции и задачи, а именно:

• ведение и оформление протоколов заседаний ТК;
• информирование всех членов ТК относительно организационных вопросов его деятельности;
• по поручению председателя ТК выполняет другую организационную работу;
• хранение документов относительно осуществления публичных закупок;
• соблюдение требований законодательства по вопросам делопроизводства во время работы с документами;
• размещение информации о публичных закупках на веб-портале Уполномоченного органа через авторизованные электронные площадки;
• выполнение других полномочий в соответствии с законодательством.

Все решения ТК или уполномоченного лица должны оформляться протоколом, который подписывается всеми членами комитета, присутствующими на его заседании, или всеми уполномоченными лицами.

В решении отражаются результаты поименного голосования членов комитета, присутствующих на заседании. Каждый член ТК ставит личную подпись по каждому отдельному вопросу.

В случае отказа подписывать протокол хотя бы одного члена ТК или одного из уполномоченных лиц об этом обязательно указывается в протоколе с обоснованием причин отказа.

Ответственность в сфере публичных закупок

Все члены ТК несут ответственность за нарушение норм Закона № 922 и других нормативно-правовых актов.

В соответствии с ч. 2 ст. 38 Закона № 922 за нарушение требований в части принятия решений, выбора и применения процедур закупки ответственность несут члены ТК или уполномоченное лицо (лица) персонально.

Нормами ст. 164¹⁴ КУоАП предусмотрено наложение штрафа на служебных (должностных), уполномоченных лиц в размере от 700 до 1 000 нмдг за нарушение законодательства о закупках, а именно:

• осуществление закупки товаров, работ и услуг без применения определенных законодательством процедур закупок; оценка предложений конкурсных торгов (квалификационных предложений), тендерных предложений не по критериям и методике оценки для определения наилучшего предложения конкурсных торгов (квалификационного предложения), тендерного предложения, которое содержится в документации конкурсных торгов (квалификационной документации), тендерной документации;
• заключение с участником, который стал победителем торгов, договора о закупке по ценам и в объемах, которые не соответствуют требованиям документации конкурсных торгов (квалификационной документации), тендерной документации;
• необнародование или нарушение порядка обнародования информации о закупках в соответствии с требованиями законодательства;
• непредоставление информации, документов и материалов в случаях, предусмотренных Законом № 922.

Те же действия, совершенные повторно в течение года после наложения административного взыскания за одно из правонарушений, указанных в ч. 1 ст. 164¹⁴ КуоАП, влекут за собой наложение штрафа на служебных (должностных), уполномоченных лиц в размере от 1 000 до 1 500 нмдг.