Об аудите трудовых книжек, который будет содействовать переходу работодателей на электронное ведение кадровой документации, мы уже писали (см. «Проводим аудит трудовых книжек»). Конечно, такой переход коснется и других кадровых документов. Итак, на этот раз поговорим о личных карточках работников.
Личная карточка – это документ, который содержит самую полную информацию о работнике (биографию; сведения об образовании, специальности, квалификации; данные о воинском учете и трудовой деятельности и т. п.).
После того как новый работник принят на работу, среди документов, которые формируются, есть именно она. Правильное ее оформление – залог обеспечения прав и обязанностей сторон трудовых отношений.
Работая с личными карточками работников, следует опираться, в частности, на положения следующих нормативно-правовых актов:
Личные карточки ведутся на всех работников:
Заполняет личную карточку работник кадровой службы на основании опроса лица, которое принимают на работу, и подтверждающих документов (паспорта, трудовой книжки, диплома или другого документа об образовании и т. п.).
Заполнение личной карточки в электронном виде законодательством не предусмотрено, поскольку определенные ее разделы требуют ознакомления с записями под подпись, что делает невозможным их ведение в электронном виде, хотя это и не устраняет возможности сначала заполнить личную карточку на компьютере, а потом ее распечатать.
Личные карточки комплектуются по структурным подразделениям предприятия, по фамилиям работников по алфавиту. Для облегчения их поиска в процессе составления аналитических справок группы карточек могут быть разграничены цветными перекладками с указанием названий разных учетных ведомостей.
Личная карточка работника является одной из форм статистического наблюдения и первичного учета. С 01.01.2010 и до сих пор применяется типовая форма № П-2 «Личная карточка работника», утвержденная совместным приказом Госкомстата и Минобороны от 25.12.2009 № 495/656. Переоформление личных карточек, заполненных до указанной даты (по старой форме), не предусмотрено. Вместе с тем их нужно актуализировать, то есть добавить к ним информацию, которая содержится в обновленной личной карточке и которой нет в старой (код профессии по Классификатору профессий (далее – КП), место фактического проживания работника, место государственной регистрации и т. п.). Соответствующие сведения можно указать в личной карточке от руки.
Типовые формы первичной учетной документации по статистике труда, в частности и личные карточки, предусматривают минимальное количество реквизитов и показателей, рекомендованных для применения.
Требования типовых форм состоят в обязательности ведения респондентами первичного учета показателей, указанных в этих формах. Респонденты по необходимости могут вести также учет других показателей, например тех, которые были определены ранее приказами Минстата, используя для этого как утвержденные формы, так и другие с учетом правил ведения делопроизводства и производственной специфики предприятия.
В личной карточке прежде всего должны указываться следующие сведения:
В п. 1–3 согласно записям в паспорте вносят Ф. И. О., дату рождения и гражданство лица.
В п. 4 «Образование» указывают образование:
Если работник не имеет полного общего среднего образования, нужно указать, сколько классов окончено.
В табличной форме указываются:
Если работник учится в учебном заведении, то заполняются только графы «Название образовательного заведения», указывается местонахождение заведения, год поступления, специальность.
В п. 5 «Последипломная профессиональная подготовка» нужно указать «аспирантура», «адъюнктура» или «докторантура», если работник имеет такую подготовку.
В п. 6 «Последнее место работы» пишут полное название последнего места работы и должность (профессию), которую работник занимал.
В п. 7 «Стаж работы по состоянию на ____ 20 г.» проставляют стаж работы с начала трудовой деятельности, указывая общий стаж и стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет.
В п. 8 «Дата и причина увольнения» записывают дату и причину увольнения согласно записи в трудовой книжке.
В п. 9 «Сведения о получении пенсии» указывают вид пенсионных выплат (при наличии) согласно действующему законодательству.
В п. 10 «Семейное положение» указывают, например, «замужем» («не замужем»), «женат» («холост»), «разведена» («разведен»), а в таблице – степень родственной связи (состав семьи), Ф. И. О. с указанием года рождения каждого члена семьи.
В п. 11 «Место фактического проживания» указывают область, город, район, улицу, номер дома, квартиры, номер контактного телефона и почтовый индекс.
В п. 12 «Место проживания по государственной регистрации» указывают (согласно административному делению) место проживания согласно регистрации и паспортным данным (серию, номер, кем выдан, дату выдачи).
Начиная с 05.01.2023 этот раздел можно не заполнять, поскольку согласно п. 33 Порядка № 1487 воинский учет работников ведется по отдельным спискам.
В этом разделе личной карточки указывают дату, название структурного подразделения, период обучения, вид и форму обучения, а также название документа, удостоверяющего профессиональное образование, и кем он выдан.
Образец
<...>
|
Во время оформления на работу в этом разделе записывается информация о назначении. В дальнейшем здесь отражаются перемещения, изменения названий структурного подразделения (код), названия профессии и код по КП, разряд (оклад), основание и номер приказа о назначении или переводе. Все записи этого раздела должны соответствовать записям в трудовой книжке.
Запись в колонке «код по КП» делается согласно Национальному классификатору «Классификатор профессий ДК 003:2010», утвержденному приказом Госкомитета по вопросам технического регулирования и потребительской политики от 28.07.2010 № 327.
Внося на основании приказов записи в трудовую книжку о приеме, переводе или увольнении, работник кадровой службы ознакомляет владельца книжки под расписку. Такое требование предусмотрено не только типовой формой № П-2, а и п. 2.5 Инструкции № 58.
Итак, с каждой записью, которая вносится в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) о назначении на работу, переводе и увольнении, работодатель обязан ознакомить работника под расписку в личной карточке, в которой должна повторяться соответствующая запись из трудовой книжки (вкладыша). |
В этом разделе учитываются отпуска (основные и дополнительные), которые предоставляются работнику. Также они дублируются в журнале учета отпусков. Указывают вид отпуска, период, за который он предоставляется, дату начала и окончания отпуска, основание, номер приказа (распоряжения).
В строке «Дополнительные сведения» можно делать записи, например, об окончании двухлетнего срока работы молодых работников, окончивших училища, об отсутствии судимости и прочие.
В строке «Дата и причина увольнения» указывается число, месяц и год увольнения, его причина, основания прекращения трудового договора, дата и номер приказа об увольнении. Записи осуществляют в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт КЗоТ.
В строке «Работник кадровой службы» указывается название должности работника, ставится его подпись и указывается Ф. И. О.
В строке «Подпись работника» владелец трудовой книжки ставит подпись, а также указывают число, месяц и год ее получения.
Согласно абзацу четвертому п. 7.1 Инструкции № 58 в случае получения трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек.
Во исполнение требований Инструкции № 58 действующую форму личной карточки следует дополнить следующей записью, выполненной работником лично: «Трудовую книжку получил» (дата, подпись).
Во время трудовой деятельности сведения о работнике могут измениться, например фамилия или адрес места проживания.
В таком случае работник кадровой службы должен:
Показания свидетелей не могут быть основанием для исправления сделанных ранее записей.