Бухучет результатов ежегодной инвентаризации

Основные средства: учет, использование и списание

Инвентаризация завершена, протокол подписан и подан руководителю. И уже совсем скоро он ляжет на стол бухгалтеру. Как по выводам комиссии провести оприходование излишков, отразить возмещение работниками утраченных (испорченных по их вине) материальных ценностей, расскажем в этой консультации.

По результатам проведенной инвентаризации комиссия составляет протокол, который утверждается руководителем предприятия на протяжении 5 рабочих дней после ее завершения. На основании этого протокола результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерском учете и финансовой отчетности того отчетного периода, в котором она была закончена.

Вопросы – ответы

Какими нормативными документами следует руководствоваться для отражения результатов инвентаризации в бухучете?

Чтобы отразить результаты инвентаризации в бухучете, надо соблюдать нормы таких действующих законодательных актов, как:

• Бюджетный кодекс;
• Закон от 16.07.1999 № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине»;
• Методические рекомендации по бухгалтерскому учету для субъектов государственного сектора, утвержденные приказом Минфина от 23.01.2015 № 11;
• Порядок определения размера убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей, утвержденный постановлением КМУ от 22.01.1996 № 116 (далее – Порядок № 116);
• Порядок бухгалтерского учета отдельных активов и обязательств бюджетных учреждений и внесения изменений в некоторые нормативно-правовые акты по бухгалтерскому учету бюджетных учреждений, утвержденный приказом Минфина от 02.04.2014 № 372 (далее – Порядок № 372);
• Порядок применения Плана счетов бухгалтерского учета в государственном секторе, утвержденный приказом Минфина от 29.12.2015 № 1219 (далее – Приказ № 1219, Порядок № 1219);
• НП(С)БУГС 121 «Основные средства», 122 «Нематериальные активы» и 123 «Запасы»;
• Положение об инвентаризации активов и обязательств, утвержденное приказом Минфина от 02.09.2014 № 879 (далее – Положение № 879);
• другие нормативные документы.

Какие субсчета избрать?

Выявленные во время инвентаризации расхождения между фактическим наличием активов и обязательств и данными бухучета регулируются учреждением в следующем порядке:

• излишки подлежат оприходованию с увеличением доходов будущих периодов или отчетного периода (в зависимости от актива, который подлежит отражению) и зачисляются в доходы спецфонда бюджетного учреждения;
• недостачи относятся на расходы (в пределах норм естественной убыли; в случае порчи ТМЦ не по вине материально ответственного лица) или на счет виновных лиц в размере, определенном согласно законодательству, а если виновные лица не установлены, суммы недостачи зачисляются на забалансовый счет до момента их установления или закрытия дела согласно законодательству.

Итак, согласно Порядку № 1219 мы должны выбрать следующие субсчета:

• 7111 «Доходы от реализации продукции (работ, услуг)», где распорядителями бюджетных средств и государственными целевыми фондами учитываются указанные доходы. На этом субсчете отражается сумма возмещения убытков, отнесенная на счет виновного лица;
• 7112 «Доход от оприходования активов, ранее не учтенных в балансе», на котором ведется учет доходов от оприходования основных средств (далее – ОС), прочих необоротных материальных активов (далее – ПНМА), нематериальных активов (далее – НА), производственных запасов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов (далее – МБП) и других нефинансовых активов, которые выявлены в процессе инвентаризации, получены вследствие демонтажа, списания имущества и т. п. и будут использоваться для нужд учреждения;
• 073 «Невозмещенные недостачи и потери от порчи ценностей распорядителей бюджетных средств», который предназначен для учета распорядителями бюджетных средств и государственными целевыми фондами суммы невозмещенных недостач и потерь от порчи ценностей. Уменьшение такой суммы отражается после установления виновных лиц.

Как оприходовать излишки ОС?

В случае выявления во время инвентаризации объектов, которые не находятся на учете, а также объектов, данные о которых отсутствуют в учете, в инвентаризационную опись вносятся сведения об этих объектах и их технических показателях. Например, если речь идет о зданиях, приводится следующая информация: назначение объектов, основные материалы, из которых они построены, объем (внешний или внутренний обмер), площадь (общая полезная площадь), количество этажей, подвалов, полуподвалов, год постройки и т. п. (пп. 1.5 п. 1 разд. ІІІ Положения № 879).

Оценка выявленных объектов проводится по справедливой стоимости – сумме, по которой можно продать актив или оплатить обязательства при обычных условиях на определенную дату (абзац двадцатый п. 4 разд. И НП(С)БУГС 121).

Итак, оценить выявленный объект и составить акт оценки в произвольной форме имеет право инвентаризационная комиссия, учтя его стоимость на дату оценки, степень износа и техническое состояние на момент оприходования. Однако это касается только тех ОС, которые не относятся к сложным приборам (машинам), земельных участков или сооружений. Для оценки таких ОС нужно привлечь экспертов по оценочной деятельности, которые имеют право согласно действующему законодательству осуществлять такую деятельность.

Покажем на примерах, как отразить результаты инвентаризации на основании утвержденного протокола.

Пример 1

Во время инвентаризации была выявлена газонокосилка Stihl RM 650 V, рыночная стоимость которой на сегодня составляет 22 500 грн. Комиссией было установлено, что она почти новая и использовалась приблизительно от 3 до 6 месяцев (отсутствуют внешние повреждения, двигатель в идеальном состоянии, содержит остатки заводской смазки на внутренних деталях). На основании результатов осмотра комиссия утвердила решение об оприходовании газонокосилки Stihl RM 650 V по справедливой стоимости 21 000 грн и определила срок полезного использования – 5 лет.

Согласно Типовой корреспонденции субсчетов бухгалтерского учета для отражения операций с активами, капиталом и обязательствами распорядителями бюджетных средств и государственными целевыми фондами, утвержденной Приказом № 1219, эти операции в бухучете отражаются так:

(грн)

Важно: согласно п. 12.7 Порядка казначейского обслуживания местных бюджетов, утвержденного приказом Минфина от 23.08.2012 № 938 (далее – Порядок № 938), в случае получения поступлений в натуральной форме в органы Казначейства необходимо представить Справку о поступлении в натуральной форме (приложение 25 к Порядку № 938) не позднее последнего рабочего дня месяца.

Как оприходовать излишки НА?

В бухучете излишки НА оприходуются так же, как и выявленные при инвентаризации объекты ОС. А вот проведение их оценки имеет определенный нюанс.

Излишки объектов НА, выявленные во время инвентаризации, вносятся в инвентаризационную опись с указанием необходимых данных. Такие объекты оцениваются по справедливой стоимости. Субъекты госсектора экономики определяют стоимость объектов прав интеллектуальной собственности, которые находятся в государственной собственности или были созданы (приобретены) за государственные средства, согласно законодательству (пп. 2.3 п. 2 разд. ІІІ Положения № 879).

Как оприходовать излишки ПНМА?

Прежде всего напомним, что амортизация необоротных материальных активов, указанных в п. 3.2 «Прочие необоротные материальные активы» (кроме пп. 3.2.7 «Необоротные материальные активы специального назначения») п. 3 разд. ІІ НП(С)БУГС 121, начисляется в первом месяце передачи в использование объекта необоротных активов в размере 50 % его первоначальной стоимости и остальные 50 % – в месяце их исключения из активов (списания с баланса) (абзац первый п. 7 разд. ІV НП(С)БУГС 121).

Как оприходовать излишки ПНМА, покажем на примере.

Пример 2

Инвентаризационная комиссия выявила кресла офисные в количестве 3 шт. Был составлен акт оценки и установлена справедливая стоимость каждого из них – 600 грн. Следовательно, общая стоимость излишков, которые подлежат оприходованию, составляет 1 800 грн.

Бухучет этих операций ведется так:

(грн)

Как оприходовать излишки МБП?

На МБП, которые учитываются в оперативном порядке, инвентаризационные описи не составляются, а проверяется фактическое наличие этих предметов у материально ответственных лиц путем сопоставления с ведомостью оперативного учета.

Выявленные излишки или недостачи предметов оформляются актом (пп. 4.1 п. 4 разд. ІІІ Положения № 879).

Пример 3

Во время инвентаризации был выявлен излишек металлических держателей для бумажных полотенец в количестве 3 шт. Инвентаризационная комиссия приняла решение оприходовать держатели в состав МБП. По результатам проведенной оценки стоимость одного держателя составляла 400 грн. Итак, общая стоимость МБП, которые оприходуются, – 1 200 грн.

В бухучете это отражается так:

(грн)

Как отражается недостача ПНМА и запасов?

Размер убытков от хищения, недостач, уничтожения (порчи) материальных ценностей определяется согласно законодательству с применением норм Порядка № 116.

До момента установления виновных лиц сумма недостач зачисляется на забалансовый субсчет 073.

Пример 4

По результатам проведенной инвентаризации была выявлена недостача одного набора электроинструментов в пластиковом кейсе, который включал: электролобзик, электродрель ударную и шлифмашину с насадками, который учитывался на субсчете 1113. Его первоначальная стоимость – 3 500 грн, сумма начисленного износа – 1 750 грн.

Согласно письменному объяснению, предоставленному заведующим хозяйством учреждения, набор электроинструментов исчез после выполнения ремонтных работ в одном из помещений, но руководство об этом не было уведомлено и ни одного документа не составлено. Размер убытка, который подлежит возмещению виновным лицом согласно акту оценки убытков, составляет 3 500 грн. Завхозяйством никаких возражений относительно суммы возмещения не имеет, поэтому подал в бухгалтерию заявление об удержании суммы убытка из его зарплаты.

В бухучете эти операции следует отражать так:

(грн)

В случае выявления недостач запасов и установления виновного лица в учете осуществляются следующие проводки:

(грн)