Формируем «справочный» налоговый расчет

Оплата труда и кадровые вопросы работников образования

Наконец начали принимать «справочные» расчеты в электронном виде. Все теперь нарабатывают опыт его формирования. Поэтому рассмотрим общие требования к составлению и представлению такого расчета.

Вопросы – ответы

Для чего нужен расчет «справочный».

В целях недопущения нарушения прав застрахованных лиц на своевременное получение пенсионных и социальных выплат был введен Налоговый расчет сумм дохода, начисленного (выплаченного) в пользу налогоплательщиков – физических лиц, и сумм удержанного из них налога, а также сумм начисленного единого взноса (далее – Налоговый расчет) и приложения к нему, которые содержат персонифицированные сведения, с типом «отчетный» как «справочный». Форма Налогового расчета, а также Порядок его заполнения утверждены приказом Минфина от 13.01.15 г. № 4 (далее – Порядок № 4) в редакции приказа Минфина от 15.12.20 г. № 773 (далее – Приказ № 773).

В основной части Налогового расчета можно выбрать 4 типа форм: отчетная, отчетная новая и уточняющая, справочная. Расчет с типом «справочный» подается плательщиком ЕСВ в целях информирования об отдельных доходах застрахованных лиц, начисленных в отдельных месяцах в случае необходимости назначения за пределами отчетного периода.

Согласно разъяснениям, предоставленным в письме Минфина от 27.01.21 г. № 11220-02-62/2362, налоговый расчет и приложения к нему с типом «отчетный» как «справочный» подаются плательщиком ЕСВ в случае необходимости назначения вне пределов отчетного периода застрахованным лицам пенсии, или материального обеспечения, или страховых выплат и содержат информацию лишь относительно таких лиц. Информацию об отдельных доходах застрахованных лиц используют:

• Пенсионный фонд – для назначения пенсии работникам;
• ФСС – для выплаты из этого Фонда застрахованным лицам пособия по временной нетрудоспособности, пособия по беременности и родам, страховых выплат в связи с несчастным случаем или профзаболеванием и т. п. В виде исключения, «справочный» расчет не формируется, если работник болел, но период болезни оплачивается за средства работодателя, то есть болезнь длилась не более 5 календарных дней;
• Центр занятости, если бывший работник становится на учет как безработный с выплатой пособия по безработице. В виде исключения, формировать «справочный» расчет не нужно, если работник, который увольняется, планирует самостоятельно трудоустроиться. Если же работник все-таки станет на учет, работодатель получит обращение от Центра занятости относительно представления расчета.

Какие сведения отражаются в расчете?

Принцип заполнения приложения 1 «Сведения о начислении заработной платы (дохода, денежного обеспечения) застрахованным лицам» (Д1) к расчету с типом «отчетный» как «справочный» следующий. Если он подается для назначения:

• пенсии – должен содержать сведения для назначения пенсии застрахованному лицу за период до даты формирования заявления на назначение пенсии;
• материального обеспечения, страховых выплат (больничных, декретных), пособия по безработице – сведения для назначения других социальных выплат застрахованному лицу.

Такой же принцип применяется к другим приложениям расчета с типом «отчетный» как «справочный».

! Если в учреждении/организации появляется работник, который выходит на пенсию или претендует на выплаты из фондов, нужно подать на него этот отчет как «справочный».

Какой тип «справочного» расчета указать?

Справочный Налоговый расчет имеет двойной тип. Во время его формирования проставляйте в его заглавной части и соответствующем приложении две отметки: в строке 011 – тип «Отчетный», в строке 014 – тип «Справочный».

Причину представления Налогового расчета с типом «отчетный» как «справочный», а именно для назначения пенсии или материального обеспечения, страховых выплат, указывайте в «шапке» соответствующего приложения (в Д1 – это стр. 035, в Д5 – стр. 036, в Д6 – стр. 034), которое подается в составе такого Расчета.

Если проставлена отметка:

• «для назначения пенсии» (Д1 (стр. 035), Д5 (стр. 036) и Д6 (стр. 034) при наличии в них информации относительно застрахованного лица), то приложения должны содержать сведения для назначения пенсии застрахованному лицу;
• «для назначения материального обеспечения, страховых выплат» (Д1 (стр. 035) и при необходимости Д5 (стр. 036)) – сведения для назначения других социальных выплат по застрахованному лицу.

Обратите внимание! Приложение 6 в этом случае не подается.

Когда и в какие сроки подается расчет «справочный»?

В первый раз работодатели должны подавать «справочный» расчет относительно работников, у которых наступили страховые случаи, с 1 февраля 2021 года. Так требует Приказ № 773.

В обновленном Порядке № 4 указано, что «справочный» расчет подается при наличии оснований для его представления. То есть Налоговый расчет «отчетный» как «справочный» подается в пределах отчетного квартала в случае наступления соответствующего события.

1. Если работник идет на пенсию, то «справочный» расчет подается после того, как он подаст заявление о назначении пенсии. О необходимости представления расчета работодатель узнает или из обращения от Пенсионного фонда, или от самого работника.

В расчет нужно включить данные о доходе работника за период с начала отчетного квартала до дня подачи им заявления о назначении пенсии (или увольнения в связи с выходом на пенсию).

В случае назначения пенсии в июне 2021 года, расчет нужно подать до конца июля 2021 года. А в расчет войдет информация о начисленных доходах в апреле и мае 2021 года.

2. Если работник претендует на больничные/декретные, «справочный» расчет подается раньше или вместе с заявлением-расчетом в ФСС, поскольку в течение 10 рабочих дней после поступления заявления-расчета специалисты ФСС должны проверить наличие данных о страхователе в Госреестре общеобязательного государственного социального страхования (далее – Госреестр), а также данные об уплате ЕСВ и корректность начисленных выплат.

Например, если больничный начался с 21 мая, данные за период с мая 2020 года по март 2021 года уже содержатся в реестре, потому что за эти периоды была предоставлена отчетность. «Справочный» расчет нужно подать за апрель, ведь он входит во II квартал, за который отчетность еще не подавалась.

Если же бухгалтер не успевает подать «справочный» Налоговый расчет до конца июля, то далее за ІІ квартал 2021 года подает расчет с типом «отчетный».

Отдельно формировать «справочный» Расчет по окончании отчетного квартала за месяцы отчетного квартала не нужно.

Внимание! Подать и получить вторую квитанцию об успешном принятии «справочного» расчета нужно до подачи заявления-расчета по больничным в ФСС.

3. Если работник увольняется и после этого становится на учет в центре занятости, то ему назначается пособие по безработице. В таком случае «справочный» расчет подается по просьбе работника или центра занятости. На всех уволенных подавать нецелесообразно.

Как подавать «справочный» расчет?

«Справочный» расчет можно подать как в электронном, так и в бумажном виде. В электронном виде на сегодня расчеты принимаются без проблем, но обрабатываются медленно – около суток нужно ждать вторую квитанцию.

Как сформировать и составить приложения расчета?

«Справочный» расчет формируется отдельно на каждое застрахованное лицо, информация относительно которого указывается. То есть если у вас, например, в мае 2021 года заболели несколько работников, то для финансирования выплаты пособия по временной нетрудоспособности от ФСС на каждого работника следует сформировать отдельный «справочный» расчет.

Он будет состоять непосредственно из самого расчета и приложений, необходимых для назначения пенсии или материального обеспечения застрахованному лицу.

В «справочном» Налоговом расчете заполняются только строки 01–06 заглавной части. А вот другие строки, как и показатели разд. І, заполнять работодателям не нужно.

Как уже указывалось выше, «справочный» расчет для назначения пенсии обязательно будет содержать Д1 за месяцы в пределах отчетного квартала, за которые подается информация. Для лиц со спецстажем формируется Д6.

Если информация, которая содержится в «справочном» расчете, может повлиять на расчет пенсионных выплат, добавляем ее в состав Д5.

«Справочный» расчет для назначения материального обеспечения, страховых выплат будет состоять из Д1 за месяцы в пределах отчетного квартала, за которые подается информация. Если, например, был принят/уволен работник, предоставлен или у него закончился декретный отпуск (в связи с беременностью и родами, по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего (шестилетнего) возраста), который может повлиять на сумму выплат, формируется также Д5.

Приложение 4ДФ в состав «справочного» расчета попасть не должно.

Как исправить ошибки в «справочном» расчете и что будет в случае его непредставления?

Если в поданном «справочном» расчете выявлена ошибка, просто повторно подайте такой расчет с типом «отчетный» как «справочный» с правильными сведениями о лице.

Представление промежуточного «справочного» Налогового расчета с данными за определенные месяцы о некоторых работниках не освобождает вас от обязанности представления информации о них в «отчетном» расчете (разъяснение в письме ПФУ от 22.01.21 г. № 2800-050102-1/2832).

Статус данного отчета будут иметь любые типы расчета, кроме «справочного».

Для «справочного» расчета не установлены жесткие сроки представления, поэтому не будет и штрафов за нарушение этих сроков.

Пример

Работник (полная занятость, основное место работы, спецстаж не формируется) был принят на работу 15 апреля 2021 года уборщиком. 31 мая он подал заявление на назначение пенсии и уведомил об этом работодателя. База начисления за апрель – 6 000 грн (ЕСВ – 1 320 грн).

Для исчисления и назначения пенсии Пенсионному фонду понадобятся сведения относительно базы начисления ЕСВ за апрель 2021 года, определенной за работником, и суммы ЕСВ, начисленного на нее. В Госреестре ОСС этих сведений на день подачи заявления нет.

Поэтому сформируем расчет с типом «отчетный» как «справочный», который будет состоять непосредственно из самого расчета с заполненными строками 01–06 заглавной части, Д1 за апрель 2021 года с суммами ЕСВ и Д5 со сведениями о приеме работника на работу.

Приведем пример заполнения приложений.

Д1 и Д 5 можно скачать ниже

Выводы

1. Непредставление «справочного» расчета означает невозможность получения помощи от ФСС, по безработице и пенсии вовремя.
2. В одном «справочном» расчете можно показать данные только об одном работнике и всю информацию о нем – все необходимые приложения (1, 5, 6) и при необходимости приложения 1 и 6 за несколько месяцев в пределах отчетного квартала.
3. Данные из «справочного» расчета должны быть отражены в «отчетном» налоговом расчете, который будет подаваться на всех работников за соответствующий квартал.
4. Данные «справочного» расчета не влияют на страховой стаж, а лишь фиксируют в Реестре застрахованных лиц сумму зарплаты, поэтому будьте внимательны при определении страхового стажа для начисления больничных.
5. Последним днем представления «справочного» расчета за текущий квартал является последний день этого квартала (для ІІ квартала – 30 июня). Когда начинается период представления «отчетного» налогового расчета, а это 40 к. д. за отчетным кварталом, «справочный» за этот квартал уже не подается.