Изменены правила организации делопроизводства и архивного хранения

Приказом Министерства юстиции Украины от 21.04.2022 № 1581/5 утверждены Изменения к Правилам организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных приказом Минюста Украины от 10/05. (приказ вступил в силу 27.04.2022).

Изменениями к Правилам уточнено, что служба делопроизводства – это структурное подразделение, обеспечивающее регистрацию, учет, организацию документооборота служебных документов, хранение документационного фонда или его части до передачи на хранение в архив учреждения, или ответственное лицо учреждения, на которое возложено выполнение задач и функций этой службы.

Служба делопроизводства разрабатывает инструкцию по делопроизводству учреждения, которым одновременно регламентируются вопросы организации делопроизводства в бумажной и электронной формах. Инструкция по делопроизводству утверждается распорядительным документом учреждения.

Ответственность за компанию делопроизводства и архивного дела несет управляющий учреждения. Контроль за оформлением на должном уровне документов, а также организацию делопроизводства и хранение документов в структурных подразделениях осуществляют их руководители.

Изменены требования к обозначению "Наименование учреждения" в документах.

Наименование учреждения – автора документа, в том числе сокращенное (при наличии), должно соответствовать наименованию, содержащемуся в Едином государственном реестре юридических лиц, физических лиц – предпринимателей и общественных формирований. Сокращенное наименование (при наличии) размещается (в скобках или без них) ниже полного наименования отдельной строкой по центру документа.

Наименование учреждения высшего уровня указывается в сокращенном виде, если отсутствует официально определенное сокращение – полностью. На бланках учреждения, имеющего двойное или тройное подчинение, указываются наименования всех высших учреждений.

Среди других изменений изложен в новой редакции пункт 11 главы 1 раздела II Правил, которым определено, что оформление реквизитов организационно-распорядительной документации и порядок их расположения осуществляются с учетом требований Национального стандарта Украины «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
4163-2020».

Проекты нормативно-правовых актов, приказов (распоряжений) по основной деятельности, административно-хозяйственных вопросов и приложения к ним визируются руководителем службы делопроизводства, руководителем структурного подразделения (специалистом) по предотвращению и выявлению коррупции, а также редактором (при наличии).

Проекты приказов (распоряжений) по кадровым вопросам (личного состава) и приложения к ним визируются работником кадровой службы, создавшего документ, и его руководителем, а также в зависимости от видов приказов должностными лицами структурного подразделения по предотвращению и выявлению коррупции (при наличии), бухгалтерской службы, другими должностными лицами, к которым относится документ.

При отправке документа в бумажной форме с одинаковым содержанием одновременно нескольким учреждениям подписывается только оригинал, остающийся в деле учреждения - автора такого документа, а на места рассылаются заверенные службой делопроизводства его копии.

Порядок подписания и оформления документов в бумажной форме, которые адресуются учреждениям, их структурным подразделениям или конкретному должностному лицу, а также содержащим несколько конкретных адресатов, осуществляется в соответствии с пунктом 36 раздела II Типовой инструкции по делопроизводству и инструкции по делопроизводству учреждения.

В случае, когда за содержание документа несут ответственность несколько лиц (акты, финансовые документы и т.п.), документы подписываются двумя или более должностными лицами. При этом подписи должностных лиц размещаются друг под другом согласно подчиненности лиц.

При подписании совместного документа несколькими лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи размещаются на одном уровне и скрепляются печатями учреждений (при их наличии).

Уточнен порядок внесения надписи об удостоверении копии документа.

Надпись об удостоверении копии документа состоит из слов «Согласно оригиналу», наименование должности, личной подписи лица, удостоверяющего копию, его собственного имени и фамилии, дать удостоверение копии и проставляется ниже реквизита документа «подпись».

Личные дела руководящего состава и работников предприятий, учреждений и организаций сохраняются по основному месту работы.

Изъятие документов по уничтожению без проведения предварительной экспертизы их ценности запрещается.

http://protedu.org