В каком формате должны храниться у налогоплательщика электронные формы первичных документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов и срок их хранения?

В каком формате должны храниться у налогоплательщика электронные формы первичных документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов (кроме единого взноса), а также архивы файлов отчетности, представленной контролирующим органам в электронном виде и каков срок их хранения (в т. ч. если органом ГНС проверка не проводилась более 155/205)?

Организационно-правовые основы электронного документооборота и использования электронных документов установлены Законом Украины от 22 мая 2003 г. № 851-IV «Об электронных документах и ​​электронном документообороте» (далее – Закон №851).
Согласно ст. 1 Закона № 851 субъектами электронного документооборота являются автор, подписчик, создатель электронной печати, адресат и посредник, приобретающие предусмотренные законом или договором права и обязанности в процессе электронного документооборота.

Статьей 13 Закона № 851 определено, что субъекты электронного документооборота должны хранить электронные документы на электронных носителях информации в форме, позволяющей проверить их целостность на этих носителях.

Срок хранения электронных документов на электронных носителях информации должен быть не меньше срока, установленного законодательством для соответствующих документов на бумаге.

В случае невозможности хранения электронных документов на электронных носителях информации в течение срока, установленного законодательством для соответствующих документов на бумаге, субъекты электронного документооборота должны принимать меры дублирования документов на нескольких электронных носителях информации и осуществлять их периодическое копирование в соответствии с порядком учета и копирования документов, установленного законодательством. Если выполнить указанные требования, электронные документы должны храниться в виде копии документа на бумаге (при отсутствии оригинала этого документа на бумаге). При копировании электронного документа с электронного носителя информации обязательно проверяется целостность данных на этом носителе.

При хранении электронных документов обязательно соблюдение следующих требований:

1) информация, содержащаяся в электронных документах, должна быть доступна для ее дальнейшего использования;
2) должна быть обеспечена возможность восстановления электронного документа в том формате, в котором он был создан, отправлен или получен;
3) в случае наличия должна храниться информация, позволяющая установить происхождение и назначение электронного документа, а также дату и время его отправки или получения.

Субъекты электронного документооборота могут обеспечивать соблюдение требований по сохранению электронных документов с наложенными на них электронными подписями или печатями путем использования электронной доверительной услуги хранения электронных подписей, печатей, электронных отметок времени и сертификатов, связанных с этими услугами, в соответствии с Законом Украины 5 электронная идентификация и электронные доверительные услуги».

Создание архивов электронных документов, представление электронных документов в архивные учреждения Украины и их хранение в таких учреждениях осуществляются в порядке, определенном законодательством.

Согласно п. 44.1 ст. 44 Налогового кодекса Украины от 02 декабря 2010 года № 2755-VI (далее – НКУ) для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров документов, регистров с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.

Налогоплательщик обязан обеспечивать сохранность документов, связанных с исполнением налоговой обязанности, в течение сроков, установленных НКУ (п.п. 16.1.12 п. 16.1 ст. 16 НКУ).

Согласно п. 44.3 ст. 44 НКУ налогоплательщики обязаны обеспечить хранение документов и информации, определенных п. 44.1 ст. 44 НКУ, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, в течение определенных законодательством сроков, но не менее:

• 2555 дней – для документов и информации, необходимых для осуществления налогового контроля согласно ст.ст. 39 «Трансфертное ценообразование» и 39 экз. 2 «Контролируемые иностранные компании», п. 141.4 ст. 141 НКУ (п.п. 44.3.1 п. 44.3 ст. 44 НКУ);
• 1825 дней – для первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством, составляемым лицами, определенными п. 133.1 ст. 133, о.п. 133.2.2 п. 133.2 и п. 133.4 ст. 133 НКУ, а также юридическими лицами, избравшими упрощенную систему налогообложения, за исключением документов, к которым применяется более длительный срок хранения согласно п.п. 44.3.1 п. 44.3 ст. 44 НКУ (п.п. 44.3.2 п. 44.3 ст. 44 НКУ);
• 1095 дней – для других документов, на которые не распространяются требования подпунктов 44.3.1 и 44.3.2 п. 44.3 ст. 44 НКУ (п.п. 44.3.3 п. 44.3 ст. 44 НКУ);
• 1095 дней – для документов, связанных с выполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, включая разрешительные документы (абзац первый п.п. 44.3.4 п. 44.3 ст. 44 НКУ).

Сроки хранения документов и информации, определенные п. 44.3 ст. 44 НКУ, рассчитываются со дня представления налоговой отчетности или другой отчетности, предусмотренной НКУ, для составления которой используются указанные документы и/или информация, а в случае ее неподачи – из предусмотренного НКУ предельного срока представления такой отчетности, а для документов, связанных с выполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы ( документов – со дня истечения срока их действия) (абзац второй п.п. 44.3.4 п. 44.3 ст. 44 НКУ).

В случае ликвидации налогоплательщика документы, определенные п. 44.1 ст. 44 НКУ, за период деятельности налогоплательщика не менее 1825 дней (2555 дней – для документов и информации, необходимых для осуществления налогового контроля, в соответствии со ст.ст. 39 «Трансфертное ценообразование» и 39 прим. 2 «Контролируемые иностранные компании», п. 141.4 ст. 14). законодательством порядка передаются в архив (абзац третий п.п. 44.3.4 п. 44.3 ст. 44 НКУ).

Предусмотрены п. 44.3 ст. 44 НКУ сроки хранения документов и информации продлеваются на период остановки отсчета срока давности в случаях, предусмотренных п. 102.3 ст. 102 НКУ (абзац четвертый п.п. 44.3.4 п. 44.3 ст. 44 НКУ).

Согласно п. 44.4 ст. 44 НКУ, если документы, определенные в п. 44.1 ст. 44 НКУ, связанные с предметом проверки, проведением процедуры административного обжалования принятого по ее результатам налогового уведомления-решения или судебного разбирательства, такие документы должны храниться до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений и/или разрешения дела судом, но не менее сроков, предусмотренных п. 44.3 ст. 44 НКУ.

В случае получения налогоплательщиком согласно п. 86.14 ст. 86 НКУ от контролирующего органа информации о выявленных обстоятельствах (фактах), которые могут свидетельствовать об осуществлении операций с целью предоставления неправомерной выгоды должностному лицу иностранного государства, документам, определенным п. 44.1 ст. 44 НКУ, если они подтверждают указанные обстоятельства (факты) и/или основания для отражения в учете операций, связанных с указанными обстоятельствами (фактами), сохраняют в течение сроков, предусмотренных п. 44.3 ст. 44 НКУ, увеличенных на 1095 дней.

Наряду с этим сроки хранения типовых документов, которые создаются в ходе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, определены в приказе Министерства юстиции Украины от 12.04.2012 № 578/5.

Частью третьей ст. 8 Закона Украины от 16 июля 1999 года № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» установлено, что ответственность, в частности, за сохранение обработанных документов, регистров и отчетности в течение установленного срока, но не менее трех лет, несет уполномоченный орган (должностное лицо), осуществляющий руководство предприятием.

Следовательно, электронные формы первичных документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов (кроме единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование), а также архив файлов отчетности, представленной контролирующим органам в электронном виде, должны храниться налогоплательщиками на электронных носителях информации в форме, которая дает возможность передавать эти данные. срока, установленного законодательством, но не меньше, чем определено в п. 44.3 ст. 44 НКУ.

Также следует заметить, что п. 52 экз. 2 подразд. 10 разд. ХХ «Переходные положения» НКУ определено, что на период с 18 марта 2020 по последний календарный день месяца (включительно), в котором завершается действие карантина, установленного Кабинетом Министров Украины на всей территории Украины с целью предотвращения распространения на территории Украины коронавирусной болезни (COVID-19), останавливается течение сроков. 102 НКУ.

Кроме того, согласно п. 73 подразд. 10 разд. XX «Другие переходные положения» НКУ установлено, что к документам и информации, связанным с применениемог п. 141.4 ст. 141 НКУ, срок хранения которых не истек на день вступления в силу Закона Украины от 21 мая 2024 года № 3721-ІХ «О внесении изменений в Налоговый кодекс Украины и Закон Украины «Об электронных коммуникациях» относительно рентной платы за пользование радиочастотным спектром (радиочастотным ресурсом) денежных налогов Украины» на основании таких документов, применяются требования по 2555-дневному минимальному сроку хранения налогоплательщиками документов и информации, предусмотренные п. 44.3 ст. 44 НКУ, и права контролирующего органа по определению сумм денежных обязательств налогоплательщика в течение 2555-дневного срока, предусмотренные ст. 102 НКУ.

Следует отметить, что в п. 69 Подразд. 10 разд. ХХ «Переходные положения» НКУ установлено, что временно, на период до прекращения или отмены военного положения на территории Украины взимание налогов и сборов осуществляется с учетом особенностей, определенных в п. 69 подраздела. 10 разд. ХХ «Переходные положения» НКУ.

Согласно п.п. 69.36 п. 69 подраздел. 10 разд. XX «Переходные положения» НКУ для контролирующего органа и налогоплательщиков останавливается отсчет срока давности по документальным плановым и внеплановым проверкам, которые не проводятся в соответствии с подпунктами 69.2 экз. 2, 69.35 экз. 1 и 69.35 экз. 2 п. 69 подраздел. 10 разд. XX «Переходные положения» НКУ. Для налогоплательщиков продлеваются сроки хранения документов и информации, определенных п.п. 44.1 ст. 44 НКУ, на период остановки отсчета срока давности, предусмотренного абзацем первым п.п. 69.36 п. 69 подраздел. 10 разд. XX «Переходные положения» НКУ.

В то же время, если органом ГНС проверка налогоплательщика не проводилась, то в соответствии с абзацем первым п. 85.2 ст. 85 НКУ после начала проверки налогоплательщик обязан предоставить должностным (должностным) лицам контролирующих органов в полном объеме все документы, принадлежащие или связанные с предметом проверки.

Следовательно, электронные формы первичных документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов (кроме единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование), а также архив файлов отчетности, представленной контролирующим органам в электронном виде, должны храниться налогоплательщиками на электронных носителях информации в форме, которая дает возможность передавать эти данные. срока, установленного законодательством, но не меньше, чем определено в п. 44.3 ст. 44 НКУ. В случае если органом ГНС проверка не проводилась более 1095/1825/2555 дней, документы должны храниться налогоплательщиком с учетом положений ст. 102 НКУ, п. 52 экз. 2 и п. 69 подраздел. 10 разд. XX «Переходные положения» НКУ.

Общедоступный информационно-справочный ресурс Государственная налоговая служба Украины