Сохраняем трудовую онлайн: три шага к успеху

Документы в электронном виде – это не только дополнительные возможности для человека, но и время.

Электронная трудовая книжка – цифровой вариант бумажной трудовой книжки. Она внедрена для усовершенствования учета трудовой деятельности, уменьшения бумажного документооборота и рисков повреждения или потери бумажных документов. Также это обеспечение удобного доступа работников к данным о своей трудовой деятельности, приобретенном страховом стаже, а в будущем – возможность автоматически оформить пенсию без посещения Пенсионного фонда Украины.

Оцифровать трудовую книжку может как физическое лицо, так и работодатель за своих работников (основание - Закон Украины от 05.02.2021 № 1217-IX «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины об учете трудовой деятельности работника в электронной форме»).

Следует отметить, что информация о страховом стаже с 1 января 2004 зачисляется только по данным реестра застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования.

Перед подачей трудовой книги на оцифровку рекомендуем проверить правильность ее оформления.

Предлагаем выполнить следующие три основных шага

Шаг 1. Проверьте правильность написания:

• фамилии, имя и отчество (ФИО) – должны быть указаны полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами;
• даты рождения.

Они должны соответствовать данным паспорта.
Особое внимание необходимо обратить на оформление записей об изменении ФИО:

• прежняя фамилия (как правило, у женщин) должна быть зачеркнута одной чертой и рядом записана новая;
• на внутренней стороне обложки обязательно должна указываться информация о документе, на основании которого исправлена запись (паспорт, свидетельство о рождении / браке и т.п.), его реквизиты: номер и дата выдачи. Эта информация должна быть заверена подписью лица, уполномоченного учреждением, и печатью.

 
Шаг 2. Проверьте наличие подписей и печатей на первой странице (титульном листе) трудовой книжки:

• подпись владельца трудовой книжки;
• подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек на предприятии;
• наличие печати предприятия (или отдела кадров), на котором заполнялась трудовая книжка (если трудовая книжка оформлена в период после 1 января 1975 г.).

 
Шаг 3. Внимательно изучите все записи в разделе «Сведения о работе»:

• в записях о приеме на работу и увольнении с работы должна указываться дата начала выполнения работы, полное наименование предприятия, организации или учреждения, название должности или профессии, а также номера и даты приказов о принятии/увольнении;
• если за время работы название предприятия изменялось, то отдельной строкой должна быть сделана запись о переименовании с указанием распорядительного акта, его даты и номера;
• записи об увольнении или переводе должны быть осуществлены в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью закона;
• записи об увольнении должны быть удостоверены печатями.

 
Как устранить выявленные недостатки?

Если в трудовой книжке отсутствует запись об изменении фамилии или обнаружена ошибка в написании ФИО, сделать/исправить эти данные может работодатель того предприятия, где вы работаете сейчас.
Если предприятие, которое внесло в трудовую неправильную или неточную запись, ликвидировано, соответствующую запись производит его правопреемник.
!!! Если имя, отчество или фамилию, указанные в трудовой книжке, не совпадают с именем, отчеством или фамилией лица по паспорту, факт принадлежности трудовой книжки лицу может быть установлен в судебном порядке.

Важно

Перечень документов, подтверждающих стаж для пенсии при отсутствии в трудовой книжке необходимых записей или при наличии неправильных или неточных записей о периодах работы, определен постановлением Кабинета Министров Украины от 12 августа 1993 года № 637 «Об утверждении Порядка подтверждения стажа работы для назначения пенсий за отсутствие трудовой книжки или соответствующих записей в ней”.

Если вы не обнаружили недостатков при заполнении трудовой книжки, то можете сканировать свой документ и загружать его в личном кабинете на вебпортале Фонда (https://portal.pfu.gov.ua/).

https://www.pfu.gov.ua