Порядок выдачи дубликатов нотариальных документов

Нотариат является институтом, обеспечивающим охрану и защиту прав и законных интересов граждан и юридических лиц путем совершения нотариальных действий от имени государства.

Пунктом 8 частью первой статьи 34 Закона Украины «О нотариате» определено, что нотариусы, в частности, выдают дубликаты нотариальных документов, хранящихся в делах нотариуса.

Так, согласно статье 53 Закона Украины «О нотариате» в случае утраты или испорчения документа, удостоверенного или выданного нотариусом или должностным лицом органа местного самоуправления по письменному заявлению лиц, по поручению которых или в отношении которых совершалось нотариальное действие, нотариусом или должностным лицом органа местного самоуправление выдается дубликат утраченного или испорченного документа.

Также дубликаты документов, удостоверенных или выданных нотариусом, должностным лицом органа местного самоуправления, могут быть изданы:

• по письменному заявлению правопреемников лиц, по поручению которых или в отношении которых совершалось нотариальное действие, а дубликат ипотечного договора – в частности, по письменному заявлению ипотекодержателя по ипотечному договору;
• по письменному заявлению наследников лиц, по поручению которых или в отношении которых совершалось нотариальное действие, а также исполнителя завещания и по запросу нотариуса, которым заведено наследственное дело. В таком случае нотариусу, кроме свидетельства о смерти таких лиц, подаются документы, подтверждающие родственные отношения (свидетельство исполнителя завещания);
• указанным в завещании наследникам, исполнителю завещания после представления ими свидетельства смерти завещателя. В случае смерти наследников, указанных в завещании, дубликат может быть выдан их наследникам после представления ими свидетельства о смерти завещателя и свидетельства смерти умершего наследника.

К заявлению о выдаче дубликата завещания или о выдаче дубликата другого документа наследникам лиц, по поручению которых или в отношении которых совершалось нотариальное действие, исполнителю завещания нотариус прилагает заверенную им копию свидетельства о смерти и заверенные копии других документов, подтверждающих их родственные отношения (копию свидетеля) завещания).

Дубликаты секретного завещания и аграрной расписки не разглашаются.

 До передачи в архив экземпляров документов, удостоверенных или выданных нотариусом, дубликат утраченного или испорченного документа выдается нотариусом по месту его хранения.

В случае прекращения частной нотариальной деятельности, ликвидации государственной нотариальной конторы и передачи документов нотариального делопроизводства и архива в государственный нотариальный архив, дубликат утраченного или испорченного документа выдается нотариусом государственного нотариального архива.

 Для получения дубликата документа заявитель также должен подать нотариусу:

•  документ, удостоверяющий личность (паспорт гражданина Украины или другой документ, подтверждающий гражданство Украины, удостоверяющий личность или его специальный статус);
•  справку о присвоении регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика.

Представитель заявителя, который обратился за выдачей дубликата документа, должен подать нотариально удостоверенную доверенность (в отношении права представлять интересы лица в органах нотариата по получению дубликатов документов).

Представитель юридического лица, обратившийся за выдачей дубликата документа, должен предоставить нотариусу учредительные документы юридического лица в подтверждение его правоспособности и дееспособности, а также документы, подтверждающие полномочия представителя.

Дубликат документа должен содержать весь текст удостоверенного или выданного документа, оригинал которого считается утратившим силу.

На дубликате документа делается отметка о том, что он имеет силу оригинала, и совершается удостоверительная надпись. Кроме того, о выдаче дубликата нотариус делает отметку на экземпляре документа, хранящегося в делах государственной нотариальной конторы, государственного нотариального архива или частного нотариуса.

Плата за совершение нотариального действия – выдача дубликата нотариального документа.

В соответствии с положениями статьи 42 Закона, нотариальные действия совершаются после их оплаты, а также в предусмотренных законом случаях после уплаты в бюджет налога с доходов физических лиц и в день подачи всех необходимых документов.

Частные нотариусы за совершение нотариальных действий взимают плату, размер которой определяется по договоренности между нотариусом и физическим или юридическим лицом. Оплата дополнительных услуг правового характера, которые предоставляются частными нотариусами и не входят в совершаемое нотариальное действие, производится по договоренности сторон (статья 31 Закона Украины «О нотариате»).

Статьей 19 Закона Украины "О нотариате" предусмотрено, что за совершение нотариальных действий государственные нотариусы взимают государственную пошлину в размерах, установленных действующим законодательством. Согласно Декрету Кабинета Министров Украины «О государственной пошлине» от 21.01.1993 №7-93 размер ставки за выдачу дубликатов нотариально удостоверенных документов составляет 0,03 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан. Дубликат нотариального документа имеет такую ​​же юридическую силу, как и его оригинал. После выдачи дубликата оригинал документа теряет свою юридическую силу.

Особо обращаем внимание, что приказом Министерства юстиции Украины от 06.12.2022 № 5441/5 «Некоторые вопросы предоставления государственными нотариусами дополнительных услуг правового характера, не связанных с совершением нотариальных действий, а также услуг технического характера» утвержден Порядок предоставления таких услуг и определен Перечень и размеры платы за них. Вышеуказанный приказ вступил в силу 01.01.2023. Размеры этих услуг унифицированы для всех государственных нотариальных контор Украины. Перед предоставлением таких услуг государственный нотариус обязан дать разъяснения относительно их объема, порядка предоставления и условий оплаты. Плата за них производится исключительно путем безналичного перечисления на специальные регистрационные счета, открытые в органах Государственной казначейской службы Украины в установленном законодательством порядке. Подтверждением оплаты дополнительных услуг правового и технического характера платежный документ (квитанция, платежное поручение и т.п.) с отметкой банка.

https://just-dnipro.gov.ua