Письмо ГКСУ: О подтверждающих документах при оплате коммунальных услуг

ДЕРЖАВНА КАЗНАЧЕЙСЬКА СЛУЖБА УКРАЇНИ

ЛИСТ

від 25.03.2025 р. № 12-12-12/6653

Державна казначейська служба України (далі - Казначейство) розглянула [...] запит [...] щодо підтвердних документів при сплаті комунальних послуг і в межах компетенції повідомляє.

Органи Казначейства здійснюють реєстрацію та облік бюджетних зобов'язань, бюджетних фінансових зобов'язань розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів відповідно до Бюджетного кодексу України (далі - Кодекс) та Порядку реєстрації та обліку бюджетних зобов'язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 02.03.2012 № 309, зареєстрований в Міністерстві юстиції України від 20.03.2012 за № 419/20732 (далі - Порядок № 309).

Пунктами 2.2 та 2.4 Порядку № 309 визначено, що розпорядники (одержувачі) бюджетних коштів подають до відповідного органу Казначейства Реєстр бюджетних зобов'язань розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів (далі - Реєстр) та/або Реєстр бюджетних фінансових зобов'язань розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів та оригінали документів або їх копії, засвідчені в установленому порядку, що підтверджують факт узяття бюджетного зобов'язання та/або бюджетного фінансового зобов'язання.

Органи Казначейства звіряють поданий розпорядником Реєстр та підтвердні документи на предмет відповідності даних, уключених до Реєстру (пункт 2.3 Порядку № 309).

Слід зазначити, що орієнтовний перелік підтвердних документів затверджений наказом Державної казначейської служби України від 29.04.2013 № 68 "Методичні рекомендації щодо переліку підтвердних документів для реєстрації бюджетних зобов'язань та проведення платежів" (у редакції наказу Державної казначейської служби України від 19.07.2019 № 213), та не є вичерпним.

Водночас, повідомляємо, що Міністерством фінансів України листом від 24.03.2023 № 41010-06-5/7983 (є у відкритому доступі) були надані роз'яснення щодо застосування рахунків-фактур для цілей бухгалтерського обліку.

Враховуючи інформацію, наведену Міністерством фінансів України у зазначеному листі, для цілей бухгалтерського обліку оформлений з дотриманням вимог законодавства рахунок-фактура може бути підставою для відображення в бухгалтерському обліку господарської операції з постачання товарів, робіт (послуг) без складання акта приймання-передачі, з урахуванням вимог цивільного та господарського законодавства щодо питань, пов'язаних із виконанням договірних зобов'язань, а також належним чином оформлених договорів, тільки у разі оплати такого рахунку-фактури, що підтверджується відповідними документами (платіжна інструкція, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера тощо).

Виходячи із наведеного, рахунок-фактура може бути підтвердним документом при реєстрації бюджетних фінансових зобов'язань розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів лише при здійсненні ними попередньої оплати відповідно до законодавства та умов, визначених договорами, або при здійсненні платежів, що не потребують підтвердження отримання товару, робіт чи послуг.

Звертаємо увагу, що відповідно до частини шостої статті 18 Закону України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги" кваліфікований електронний підпис має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, та має презумпцію його відповідності власноручному підпису.

Таким чином, даний лист підписаний кваліфікованим електронним підписом.

Начальник Управління

обслуговування розпорядників

коштів та інших клієнтів                                                                               Мирослав ТАЛАПА