Действия учебного заведения, когда родители не дают согласие на обработку персональных данных или подают заявление об его отзыве

Обновлено в соответствии с новым Законом Украины "О дошкольном образовании"

К образовательному омбудсмену поступают вопросы от руководителей учебных заведений и педагогов относительно их действий в случае:

• отзыв родителями согласия на обработку персональных данных в учебном заведении;
• отказа давать согласие при зачислении в учебное заведение.

В сотрудничестве с Украинским Хельсинкским союзом по правам человека публикуем разъяснения по каждому конкретному случаю и информируем о том:

• какие данные являются персональными;
• какие правовые основания обработки персональных данных учебным заведением;
• является ли заявление о зачислении в учебное заведение основанием для обработки персональных данных
• какова цель обработки персональных данных в учебном заведении в пределах установленной цели;
• нужно ли учебное заведение брать согласие на обработку персональных данных у родителей;
• как действовать учебное заведение, когда родители отзывают или не дают согласие на обработку персональных данных в учебном заведении.

Мы подготовили и обнародуем три сообщения на эту тему, где будут подробные разъяснения. Это – первое из этих трех сообщений.

В заключительном сообщении этой информационной кампании мы предоставим ориентировочные тексты ответов учебного заведения на запросы родителей о различных ситуациях с обработкой персональных данных.

Внесение персональных данных детей в различные электронные системы, реестры, электронные журналы и дневники, в том числе государственные и частные, имеет свои особенности. Эти особенности мы опишем и дадим разъяснение в следующих сообщениях: 

• разъяснение относительно действий учебного заведения при предоставлении заявления об отзыве или отказе давать согласие на обработку персональных данных в электронных информационных системах и реестрах;
• разъяснения о действиях учебного заведения при предоставлении заявления об отзыве или отказе давать согласие на обработку персональных данных при переходе учебного заведения на электронные журналы и дневники.

КАКИЕ ДАННЫЕ ПРИНИМАЮТСЯ К ПЕРСОНАЛЬНЫМ

Персональные данные – это сведения или совокупность сведений о физическом лице, которое идентифицировано или может быть конкретно идентифицировано (абзац 10 статья 2 Закона Украины "О защите персональных данных").

Персональные данные подлежат обработке в установленном законодательством порядке. Не существует исключительного перечня персональных данных, ведь это разного рода информация, по которой можно идентифицировать лицо, прежде всего его ФИО, паспортные данные и РНОКПП (Регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика – идентификационный номер).

Обработка персональных данных должна осуществляться таким образом, чтобы обеспечить защиту основополагающих прав и свобод человека, в частности, невмешательство в право на конфиденциальность (личную и семейную жизнь) в связи с обработкой персональных данных.

ПРАВОВЫЕ ОСНОВАНИЯ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ ЗАВЕДЕНИЕМ ОБРАЗОВАНИЯ

Согласно статье 11 Закона Украины "О защите персональных данных", основаниями для обработки персональных данных являются:

1) согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных;

2) разрешение на обработку персональных данных, предоставленное владельцу персональных данных в соответствии с законом исключительно для осуществления его полномочий;

3) заключение и выполнение сделки, стороной которой является субъект персональных данных или заключен в пользу субъекта персональных данных или для осуществления мероприятий, предшествующих заключению сделки по требованию субъекта персональных данных;

4) защита жизненно важных интересов субъекта персональных данных;

5) необходимость выполнения обязанности владельца персональных данных, предусмотренного законом;

6) необходимость защиты законных интересов владельца персональных данных или третьего лица, которому передаются персональные данные, кроме случаев, когда потребности защиты основополагающих прав и свобод субъекта персональных данных в связи с обработкой его данных преобладают такие интересы.

В учебных заведениях основаниями для обработки персональных данных являются:

• разрешение на обработку персональных данных, предоставленное владельцу персональных данных в соответствии с законом исключительно для осуществления его полномочий;
• необходимость выполнения обязанности владельца персональных данных, предусмотренного законом. 

В статье 1 Закона Украины "Об образовании" определено, что образовательная услуга - комплекс определенных законодательством, образовательной программой и/или договором действий субъекта образовательной деятельности, имеющих определенную стоимость и направленные на достижение соискателем образования ожидаемых результатов обучения. Учреждения предоставляют образовательные услуги, а соискатели их получают, представителями несовершеннолетних лиц являются родители.

Поскольку для получения образовательной услуги необходимо отнести ребенка в учебное заведение. Для зачисления в учебное заведение родители или соискатели образования подают заявление, определенные документы и/или заключают определенный договор. Зачисление в учебное заведение осуществляется на основе соответствующего заявления и документов и предоставленных персональных данных. Также основанием для обработки персональных данных в зачисление и предоставление персональных данных. Из этого возникает другое основание выполнения обязанности владельца персональных данных, предусмотренного законами в сфере образования.

Служба образовательного омбудсмена обратилась с письмом к Уполномоченному Верховной Рады по правам человека за разъяснениями относительно действий руководителей учреждений среднего образования в случае отказа от предоставления родителями согласия на обработку персональных данных ребенка при его зачислении в учебное заведение.

В разъяснениях, предоставленных в ответ на наше письмо, Уполномоченный обращает внимание, что, в соответствии с частью пятой и шестой статьи 6 Закона Украины «О защите персональных данных», обработка персональных данных осуществляется для конкретных и законных целей, определенных с согласия субъекта персональных данных или в случаях, предусмотренных законами Украины, в порядке, установленном. Не допускается обработка данных о физическом лице, являющихся конфиденциальной информацией, без его согласия, кроме случаев, определенных законом, и только в интересах национальной безопасности, экономического благосостояния и прав человека.

Как отмечает Уполномоченный, исчерпывающий перечень оснований обработки персональных данных определен статьей 11 Закона. Причем, согласие субъекта персональных данных является лишь одним из шести правовых оснований для обработки персональных данных, предусмотренных статьей 11 Закона Украины «О защите персональных данных». При наличии оснований, определенных пунктами 2-6 части первой 11 Закона, обработка персональных данных осуществляется без согласия субъекта персональных данных.

Ведь без обработки персональных данных соискателей образования и работников учебное заведение не может полноценно осуществлять образовательную деятельность. При обработке персональных данных учебное заведение и его работники должны соблюдать положения Закона Украины "О защите персональных данных".

Если персональные данные обрабатываются по основаниям – осуществление полномочий и закона, то согласие на обработку не требуется. 

Следует заметить, если обработка персональных данных осуществляется на основании письменного согласия, которое лицо предоставляет добровольно. Это означает, что лицо самостоятельно решает, кому и с какой целью давать согласие на обработку персональных данных, без риска наступления для него негативных последствий. И в любой момент лицо может отозвать это согласие.

ЗАЯВЛЕНИЕ О ЗАЧИТАНИИ К ЗАВЕДЕНИЮ ОБРАЗОВАНИЯ И/ИЛИ Заключение ДОГОВОРА – ЗАКОННОЕ ОСНОВАНИЕ ДЛЯ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ ЗАВЕДЕНИЕМ ОБРАЗОВАНИЯ

В статье 9 Закона Украины "О полном общем среднем образовании" отмечается, что порядок зачисления, отчисления и перевода учащихся в государственные и коммунальные учебные заведения для получения полного общего среднего образования утверждается центральным органом исполнительной власти в сфере образования и науки.

В порядке зачисления, отчисления и перевода учащихся в государственные и коммунальные учебные заведения определено, что для зачисления и получения полного общего среднего образования родители или законные представители ребенка или совершеннолетний соискатель образования должен подать заявление и определенный перечень документов. А учебные заведения (их филиалы) обрабатывают предоставленные им персональные данные в соответствии с Законом Украины «О защите персональных данных». За полноту и достоверность всей информации и всех документов, подаваемых в учебное заведение, отвечает лицо, которое их представляет (раздел 1 пункт 13 Порядка), то есть родители или законные представители ребенка или совершеннолетний ученик.

В статье 13 Закона Украины "О дошкольном образовании" отмечается, что порядок зачисления, отчисления и перевода воспитанников в государственные и коммунальные учебные заведения для получения дошкольного образования определяется в Порядке зачисления, отчисления и перевода воспитанников в государственные, коммунальные учебные заведения для получения дошкольного образования и утверждается центральным. А порядок зачисления, отчисления и перевода воспитанников в частные и корпоративные учебные заведения для получения дошкольного образования определяется учредителем (учредителями).

В соответствии с Порядком зачисления, отчисления и перевода воспитанников в государственные, коммунальные учебные заведения для получения дошкольного образования, для зачисления ребенка в заведение дошкольного образования родители должны предоставить заявление и перечень документов. Подобные требования содержат и другие нормативно правовые документы в сфере образования.

Аналогично, на основании заявления о зачислении, предоставлении персональных данных и/или заключении договора, осуществляется обработка персональных данных в других сферах образования: внешкольном, профессиональном (профессионально-техническом), высшем и высшем образовании.

То есть фактически с момента предоставления родителями или соискателями образования заявления в учреждение образования и/или заключение договора, содержащие персональные данные (в частности – фамилию, имя, отчество и дата рождения) уже начинается их обработка.

Подача заявления и документов для зачисления в учебное заведение – это добровольное предоставление персональных данных для их обработки. Заведение не может самостоятельно получить персональные данные детей и начать их обработку. Эти данные предоставляют родители. Добровольность можно схарактеризовать только в контексте выбора учебного заведения родителями, к которому причисляется ребенок.

Следует отметить, что получение полного общего среднего образования в Украине обязательно согласно ст. 53 Конституции Украины, возлагающей на родителей (других законных представителей) ответственность за ее получение детьми и предусматривает осуществление контроля со стороны государства.

Не предоставление родителями (другими законными представителями) определенного перечня документов, содержащих персональные данные ребенка, исключит возможность зачисления в учебное заведение и получение ребенком полного общего среднего образования. И это уже является основанием для привлечения родителей к административной ответственности согласно статье 184 Кодекса Украины об административных правонарушениях или лишению их родительских прав согласно статье 164 Семейного кодекса Украины. То есть персональные данные ребенка в обязательном порядке должны обрабатываться определенным учебным заведением.

ОБРАБОТКА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ В ЗАВЕДЕНИИ ОБРАЗОВАНИЯ ДОЛЖЕН ОСУЩЕСТВЛЯТЬСЯ В ПРЕДЕЛЯХ УСТАНОВЛЕННОЙ ЦЕЛИ – ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Обязанностью родителей (других законных представителей) является обеспечение получения ребенком полного общего среднего образования, требующего обработки персональных данных ребенка учебным заведением.

Важно, чтобы обработка персональных данных осуществлялась в пределах установленной цели, которая ограничивается осуществлением образовательной деятельности, и не допускать ситуаций сбора персональных данных, не необходимых для осуществления образовательной деятельности.

Нарушения установленного порядка обработки персональных данных могут возникать, если учебное заведение будет осуществлять обработку персональных данных или потребовать от родителей предоставления персональных данных, не требуемых для определенных целей, или для передачи другим лицам, учреждениям и организациям, в том числе частным, не предусмотренным законодательством. Например, некоторое время назад была распространена практика получения от родителей информации об их месте работы, что совершенно не согласуется с целью обработки для целей получения образования. Или сбор данных о национальности детей и родителей.

Если цель обработки персональных данных меняется и выходит за пределы соблюдения прав ребенка на получение образования, согласие родителей или соискателя обязательно.

Родители имеют право согласно требованиям ст. 8 Закона Украины "О защите персональных данных", на получение информации по обработке своих персональных данных, предъявлять мотивированное требование с возражением против обработки своих персональных данных и их изменениях и т.п.

В следующих сообщениях мы дадим разъяснение относительно действий учебного заведения при отзыве или отказе давать согласие на обработку персональных данных в электронных информационных системах и реестрах, принадлежащих государству и частным лицам. Ведь здесь есть большое отличие.

Также готовим разъяснения о действиях учебного заведения при отзыве или отказе давать согласие на обработку персональных данных при переходе учебного заведения на электронные журналы и дневники.

НУЖНО ЛИ ЗАВЕДЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ БРАТЬ СОГЛАСЕНИЕ НА ОБРАБОТКУ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ У РОДИТЕЛЕЙ ИЛИ ДОСТАВИТЕЛЕЙ ОБРАЗОВАНИЯ?

Практически все учебные заведения требуют от родителей подписания согласия на обработку персональных данных. Это обусловлено несовершенством действующего законодательства Украины, что влечет за собой неоднозначные толкования и отсутствием четкого понимания между различиями обработки персональных данных на основании согласия и на основании законодательства и осуществления его полномочий.

Но учебные заведения считают, что безопаснее получить согласие на обработку персональных данных, чем потенциально ставить себя под угрозу нарушить законодательство в сфере защиты персональных данных. Такой подход учебных заведений объясняется отсутствием четких рекомендаций по практическому применению законодательства о защите персональных данных учебными заведениями.

Потому, как разъясняет Уполномоченный, не требуется отдельное согласие родителей соискателей образования на обработку персональных данных, используемых в образовательном процессе в образовательных ресурсах, ведение которых предусмотрено законодательством об образовании для предоставления образовательных услуг.

Подробно об этом читайте в следующем сообщении.

ДЕЙСТВИЯ ЗАВЕДЕНИЯ ОБРАЗОВАНИЯ, ЕСЛИ РОДИТЕЛИ ОТЗЫВАЮТ СОГЛАСЕНИЕ НА ОБРАБОТКУ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ ИЛИ ОТКАЗЫВАЮТСЯ ЕЕ ПРЕДОСТАВЛЯТЬ ПРИ ЗАЧИТАНИИ К ЗАВЕДЕНИЮ

Самое важное – родители несут ответственность за получение ребенком полного общего среднего образования. Зачисление в учебное заведение невозможно без обработки персональных данных. Условиями зачисления являются подача родителями или законными представителями определенных законодательством заявления и перечня документов, что означает начало их обработки. Фактически, когда они их подают – учебное заведение начинает обрабатывать данные на основании закона.

Если родители не предоставят учебные заведения персональные данные ребенка – учебное заведение не только не сможет зачесть ребенка, но и не сможет обеспечить право ребенка на получение образования. Ведь ребенок в учебном заведении должен быть идентифицирован, чтобы осуществлять образовательный процесс, оказывать помощь в получении образования, оценивать, обеспечивать питание, в случае необходимости – связаться с родителями, выдать документ об образовании и т.д.

Обработка учебными заведениями персональных данных осуществляется на основании действующего законодательства в сфере образования – Законов Украины "Об образовании", "О полном общем среднем образовании" и приказов Министерства образования и науки Украины в соответствии с конкретно определенной целью.

Подача заявления родителями об отзыве согласия на обработку персональных данных не приводит к прекращению обработки персональных данных детей, если обработка производится для осуществления образовательной деятельности.

Если родители отзывают согласие на обработку персональных данных на осуществление другой, не образовательной деятельности, то они имеют на это полное право.

Учреждение обязано прекратить обработку персональных данных детей и родителей только тогда, когда родители или соискатель образования отзовет заявление о зачислении в учебное заведение. Отчисления из учебного заведения или перевод ученика в другое учреждение являются основанием для прекращения обработки персональных данных.

Учреждение образования должно зарегистрировать заявление родителей об отзыве или непредоставлении согласия об обработке персональных данных и дать ответ, что обработка персональных данных ребенка в учебном заведении осуществляется в соответствии с пунктами 2, 3 и 5 части первой статьи 11 Закона Украины «О защите персональных данных», на основании законодательства об образовании и договоров об учреждении/договоре об образовании/на основании заявления/ предоставление персональных данных. Без обработки учебным заведением персональных данных учебное заведение лишено возможности обеспечить конституционное право ребенка на получение полного общего среднего образования, ребенок не сможет иметь доступ к образованию, получить документ о получении образования, а учебное заведение осуществлять свои полномочия.

Обратите внимание! Внесение персональных данных детей в различные электронные системы, реестры, электронные журналы и дневники, в том числе государственные и частные, имеет свои особенности. Эти особенности мы опишем и дадим разъяснение в наших следующих сообщениях.

Образовательный омбудсмен Украины