Что делать работнику при потере трудовой книжки?

Одним из распространенных обращений, поступающих от граждан, является обращение относительно перечня необходимых документов при принятии на работу и обязательна ли в настоящее время трудовая книжка. А что делать, если трудовая книжка потеряна или уничтожена в результате боевых действий?

Статьей 48 КЗоТ Украины определено, что учет трудовой деятельности работника осуществляется в электронной форме в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования в порядке, определенном Законом Украины "О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование".

Работодатель по требованию работника обязан вносить в трудовую книжку, хранящуюся у работника, записи о принятии на работу, переводе и увольнении, поощрения и награды за успехи в работе.

Однако, в соответствии с заключительными и переходными положениями указано выше Закона, включение Пенсионным фондом Украины в реестр застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования отсутствующих сведений о трудовой деятельности работников осуществляется в течение пяти лет со дня вступления в силу настоящего Закона. То есть, в настоящее время действие переходного периода продолжается и соответственно трудовые книжки работников продолжают храниться на предприятиях, учреждениях и организациях.

Остается Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения Украины от 29.07.93 № 58 (далее – Порядок).

Обращаем внимание, что в настоящее время в Украине принят Закон Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15.03.2022 г. № 2136-IX (с изменениями, внесенными Законом № 2352-IX от 01.07.2022) (далее – Закон ), статьей 7 которого определено, что в период действия военного положения порядок организации делопроизводства по вопросам трудовых отношений, оформления и ведения трудовых книжек и архивного хранения соответствующих документов в районах активных боевых действий определяется работодателем самостоятельно, при обеспечении ведения достоверного учета выполняемой работником работы и учета затрат на оплату труда.

Из-за боевых действий в Украине участились случаи потери, повреждения или уничтожения трудовых книжек.

Что делать работнику в случае потери трудовой книжки?

Вопрос восстановления утраченной трудовой книжки регулируется разделом 5 Порядка.

Согласно п.5.1 Порядка, лицо, потерявшее трудовую книжку (вложишь в нее), обязано немедленно заявить об этом владельцу или уполномоченному им органу по месту последней работы. Не позднее 15 дней после заявления, а в случае усложнения в другие сроки собственник или уполномоченный им орган выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш в нее (новых образцов) с надписью "Дубликат" в правом верхнем углу первой страницы.

Дубликат трудовой книжки или вкладыш в нее заполняется по общим правилам. В разделы "Сведения о работе", "Сведения о награждении" и "Сведения о поощрении" при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждении и поощрении по месту последней работы на основании ранее изданных приказов (распоряжений).

Если работник до устройства на это предприятие уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в раздел "Сведения о работе" в графу 3 сначала вносится запись об общем стаже его работы до устройства на это предприятие, подтверждаемое документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть отмечается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом собственник трудовой книги.

После этого общий стаж, подтвержденный надлежащим образом оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке:

• в графе 2 указывается дата принятия к работе;
• в графе 3 пишется наименование предприятия, где работал работник, а также цех (отдел) и должность (работа), на которую был принят работник.

После этого в графе 2 записывается дата увольнения, а в графе 3 – причина увольнения, если в представленном работником документе есть такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше данных о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только данные, которые есть в документах.

В графе 4 указываются наименование, дата и номер документа, из которого произведены соответствующие записи в дубликате.
Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются владельцу. Владелец или уполномоченный им орган обязан содействовать работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий устройству на это предприятие.

Частным случаем выдачи дубликата трудовой книжки является отсутствие доступа к трудовой книжке работника в результате чрезвычайной ситуации, предусмотренной Кодексом гражданской защиты Украины, или проведение антитеррористической операции на территории, где пработал работник.

Так, согласно пункту 5.6 Порядка, дубликат трудовой книжки также может быть издан по новому месту работы в связи с отсутствием доступа к трудовой книжке работника в результате чрезвычайной ситуации, предусмотренной Кодексом гражданской защиты Украины, или проведения антитеррористической операции на территории, где работал работник.

Дубликат выдается на основании заявления работника и полученной им в письменном виде информации из штаба по ликвидации последствий чрезвычайной ситуации о возникновении чрезвычайной ситуации или Антитеррористического центра при Службе безопасности Украины о проведении антитеррористической операции на территории, где работал работник, предоставляемый в произвольной форме.

При восстановлении доступа к трудовой книжке записи из дубликата о периодах работы переносятся в трудовую книжку. При этом на первой странице дубликата делается надпись: "Дубликат аннулирован", удостоверяется печатью работодателя по последнему месту работы работника и дубликат возвращается его владельцу.

Учитывая тот факт, что Порядок не содержит отдельных положений по возобновлению трудовых книжек утраченных в зоне боевых действий во время военного положения, и если собрать документы, необходимые для восстановления трудовой книжки (выдачи дубликата) из-за боевых действий не возможно, то при трудоустройстве таких лиц на новое место работы рекомендуем руководствоваться положениями пункта 5.6 Порядка.

https://pl.dsp.gov.ua