Штатное расписание: порядок составления
«Самый загадочный» документ, без которого невозможна работа ни одного учреждения, но о котором речь идет лишь в Хозяйственном кодексе, это штатное расписание. Кстати, п. 1 ч. 1 cт. 40 КЗоТ предусматривает, что одним из условий расторжения трудового договора, заключенного на неопределенный срок, может быть сокращение численности или штата работников. А поскольку сокращение штата работников без штатного расписания сделать невозможно, то и для соблюдения норм трудового законодательства без штатного расписания не обойтись. Так вот, покажем, как составлять этот документ.
Штатное расписание – это организационный документ, в котором определяется перечень должностей (профессий), количество штатных единиц, размер должностных окладов, надбавок и доплат при условии, что последние предусмотрены системой оплаты труда и имеют постоянный характер (например, за ранг государственного служащего, ученую степень, ученое звание, выслугу лет, работу в ночное время и т. п.).
Согласно ГКУД код этого документа – 020107, индекс – ШР.
Штатное расписание максимально может иметь следующие реквизиты:
- наименование юридического лица высшего уровня (только для подведомственных юридических лиц);
- наименование юридического лица;
- код формы документа по ГКУД;
- название вида документа (ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ);
- дата документа;
- регистрационный индекс документа;
- место составления документа (название населенного пункта, в котором зарегистрировано юридическое лицо);
- гриф утверждения документа;
- оттиск печати юридического лица;
- заголовок к тексту документа;
- текст документа;
- подпись.
На основании действующего в текущем году штатного расписания руководитель юридического лица принимает решение:
- о приеме работников (рабочих) на работу;
- переводе/перемещении работников (рабочих) на другую работу/должность;
- об установлении должностного оклада работникам (рабочим) согласно должности/профессии, а также определении надбавок и доплат, имеющих постоянный характер, с соблюдением норм законодательства.
Формы штатного расписания
Заметим, что есть некоторые расхождения между формами штатного расписания, предусмотренными соответствующими нормативно-правовыми и нормативно-техническими актами (далее – НПА) для разных случаев. В частности, для бюджетных учреждений приказом Минфина от 28.01.02 г. № 57 утверждены следующие формы штатного расписания:
- форма штатного расписания для органов государственного управления и местного самоуправления (см. образец 1);
- форма штатного расписания для других бюджетных учреждений (см. образец 2).
Как видим, эти формы несколько различаются объемом приведенной в них информации, например для бюджетных учреждений не предполагается указание кода КП для должностей (профессий), а для органов государственного управления и местного самоуправления – также не приводится и информация о надбавках и доплатах.
Требования к составлению штатного расписания
Штатное расписание составляют для юрлица в целом. Действующим законодательством не предусмотрена разработка штатных расписаний для структурных подразделений, в частности для обособленных филиалов, представительств, отделений и т. п., которые не имеют статуса юридического лица и осуществляют свою деятельность от имени юридического лица – резидента.
Составляют штатное расписание на основании утвержденной структуры и штатной численности юридического лица, положения об оплате труда, с учетом требований нормативно-правовых актов. Названия должностей (профессий) в штатном расписании должны соответствовать ДК 003:2010.
Утверждение штатного расписания
Проект штатного расписания по поручению руководителя юридического лица обычно готовит финансовая служба юридического лица. Утверждается этот документ на текущий год руководителем юридического лица. Кроме того, штатное расписание может быть утверждено соответствующим распорядительным документом – приказом (распоряжением) руководителя юридического лица, без согласований с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем), другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом. По необходимости штатное расписание может быть согласовано с руководством юридического лица высшего уровня.
Штатное расписание оформляют на общем бланке юридического лица или на стандартных листах бумаги формата А4.
Составляя штатное расписание, нужно иметь в виду, что:
- датой этого документа является дата его утверждения;
- подписывает этот документ должностное лицо, ответственное за его подготовку;
- визирует штатное расписание руководитель финансовой службы (главный бухгалтер);
- в случае согласования штатного расписания с юрлицом высшего уровня обязательно оформляют реквизит «Гриф согласования»;
- личные подписи должностных лиц в грифе утверждения и грифе согласования скрепляют печатями соответствующих юридических лиц (при наличии);
- изменения в штатное расписание вносят на основании приказа (распоряжения) по основной деятельности юридического лица. Количество и периодичность таких изменений в течение года не ограничиваются;
- текст штатного расписания оформляют в виде таблицы, которая обычно содержит 8 граф (см. табл. 1).
Таблица 1. Заполнение граф штатного расписания
|
Графа |
Порядок заполнения |
|
Графа 1 «№ з/п» |
Проставляют порядковый номер структурного подразделения, который должен соответствовать порядковому номеру, указанному в другом организационном документе – структуре и штатной численности |
|
Графа 2 «Назва структурного підрозділу» |
Название структурного подразделения указывают также согласно структуре и штатной численности. К тому же, это же наименование должно быть зафиксировано в положении о структурном подразделении |
|
Графа 3 «Назва |
Указывают полное название должности (профессии) работника (рабочего) с указанием (при наличии) квалификационной категории, класса, разряда, например: «Экономист ІI категории», «Электрослесарь 3-го разряда» |
|
Графа 4 «Код за Класифікатором професій» |
Проставляют соответствующий код по КП с целью предотвращения ошибок во время оформления кадровых документов, в частности приказа о приеме на работу (назначении на должность), личной карточки работника и т. п. |
|
Графа 5 «Кількість штатних одиниць» |
Указывают количество работников по каждой должности (профессии). Кроме того, количество работников (рабочих) подсчитывается по каждому структурному подразделению (при условии структурного деления) и вместе по юридическому лицу |
|
Графа 6 «Посадовий оклад (тарифна ставка), грн» |
Указывают ежемесячный размер заработной платы работника (рабочего), установленный в зависимости от занимаемой должности, особенностей производства, условий труда, объема и сложности работы, уровня ответственности и т. п. |
|
Графа 7 «Надбавки, доплати, грн» |
Указывают соответствующие надбавки и доплаты, если они имеют постоянный характер |
|
Графа 8 «Місячний фонд |
Проставляют сумму, определенную путем объединения сумм, указанных в графах 6 и 7, с учетом количества штатных единиц, определенных в гр. 5 по соответствующей должности (профессии). Суммарный показатель этой графы по юридическому лицу в целом указывают в самой нижней строке таблицы напротив слова «Итого» |
Разработку и утверждение штатного расписания бюджетного учреждения нужно осуществлять с учетом особенностей его формы и соблюдением Порядка составления, рассмотрения, утверждения и основные требования к исполнению смет бюджетных учреждений, утвержденного постановлением КМУ от 28.02.02 г. № 228 (далее – Порядок № 228) (см. табл. 2).
Таблица 2. Требования к составлению и утверждению штатного расписания согласно Порядку № 228
|
Пункт Порядка № 228 |
Требования |
|
1 |
2 |
|
24 |
Сметы и штатные расписания учреждений, которые относятся к сфере управления МИД и специфика деятельности которых связана с функционированием за границей, могут составляться по отдельному порядку, согласованному с Минфином |
|
28 |
Распорядители приводят свои расходы в соответствие с бюджетными ассигнованиями и другими показателями, доказанными лимитными справками. Для этого численность работников учреждения, которое предлагается к утверждению по штатному расписанию, должна быть приведена в соответствие с определенным фондом оплаты труда, а другие расходы – с другими установленными ассигнованиями таким образом, чтобы обеспечить выполнение возложенных на учреждение функций. Типовая форма штатного расписания учреждения утверждается Минфином. В случае необходимости министерства и другие центральные органы исполнительной власти по согласованию с Минфином могут устанавливать форму штатного расписания для соответствующей отрасли. Штатное расписание учреждений утверждается в порядке, определенном соответствующим министерством, другим центральным органом исполнительной власти |
|
32 |
Сметы, планы ассигнований общего фонда бюджета, планы предоставления кредитов из общего фонда бюджета, планы специального фонда, планы использования бюджетных средств (кроме планов использования бюджетных средств получателей), помесячные планы использования бюджетных средств и штатные расписания утверждаются руководителем соответствующего учреждения высшего уровня, за исключением смет, указанных в п. 33 Порядка № 228 (если законодательством не установлен иной порядок утверждения) |
|
33 |
Сметы, планы ассигнований общего фонда бюджета, планы предоставления кредитов из общего фонда бюджета, планы специального фонда и штатные расписания отдельных учреждений утверждаются: 1) Секретариата Кабинета Министров Украины – Государственным секретарем Кабинета Министров Украины по согласованию с Минфином в пределах бюджетных ассигнований, предусмотренных для обеспечения деятельности Секретариата Кабинета Министров Украины; 2) министерств по бюджетной программе «Руководство и управление» – государственным секретарем министерства по согласованию с Минфином, по другим бюджетным программам, которые выполняются непосредственно аппаратом министерства, – руководителем министерства; территориальных органов министерства – государственным секретарем министерства; 21) других центральных органов исполнительной власти по бюджетной программе «Руководство и управление» – их руководителями по согласованию с Минфином, по другим бюджетным программам, которые выполняются непосредственно аппаратом центрального органа исполнительной власти, – руководителем центрального органа исполнительной власти; территориальных органов центрального органа исполнительной власти – руководителем центрального органа исполнительной власти; <...> |
|
35 |
Сметы, планы ассигнований общего фонда бюджета, планы предоставления кредитов из общего фонда бюджета, планы специального фонда, планы использования бюджетных средств и помесячные планы использования бюджетных средств (для высших учебных заведений I–IV уровня аккредитации, которые содержатся за бюджетные средства) и штатные расписания учреждений, которые не имеют учреждения высшего уровня (центральные районные, центральные городские больницы и т. п.), утверждаются райгосадминистрациями или исполнительными органами соответствующих местных советов |
Ниже представлен фрагмент штатного расписания (см. образец 3).
Комментарии к материалу