Почему нужен аудит личных карточек работников

Об аудите трудовых книжек, который будет содействовать переходу работодателей на электронное ведение кадровой документации, мы уже писали (см. «Проводим аудит трудовых книжек»). Конечно, такой переход коснется и других кадровых документов. Итак, на этот раз поговорим о личных карточках работников.

Что такое личная карточка

Личная карточка – это документ, который содержит самую полную информацию о работнике (биографию; сведения об образовании, специальности, квалификации; данные о воинском учете и трудовой деятельности и т. п.).

После того как новый работник принят на работу, среди документов, которые формируются, есть именно она. Правильное ее оформление – залог обеспечения прав и обязанностей сторон трудовых отношений.

Работая с личными карточками работников, следует опираться, в частности, на положения следующих нормативно-правовых актов:

• Хозяйственный кодекс (ч. 8 ст. 19, ст. 55);
• Гражданский кодекс (ст. 80, 81, 95);
• Закон от 16.08.2022 № 2524-IX «Об официальной статистике» (ст. 5, 16, 17);
• Закон от 25.03.1992 № 2232-XII «О воинской обязанности и военной службе» (ст. 33, 34);
• Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная совместным приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты от 29.07.1993 № 58 (далее – Инструкция № 58);
• Порядок организации и ведения воинского учета призывников, военнообязанных и резервистов, утвержденный постановлением КМУ от 30.12.2022 № 1487 (п. 8, 34) (далее – Порядок № 1487).

Личные карточки ведутся на всех работников:

• по основному месту работы;
• по совместительству (в т. ч. по совместительству на том же предприятии).

Заполняет личную карточку работник кадровой службы на основании опроса лица, которое принимают на работу, и подтверждающих документов (паспорта, трудовой книжки, диплома или другого документа об образовании и т. п.).

Заполнение личной карточки в электронном виде законодательством не предусмотрено, поскольку определенные ее разделы требуют ознакомления с записями под подпись, что делает невозможным их ведение в электронном виде, хотя это и не устраняет возможности сначала заполнить личную карточку на компьютере, а потом ее распечатать.

Личные карточки комплектуются по структурным подразделениям предприятия, по фамилиям работников по алфавиту. Для облегчения их поиска в процессе составления аналитических справок группы карточек могут быть разграничены цветными перекладками с указанием названий разных учетных ведомостей.

Порядок заполнения личной карточки

Личная карточка работника является одной из форм статистического наблюдения и первичного учета. С 01.01.2010 и до сих пор применяется типовая форма № П-2 «Личная карточка работника», утвержденная совместным приказом Госкомстата и Минобороны от 25.12.2009 № 495/656. Переоформление личных карточек, заполненных до указанной даты (по старой форме), не предусмотрено. Вместе с тем их нужно актуализировать, то есть добавить к ним информацию, которая содержится в обновленной личной карточке и которой нет в старой (код профессии по Классификатору профессий (далее – КП), место фактического проживания работника, место государственной регистрации и т. п.). Соответствующие сведения можно указать в личной карточке от руки.

Типовые формы первичной учетной документации по статистике труда, в частности и личные карточки, предусматривают минимальное количество реквизитов и показателей, рекомендованных для применения.

Требования типовых форм состоят в обязательности ведения респондентами первичного учета показателей, указанных в этих формах. Респонденты по необходимости могут вести также учет других показателей, например тех, которые были определены ранее приказами Минстата, используя для этого как утвержденные формы, так и другие с учетом правил ведения делопроизводства и производственной специфики предприятия.

В личной карточке прежде всего должны указываться следующие сведения:

• наименование предприятия (учреждения, организации);
• код ЕГРПОУ;
• дата заполнения личной карточки;
• табельный номер работника;
• индивидуальный идентификационный номер;
• пол (мужской, женский);
• вид работы (основная, по совместительству);
• фотографическое изображение работника.

Раздел I «Общие сведения»

В п. 1–3 согласно записям в паспорте вносят Ф. И. О., дату рождения и гражданство лица.

В п. 4 «Образование» указывают образование:

• профессионально-техническое;
• неполное высшее, высшее 1-го уровня, высшее 2-го уровня.

Если работник не имеет полного общего среднего образования, нужно указать, сколько классов окончено.

В табличной форме указываются:

• название образовательного заведения;
• серия и номер диплома или свидетельства;
• год окончания учебного заведения;
• название специальности (указывается на основании записи в дипломе, удостоверении или свидетельстве об окончании высшего или среднего специального учебного заведения);
• квалификация по диплому (свидетельству);
• форма обучения (дневная, вечерняя, заочная).

Если работник учится в учебном заведении, то заполняются только графы «Название образовательного заведения», указывается местонахождение заведения, год поступления, специальность.

В п. 5 «Последипломная профессиональная подготовка» нужно указать «аспирантура», «адъюнктура» или «докторантура», если работник имеет такую подготовку.

В п. 6 «Последнее место работы» пишут полное название последнего места работы и должность (профессию), которую работник занимал.

В п. 7 «Стаж работы по состоянию на ____ 20 г.» проставляют стаж работы с начала трудовой деятельности, указывая общий стаж и стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет.

В п. 8 «Дата и причина увольнения» записывают дату и причину увольнения согласно записи в трудовой книжке.

В п. 9 «Сведения о получении пенсии» указывают вид пенсионных выплат (при наличии) согласно действующему законодательству.

В п. 10 «Семейное положение» указывают, например, «замужем» («не замужем»), «женат» («холост»), «разведена» («разведен»), а в таблице – степень родственной связи (состав семьи), Ф. И. О. с указанием года рождения каждого члена семьи.

В п. 11 «Место фактического проживания» указывают область, город, район, улицу, номер дома, квартиры, номер контактного телефона и почтовый индекс.

В п. 12 «Место проживания по государственной регистрации» указывают (согласно административному делению) место проживания согласно регистрации и паспортным данным (серию, номер, кем выдан, дату выдачи).

Раздел II «Сведения о воинском учете»

Начиная с 05.01.2023 этот раздел можно не заполнять, поскольку согласно п. 33 Порядка № 1487 воинский учет работников ведется по отдельным спискам.

Раздел IІI «Профессиональное образование на производстве (за счет предприятия-работодателя)»

В этом разделе личной карточки указывают дату, название структурного подразделения, период обучения, вид и форму обучения, а также название документа, удостоверяющего профессиональное образование, и кем он выдан.

Образец

Раздел IV «Назначения и переводы»

Во время оформления на работу в этом разделе записывается информация о назначении. В дальнейшем здесь отражаются перемещения, изменения названий структурного подразделения (код), названия профессии и код по КП, разряд (оклад), основание и номер приказа о назначении или переводе. Все записи этого раздела должны соответствовать записям в трудовой книжке.

Запись в колонке «код по КП» делается согласно Национальному классификатору «Классификатор профессий ДК 003:2010», утвержденному приказом Госкомитета по вопросам технического регулирования и потребительской политики от 28.07.2010 № 327.

Внося на основании приказов записи в трудовую книжку о приеме, переводе или увольнении, работник кадровой службы ознакомляет владельца книжки под расписку. Такое требование предусмотрено не только типовой формой № П-2, а и п. 2.5 Инструкции № 58.

Раздел V «Отпуска»

В этом разделе учитываются отпуска (основные и дополнительные), которые предоставляются работнику. Также они дублируются в журнале учета отпусков. Указывают вид отпуска, период, за который он предоставляется, дату начала и окончания отпуска, основание, номер приказа (распоряжения).

В строке «Дополнительные сведения» можно делать записи, например, об окончании двухлетнего срока работы молодых работников, окончивших училища, об отсутствии судимости и прочие.

В строке «Дата и причина увольнения» указывается число, месяц и год увольнения, его причина, основания прекращения трудового договора, дата и номер приказа об увольнении. Записи осуществляют в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт КЗоТ.

В строке «Работник кадровой службы» указывается название должности работника, ставится его подпись и указывается Ф. И. О.

В строке «Подпись работника» владелец трудовой книжки ставит подпись, а также указывают число, месяц и год ее получения.

Согласно абзацу четвертому п. 7.1 Инструкции № 58 в случае получения трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек.

Во исполнение требований Инструкции № 58 действующую форму личной карточки следует дополнить следующей записью, выполненной работником лично: «Трудовую книжку получил» (дата, подпись).

Внесение изменений в личную карточку

Во время трудовой деятельности сведения о работнике могут измениться, например фамилия или адрес места проживания.

В таком случае работник кадровой службы должен:

1. Получить документы, подтверждающие соответствующие изменения, изготовить копии предоставленных документов.
2. Зачеркнуть в личной карточке работника старые сведения одной черточкой, справа или сверху аккуратно вписать новые сведения. Рядом с ними нужно указать реквизиты документа, на основании которого были внесены изменения (свидетельства о браке, паспорта и т. п.).
3. Заверить внесенные изменения, то есть указать свою должность, проставить подпись, указать инициалы, фамилию и дату внесения изменений.

Показания свидетелей не могут быть основанием для исправления сделанных ранее записей.