Примерное положение об уполномоченном лице: что учесть заказчику

Минэкономики приказом от 08.06.21 г. № 40 утвердило Примерное положение об уполномоченном лице (далее – Примерное положение, УЛ). На основании этого долгожданного документа все заказчики должны сформировать свои положения об УЛ или пересмотреть те, что уже были утверждены. Именно этот документ определяет порядок работы УЛ, его обязанности и ответственность, поэтому является чрезвычайно важным для работы каждого УЛ. Рассмотрим основные моменты, выделенные Минэкономики в Примерном положении.

Полномочия УЛ

В соответствии с ч. 7 ст. 11 Закона от 25.12.15 г. № 922-VIII «О публичных закупках» (далее – Закон № 922) УЛ осуществляет свою деятельность на основании заключенного с заказчиком трудового договора (контракта) или распорядительного решения заказчика и соответствующего положения.

Закон № 922 устанавливает, что примерное положение об уполномоченном лице утверждается Уполномоченным органом, что и было выполнено Минэкономики.

! Примерное положение лишь рекомендуется заказчикам для использования во время разработки своих положений об УЛ и определяет правовой статус, общие организационные и процедурные принципы деятельности УЛ.

Примерное положение содержит основные требования к работе УЛ, предусмотренные Законом № 922, и рекомендации относительно решения отдельных вопросов в работе УЛ.

Независимо от формы назначения УЛ (трудовым договором или распорядительным решением заказчика), основные требования к порядку его работы должны быть утверждены в положении об УЛ. Такие требования формируются заказчиком, с учетом специфики и особенностей его деятельности и объемов закупок и в соответствии с количеством процедур закупок/упрощенных закупок.

Напомним, согласно ч. 1 ст. 11 Закона № 922 УЛ отвечает за организацию и проведение процедуры закупки/упрощенной закупки. Даже больше, законопроект № 5309 «О внесении изменений в Закон Украины «О публичных закупках» и другие законы относительно совершенствования системы обжалования публичных закупок», который сейчас ожидает подпись Президента Украины, предусматривает, что УЛ также будет отвечать за обнародование в электронной системе закупок (далее – ЭСЗ) отчета о договоре о закупке, заключенном без использования ЭСЗ, в случае осуществления закупок в соответствии с ч. 7 ст. 3 Закона № 922.

Большинство заказчиков уже знакомы с требованиями к работе УЛ, предусмотренными Законом № 922, поэтому рассмотрим, что устанавливает Примерное положение для отдельных ситуаций, и отметим, что стоит учесть для практического применения в работе.

Обязательное четкое разграничение полномочий нескольких УЛ

Согласно п. 2.2 Примерного положения заказчик для организации и проведения процедур закупок/упрощенных закупок может назначать одно или нескольких УЛ в зависимости от объемов закупок и особенностей своей деятельности при условии, что каждое из таких лиц будет ответственным за организацию и проведение конкретных процедур. В случае определения нескольких УЛ их полномочия и обязанности разграничиваются по решению заказчика.

Для правильного разграничения обязанностей УЛ заказчик должен исходить из объемов закупок, которые планируются к проведению в течение года.

Если заказчик имеет незначительный объем закупок, то он может назначить одно УЛ, но при таких условиях его закупки могут остановиться в случае его непредсказуемого отсутствия. Поэтому оптимальным вариантом при любых обстоятельствах является назначение как минимум двух УЛ.

Как установлено п. 2.3 Примерного положения, в случае отсутствия одного УЛ (находится на больничном, в командировке или отпуске) заказчик имеет право назначить другое УЛ, которое будет исполнять обязанности отсутствующего.

Важный нюанс! С 2022 года УЛ обязательно должно будет подтвердить свой уровень владения надлежащими (базовыми) знаниями в сфере публичных закупок на веб-портале Уполномоченного органа путем прохождения бесплатного тестирования.

Поэтому наличие двух УЛ в организации заказчика уменьшит риски и необходимость в случае отсутствия единственного УЛ срочно назначать новое УЛ, которому придется проходить тестирование. Ведь на это у заказчика может не быть времени.

! При наличии в организации заказчика больше одного УЛ в положении об УЛ нужно определить, кто из имеющихся УЛ и какие закупки проводит, в каких ситуациях кто кого замещает и кто из УЛ будет сводить информацию о запланированных годовым планом закупках для избежания деления предмета закупок.

Заказчику стоит:

• предусмотреть схемы замещения для выполнения функций УЛ и возложение обязанностей на другое УЛ в случае отсутствия из-за болезни, отпуска или командировки;
• позаботиться о порядке замещения одного УЛ другим в части использования электронного кабинета закупок и допуска к нему.

Оплата труда УЛ

Если функции УЛ возложены на работника (работников) из штатной численности как дополнительная работа, ему (им) необходимо осуществлять соответствующую доплату. Это предусмотрено п. 1 ч. 1 ст. 11 Закона № 922.

Примерным положением (п. 3.3) определено, что оплата труда (доплата) УЛ осуществляется на основании законов и других нормативно-правовых актов Украины, генерального, отраслевых, региональных соглашений, колдоговоров.

Заказчик должен устанавливать доплату с учетом формы его деятельности (орган местного самоуправления, государственное предприятие и т. п.) и порядка доплаты, ведь она может быть только в случае совмещения или совместительства.

Создание отдельного структурного подразделения

Если заказчик имеет большой объем закупок в течение года, он может назначить УЛ путем ввода в штатное расписание отдельной должности (отдельных должностей), на которую будут возложены функции УЛ (например, специалиста по публичным закупкам, который будет выступать как УЛ). Этот способ подходит для организаций, которые проводят системные циклические закупки ежегодно и имеют постоянную нагрузку по администрированию закупочного процесса.

Заказчик может создать структурное подразделение, которое будет осуществлять сопровождение, организацию и проведение закупок. В состав подразделения могут входить специалисты по публичным закупкам, определенные УЛ. Назначенный заказчиком руководитель будет организовывать их работу.

Понятно, что не все работники этого подразделения должны быть УЛ. Однако отвечают за закупки только УЛ.

Создание отдельного подразделения требует соответствующих изменений в структуре организации и штатном расписании с учетом требований нормативно-правовых актов, в частности Национального классификатора Украины ДК 003:2010 «Классификатор профессий» (далее – Классификатор), ведь названия должностей и профессий должны соответствовать названиям из Классификатора.

Выбор названия должности по Классификатору

Примерным положением предусмотрено, что в случае назначения УЛ специалиста по публичным закупкам такое лицо должно соответствовать профессиональным компетентностям и иметь знания, умения и навыки, которые определены в приказе Минсоцполитики от 18.02.19 г. № 234 «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по публичным закупкам» (п. 2.5).

В соответствии с Классификатором профессия «Специалист по публичным закупкам» (код 2419.2) относится к классификационному разделу «Профессионалы». Должности этого раздела требуют наличия полного высшего образования и четырехуровневого квалификационного категорирования (без категории, І и ІІ категории, ведущий).

Следовательно, для должности «Специалист по публичным закупкам» могут быть применены квалификационные категории «ведущий», «І категория», «ІІ категория».

Если УЛ назначено путем заключения трудового соглашения (контракта) согласно законодательству, то это лишь еще одно УЛ, а его деятельность должна согласовываться с требованиями к работе УЛ в организации заказчика. Также оно должно соблюдать положение об УЛ, утвержденное заказчиком.

Такой способ назначения является целесообразным для заказчиков, которые осуществляют большое количество закупок в течение года и требуют сложных или специфических закупок, для осуществления которых целесообразно привлечь соответствующего специалиста в конкретной сфере согласно трудовому контракту.

Форма трудоустройства УЛ

Примерное положение предусматривает, что трудовой договор (контракт) может заключаться по согласованию с заказчиком и УЛ на установленный или неопределенный срок. Трудовой договор – это отдельный документ, в котором должны быть определены условия работы, размер зарплаты (доплаты) УЛ в соответствии с законодательством.

Согласно ч. 4 ст. 11 Закона № 922 не может быть определено уполномоченным лицо, привлеченное заказчиком (в случае такого привлечения) по договору о предоставлении услуг для проведения процедур закупок/упрощенных закупок.

Примерное положение устанавливает, что заказчик может использовать одновременно несколько способов определения разных УЛ. В то же время, независимо от формы их трудоустройства, все они руководствуются положением об УЛ, утвержденным заказчиком.

Примерное положение обусловливает, что УЛ может иметь право на подписание договоров о закупке в случае предоставления заказчиком таких полномочий, оформленных в соответствии с законодательством и определенных отдельным документом. Это может быть, в частности, доверенность для отдельных закупок, категории закупок или в зависимости от стоимостного предела закупок. В то же время это можно прописать в приказе о распределении обязанностей в организации заказчика.

Требования, которым должно соответствовать УЛ

Примерное положение очерчивает и требования к УЛ. Так, оно должно иметь высшее образование, обычно юридическое или экономическое, и базовый уровень знаний в сфере публичных закупок. УЛ рекомендовано иметь опыт работы в указанной сфере.

Требование об уровне образования продублировано из Закона № 922, поэтому является обязательным. Наличие в УЛ иного высшего образования, нежели юридическое или экономическое, не противоречит требованиям Закона № 922. Вопросы образования регулируются Законами от 05.09.17 г. № 2145-VIII «Об образовании» и от 01.07.14 г. № 1556-VII «О высшем образовании», которыми определены уровни образования в целом, понятие высшего образования, в частности его уровни и степени.

Условие о базовом уровне знаний и опыте работы является рекомендуемым, поэтому заказчик может сам установить в положении об УЛ, что он считает нужным, например: «опыт работы не менее ___ лет». В то же время, если УЛ назначен специалист по публичным закупкам, он должен соответствовать требованиям к этой профессии.

Независимо от требований заказчика Примерное положение рекомендует УЛ с учетом объемов и предмета закупки ориентироваться, в частности:

• в основах современного маркетинга, конъюнктуре рынков товаров, работ и услуг и факторах, которые влияют на ее формирование, а также источниках информации о рыночной конъюнктуре;
• в действующих стандартах и технических условиях товаров, работ и услуг, которые закупаются заказчиком;
• видах, существенных условиях и особенностях заключения договоров о закупке товаров, работ и услуг и т. п.

Кроме того, УЛ рекомендовано соблюдать принципы добропорядочности и действовать на основе этических соображений, предусмотренных установками относительно этичного поведения во время осуществления публичных закупок.

Напомним, что в настоящее время Минэкономики наработаны только Установки относительно этичного поведения участников/потенциальных участников публичных закупок, целью которых является предоставление методическо-консультативной помощи относительно обеспечения системного подхода к формированию, поддержке и развитию этичного поведения участников/потенциальных участников публичных закупок в Украине.

Задачи (функции) УЛ

В Примерном положении несколько расширены задачи (функции) УЛ. В частности, к тем, которые предусмотрены Законом № 922, добавлены:

• проведение предварительных рыночных консультаций в целях анализа рынка;
• обеспечение заключения рамочных соглашений;
• обеспечение отправления в электронном виде в орган обжалования информации, документов и материалов относительно проведения закупок в случае получения запроса от органа обжалования;
• взаимодействие с органами, которые осуществляют контроль в сфере публичных закупок, во время выполнения ими своих функций в соответствии с законодательством.

Относительно других действий УЛ, предусмотренных Законом № 922, в Примерном положении уточнено, что они должны быть установлены также трудовым договором (контрактом) или распорядительным решением заказчика.

Права УЛ

Примерное положение определяет, что УЛ, в частности, имеет право:

• проходить обучение по вопросам организации и осуществления публичных закупок, в том числе дистанционное, с помощью Интернета;
• принимать участие в планировании расходов и определении потребности в товарах, работах и услугах, которые будут закупаться;
• запрашивать и получать рекомендации и информацию от субъектов хозяйствования для планирования закупок и подготовки к проведению закупок/упрощенных закупок;
• требовать и получать от служебных лиц и подразделений заказчика информацию и документы, необходимые для выполнения задач (функций), связанных с организацией и проведением закупок/упрощенных закупок;
• принимать решения, согласовывать проекты документов, в частности проект договора о закупке в целях обеспечения его соответствия условиям процедуры закупки/упрощенной закупки, и подписывать в рамках компетенции соответствующие документы;
• инициировать создание рабочей группы из состава работников заказчика;
• подавать предложения руководителю относительно сотрудничества с централизованной закупочной организацией;
• принимать участие в совещаниях, собраниях по вопросам, связанным с выполнением его функциональных обязанностей;
• предоставлять разъяснения и консультации структурным подразделениям заказчика по вопросам, относящимся к компетенции УЛ;
• ознакомляться с документами, которые определяют права и обязанности УЛ;
• вносить предложения руководителю относительно организации закупочной деятельности;
• осуществлять другие действия, предусмотренные законодательством.

Заказчик может уточнить в положении об УЛ порядок взаимодействия УЛ с другими подразделениями заказчика, в частности определить временные границы и порядок действий.

Создание рабочей группы в помощь УЛ

Поскольку к правам УЛ относится инициатива создания рабочей группы из состава работников заказчика, в Примерном положении этому вопросу посвящен отдельный п. 2.7 и указано, что в соответствии с Законом № 922 такая рабочая группа может создаваться по решению заказчика.

В решении о создании рабочей группы заказчик определяет перечень работников, которые входят в ее состав, и УЛ, которое является председателем, если у заказчика назначено несколько УЛ, и организует работу группы.

Рабочая группа принимает участие:

• в подготовке тендерной документации, объявления о проведении упрощенной закупки и требований к предмету закупки;
• рассмотрении тендерных предложений/предложений;
• проведении переговоров в случае осуществления переговорной процедуры.

Члены рабочей группы объективно и беспристрастно рассматривают тендерные предложения/предложения и сохраняют конфиденциальность информации, которая определена участниками как конфиденциальная.

Решения рабочей группы оформляются протоколом с указанием даты и времени их принятия и имеют совещательный характер.

Следует помнить, что ответственность за проведение процедур закупок/упрощенных закупок несет только УЛ. Невзирая на это, решение рабочей группы может быть весомым доказательством правомерности принятых решений УЛ.

К обязанностям УЛ в Примерном положении отнесены основные требования Закона № 922 к его деятельности, в частности соблюдение законодательства в сфере публичных закупок, проведение процедур закупок/упрощенных закупок, обеспечение равных условий для всех участников и объективный выбор победителя. Также указано, что УЛ обязано соблюдать положение об УЛ, утвержденное заказчиком.

Ответственность УЛ

УЛ персонально отвечает за принятые им решения и совершенные действия (бездействие) в соответствии с законами Украины, за полноту и достоверность информации, которая обнародуется на вебпортале Уполномоченного органа по вопросам закупок и за нарушение требований, установленных Законом № 922 и нормативно-правовыми актами, принятыми в его исполнение.

Напомним, штрафы за нарушения в сфере публичных закупок установлены ст. 164¹⁴ КУоАП.

Итак, заказчик должен утвердить положение об УЛ как основной документ, который определяет порядок его деятельности, и предусмотреть в нем все условия осуществления такой деятельности с учетом особенностей закупок заказчика.