Обновленный отчет по ЕСВ: заполняем таблицы 5 и 6

Что такое трудовой и страховой стаж

Понятие страховой стаж введен Законом от 09.07.03 г. № 1058-IV «Об общеобязательном государственном пенсионном страховании», который вступил в силу с 1 января 2004 года. С этого времени понятие «трудовой стаж» заменено понятием «страховой стаж» и является одним из основных факторов, влияющих на размер будущей пенсии.

Итак, страховой стаж – это период, в течение которого лицо или его работодатель платили страховые взносы в Пенсионный фонд.

Согласно нормам ст. 48 КЗоТ и п. 1.1 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной совместным приказом Минтруда и соцполитики, Минюста и Минсоцзащиты населения от 29.07.93 г. № 58, трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. Записи в ней подтверждают трудовой стаж работника, но не всегда соответствуют его страховому стажу.

Общий трудовой стаж – это суммарная продолжительность работы лица в общественно-полезной деятельности, предусмотренная действующим законодательством.

Специальный трудовой стаж – это продолжительность работы в определенных отраслях народного хозяйства, в определенных условиях труда, в определенных местностях или природно-климатических условиях, по профессиям или на должностях.

Эти понятия применялись в пенсионном законодательстве для определения права на назначение пенсий по возрасту, пенсий на льготных условиях и за выслугу лет.

Страховой стаж исчисляется по данным персонифицированного учета сведений о застрахованных лицах Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования (далее – Реестр ЗЛ), а до его внедрения – на условиях действующего ранее законодательства. Так, трудовой стаж, приобретенный до 1 января 2004 года, учитывается как страховой.

Сведения из Реестра ЗЛ может получить как страхователь (за период пребывания лица в трудовых отношениях с таким страхователем), так и застрахованное лицо (за какой-либо период). Информация предоставляется в виде Индивидуальных сведений о застрахованном лице по формам ОК-5 и ОК-7, приведенным соответственно в приложениях 4 и 5 к Положению о реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования, утвержденному постановлением правления ПФУ от 18.06.14 г. № 10-1.

Форма ОК-5 составляется за какой-либо период с 2000 года и содержит сведения о заработке для начисления социальных выплат (в т. ч. доплату до МЗП). Форма ОК-7 составляется за период с 2011 года и содержит информацию о фактической зарплате, с которой уплачивается ЕСВ (в пределах максимальной величины), и страховой стаж.

Причины обновления и порядок формирования таблицы 5 Отчета

С целью предотвращения нарушений при начислении пенсий, осуществлении выплат за выслугу лет, назначении других льгот необходимо усовершенствовать ведение учета персонифицированных данных застрахованных лиц. В этом помогает новая форма таблицы 5 Отчета (приложение 4 к Порядку формирования и представления страхователями отчета относительно сумм начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденному приказом Минфина от 14.04.15 г. № 435, далее – Порядок № 435).

В таблице 5 аккумулируют данные о страховом, трудовом и специальном стаже застрахованных лиц. Записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, осуществляются согласно наименованию профессий и должностей, указанных в Национальном классификаторе ДК 003:2010 «Классификатор профессий», утвержденном приказом Государственного комитета по вопросам технического регулирования и потребительской политики от 28.07.10 г. № 327 (далее – Классификатор профессий).

Таблица 5 предназначена для регистрации застрахованных лиц в Реестре ЗЛ и подается страхователем, если в течение отчетного периода:

• был заключен или расторгнут трудовой договор или гражданско-правовой договор с застрахованным лицом (кроме предпринимателей);
• был заключен или расторгнут трудовой договор с застрахованным лицом, которое трудоустроено на новое рабочее место;
• лицо было переведено на другую должность или работу у того же страхователя;
• лицо впервые поступило на военную службу или закончило ее прохождение в порядке, установленном положениями о прохождении военной службы;
• лицу предоставлен отпуск по беременности и родам (в т. ч. лицам из числа военнослужащих, лиц рядового и начальствующего состава);
• лицу предоставлен отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста;
• лицу предоставлен отпуск по уходу за ребенком от 3 до 6 лет.

В случае возникновения хотя б одного из этих оснований в составе таблиц Отчета в орган ГФС подается таблица 5 с заполнением всех ее реквизитов.

Информация, которую не отражают в таблице 5

Речь идет о совмещении профессий (должностей), расширении зон обслуживания и исполнении обязанностей временно отсутствующего работника.

Под совмещением профессий (должностей) следует понимать выполнение работником наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительной работы по другой профессии (должности).

Под расширением зон обслуживания и увеличения объема выполняемых работ имеется в виду выполнение наряду со своей основной работой, оговоренной трудовым договором, дополнительного объема работ по одной и той же профессии или должности.

Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы – это замена работника, отсутствующего в связи с болезнью, отпуском, командировкой и по другим причинам, когда согласно действующему законодательству за ним сохраняется рабочее место (должность).

Примите во внимание: во всех этих случаях таблица 5 Отчета не формируется и не подается, так же, как и при исполнении работником обязанностей временно отсутствующего коллеги с освобождением от основной работы в случае временного перевода.

Заполнение таблицы 5

Как используется Классификатор профессий при заполнении таблицы 5?

В штатном расписании учреждения работодатель имеет право использовать производные слова к базовым профессиональным названиям работ, приведенные в приложении В к Классификатору профессий, а именно: «Бригадный», «Вице-», «Горный», «Пятый», «Главный», «Групповой», «Участковый», «Заместитель», «Сменный», «Помощник», «Ведущий», «Районный», «Стажер», «Старший», «Младший», «Ученик», «Дежурный» «Первый», «Второй», «Третий», «Четвертый», «Пятый».

Производное слово «Стажер» применяют к профессиональным названиям работ разделов «Профессионалы» и «Специалисты» на время прохождения стажировки с сохранением кода базового профессионального названия работы.

Производное слово «Ученик» применяют к профессиональным названиям работ рабочих средней квалификации на время прохождения первичной профессиональной подготовки лицами, которые приняты на работу.

В случае применения производных слов необходимо пользоваться соответствующими отраслевыми выпусками Справочника квалификационных характеристик профессий работников.

Как правильно заполнить таблицу 5 с использованием Классификатора профессий, рассмотрим на условных примерах.

Пример 1

Приказом от 13.08.18 г. № 11 работник с должности кладовщик переведен на должность заведующего складом.

Отразим это событие в таблице 5 Отчета (см. фрагмент 1).

Пример 2

Работник принят на государственную службу согласно приказу от 13.08.18 г. № 188 главным специалистом отдела обращения граждан, а приказом от 27.08.18 г. № 204 переведен на должность заведующего отделом обращения граждан.

Зафиксируем это событие в таблице 5 (см. фрагмент 2).

Кто и когда заполняет реквизит 19 «Воинское звание»?

Реквизит 19 должны заполнять только силовые ведомства (воинские части, органы полиции и т. п.). Этот реквизит заполняют относительно лица:

• которое впервые поступило на военную службу;
• которое закончило прохождение военной службы в порядке, установленном положениями о прохождении военной службы;
• которое было переведено с одной должности на другую и т. п.

Для таких лиц реквизиты 12–14 и 18 (т. е. данные, которые отражаются с использованием Классификатора профессий) не заполняют.

Какой документ необходимо указывать в реквизите 16 таблицы 5?

В таблице 5 Отчета есть реквизит 16 «Документ – основание о начале работы и отпуске, конец трудовых или гражданско-правовых отношений, перевод на другую должность». При его заполнении возникает вопрос: данные какого документа указывать в случае декретного отпуска – листка нетрудоспособности или приказа о предоставлении такого отпуска?

Обратите внимание: несмотря на то что декретный отпуск заверяется больничным, основанием для его предоставления является приказ. Поэтому, если работница идет в такой отпуск, в реквизите 16 таблицы 5 приводится название документа (например, «приказ»), его дата и номер.

Заполнение таблицы 6

Как применить КТН 14 в таблице 6 Отчета?

Таблица 6 Отчета дополнена новым кодом типа начислений (далее – КТН) 14 «Сумма разницы между размером МЗП и фактически начисленной заработной платы (дохода) за предыдущие периоды в связи с осуществлением перерасчета при увольнении работника за предыдущие периоды, связанные с уточнением дней использованного наперед отпуска (в связи со сторнированием)».

Довольно частой является ситуация, когда работнику предоставляется ежегодный отпуск за неотработанное время, со временем он увольняется, и приходится сторнировать сумму отпускных, предоставленных ему в прошлые периоды.

Если вследствие сторнирования отпускных за прошлые месяцы изменяется дополнительная база начисления ЕСВ или возникает необходимость в определении дополнительной базы, то в таблице 6 отражают такую базу с новым КТН 14.

В Порядке № 435 также прописаны правила применения КТН 13 «Сумма разницы между размером минимальной заработной платы и фактически начисленной заработной платой (доходом) за отчетный месяц».

КТН 13 используется в текущем отчетном месяце для отражения сумм за предыдущие периоды только в случае начисления за предыдущие месяцы:

• пособия по временной нетрудоспособности;
• пособия в связи с беременностью и родами.

Итак, помните, что КТН 13 применяется за текущий и прошлый периоды при расчете больничных, а КТН 14 – только за прошлый период. КТН 2 следует применять при доначислении до МЗП за прошлый период.

Пример 3

Работницу увольняют в августе 2018 года, а в феврале этого года она использовала ежегодный отпуск полной продолжительности до окончания рабочего года, за который взят отпуск.

В таком случае нужно осуществить отчисления из зарплаты за дни отпуска, предоставленные в счет неотработанной части рабочего года (ч. 1 ст. 22 Закона от 15.11.96 г. № 504/96-ВР «Об отпусках»).

Такие отчисления осуществляют из зарплаты за февраль. Соответственно возникает необходимость пересчитать такой работнице базу начисления ЕСВ за этот месяц. Если база начисления меньше, чем МЗП, то осуществляют доначисление, применяя КТН 14 (см. фрагмент 3). Зарплата за 28 дней августа составляет 3 000 грн., сторнированная сумма за дни отпуска – 1 950 грн.