Учет зарплаты и расчетов с работниками

Оплата труда от А до Я

Из этой статьи вы узнаете: какие формы документов нужно применять при начислении зарплаты работникам и как выплачивать зарплату на банковские карточки работников.

Законодательная база

Типовые формы первичной учетной документации по статистике труда утверждены приказом Госстата от 05.12.08 г. № 489 (далее – Приказ № 489), который вступил в силу с 1 января 2009 года. К ним отнесены следующие формы:

• № П-1 «Приказ (распоряжение) о приеме на работу»;
• № П-3 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска»;
• № П-4 «Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта)»;
• № П-5 «Табель учета использования рабочего времени»;
• № П-6 «Расчетно-платежная ведомость работника»;
• № П-7 «Расчетно-платежная ведомость (сводная)».

По состоянию на сегодняшний день удобные для нас формы № П-49 «Расчетно-платежная ведомость», № П-50 «Расчетная ведомость», № П-51 «Расчетная ведомость», № П-52 «Расчет заработной платы», № П-53 «Платежная ведомость», № П-54 «Лицевой счет», № П-54а «Лицевой счет», № П-55 «Накопительная карточка выработки и заработной платы», № П-56 «Накопительная карточка учета заработной платы», утвержденные приказом Минстата от 22.05.96 г. № 144, утратили силу с 01.01.09 г. вместе с приказом.

Кто отвечает за организацию бухучета в учреждении

Как определено ст. 8 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине», вопросы организации бухучета на предприятии, в учреждении, организации (далее – учреждение) относятся к компетенции его собственника (собственников) или уполномоченного органа (должностного лица) согласно законодательству и учредительным документам.

Ответственность за организацию бухучета и обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах, сохранность обработанных документов, регистров и отчетности в течение установленного срока, но не менее 3 лет, несет собственник (собственники) или уполномоченный орган (должностное лицо), который осуществляет руководство учреждением.

Учреждение самостоятельно разрабатывает систему и формы внутрихозяйственного (управленческого) учета, отчетности и контроля хозяйственных операций, определяет права работников на подписание бухгалтерских документов. Поэтому в приказе об организации бухучета учреждения нужно предусмотреть (разработать) все необходимые бланки и формы для аналитического учета начисленной и выплаченной зарплаты с обязательным отражением метода, который применяется: ручной или с помощью программного обеспечения (далее – ПО). При наличии компьютерной программы необходимо указать ее название.

Рассмотрим подробнее типовые формы № П-6 и № П-7, ведь именно за их составление отвечает бухгалтер учреждения.

Типовые формы № П-6 и № П-7

В левой части этих форм отражаются суммы начисленной зарплаты по видам оплат, все доплаты, премии, пособия и т. п., а в правой – удержания по их видам (выданный аванс, ЕСВ, НДФЛ, профсоюзные взносы, алименты, авансы в банк и т. п.) и суммы к выплате по каждому табельному номеру и в целом по структурному подразделению или учреждению.

Как было указано выше, учреждение имеет право самостоятельно разработать необходимые формы, утвердив их приказом (распоряжением) руководителя.

Обратите внимание: во время разработки форм, которые будут применяться для начисления зарплаты, нужно соблюдать требования типовых форм № П-6 и № П-7, а именно: отраженная в них информация должна давать возможность идентифицировать каждого работника и содержать данные об осуществленных ему выплатах и удержаниях.

Заметим, что типовая форма № П-6 по содержанию очень похожа на ранее действовавшую типовую форму № П-52, а типовая форма № П-7 – на типовые формы № П-49, № П-50, № П-51.

Итак, эти формы можно принять за основу для разработки собственной, назовем ее, например, расчетной ведомостью. Каким бы методом вы не рассчитывали зарплату, ручным или с помощью ПО, вы все равно используете для этого одну и ту же информацию, но фиксируете ее разным путем.

Информация, которая подлежит отражению при начислении зарплаты

Прежде всего для идентификации работников мы заносим следующие данные:

• управление, отдел, подразделение;
• идентификационный номер;
• табельный номер;
• Ф. И. О.;
• должность, категория.

В части начисления отражению подлежит следующая информация по каждому работнику отдельно (см. таблицу).

Как видим, в части начислений отражается большой объем информации, поэтому для упрощения формы каждое учреждение должно оставить в ней те виды начислений, которые применяются в этом учреждении.

В части удержаний отражению подлежит следующая информация:

1. Выдано за первую половину месяца (аванс).

2. Взносы на общеобязательное государственное социальное страхование:

• в Пенсионный фонд;
• в Фонд занятости;
• в ФСС;
• НДФЛ;
• профсоюзные взносы;
• алименты;
• аванс в банк;
• касса (подлежит выдаче).

Получив типовую форму № П-5 «Табель учета использования рабочего времени», бухгалтер переносит указанные в ней данные в расчетную ведомость и на их основании начисляет зарплату работникам учреждения.

Информирование работника о размере зарплаты и ее составляющих

Согласно ст. 110 КЗоТ и ч. 1 ст. 30 Закона от 24.03.95 г. № 108/95-ВР «Об оплате труда» при каждой выплате зарплаты собственник или уполномоченный им орган должен уведомить работника:

• об общей сумме начисленных средств с расшифровкой по видам выплат;
• размерах и основаниях отчислений и удержаний из зарплаты;
• сумме зарплаты, которая подлежит выплате.

Следует помнить: ст. 116 КЗоТ предусмотрено, что о начисленных суммах, положенных работнику при увольнении, собственник или уполномоченный им орган должен письменно уведомить работника перед выплатой этих сумм.

В Конвенции о защите заработной платы, которую приняла Международная организация труда, указано, что в случае необходимости должны быть приняты эффективные меры, чтобы удобным и легко понятным способом информировать работников об условиях начисления им зарплаты до того, как они приступят к работе, и каждый раз, когда эти условия будут меняться.

Чтобы уберечься от недоразумений с работниками, работодатель определяет лицо, которое отвечает за выдачу такой расшифровки под личную подпись. И это очень важно, ведь обращение работников по вопросам зарплаты, например, с заявлением о том, что работник не получил необходимую информацию о зарплате (а это означает, что работодатель не выполняет нормы действующего законодательства), является основанием для проведения инспекционных посещений специалистами ГУ Гоструда.

Кроме того, чтобы не давать повод к проверке органами Гоструда, надо разработать и утвердить приказом (распоряжением) руководителя форму, по которой работника будут информировать об общей сумме начисленных средств с расшифровкой по видам выплат; размерах и основаниях отчислений и удержаний из зарплаты, а также сумме зарплаты, надлежащей к выплате.

Обычно субъекты хозяйствования, использующие наемный труд, применяют расчетный лист (см. образец 1).

Для фиксации подписей можно завести Журнал о получении расчетного листа. Правда, это удобно, если штатная численность работников небольшая. Если же управлений, отделов (подразделений) много, целесообразнее разработать и распечатывать ежемесячно по каждому из них Ведомость о получении расчетного листа, где будет указано:

• № п/п;
• Ф. И. О.;
• дата получения;
• личная подпись лица, получившего его.

Выплата зарплаты

Сроки выплаты

Сроки и периодичность выплаты зарплаты работникам определены в ст. 115 КЗоТ и ст. 24 Закона от 24.03.95 г. № 108/95-ВР «Об оплате труда».

Зарплата выплачивается работникам регулярно в рабочие дни в сроки, установленные коллективным договором или нормативным актом работодателя, согласованным с профсоюзной организацией или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом. Срок выплаты зарплаты – не реже двух раз в месяц через промежуток времени, не превышающий 16 календарных дней, и не позже 7 дней после окончания периода, за который осуществляется выплата.

Итак, предельные сроки выплаты зарплаты – нe позже 22-го числа за первую половину текущего месяца и не позже 7-го чиcла следующего месяца – за вторую половину.

Важно: если день выплаты зарплаты совпадает с выходным, праздничным или нерабочим днем, зарплата выплачивается накануне.

Обратите внимание: размер зарплаты за первую половину месяца определяется колдоговором или нормативным актом работодателя, согласованным с профсоюзом, и не может быть меньше, чем оплата за фактически отработанное время из расчета тарифной ставки (должностного оклада) работника. То есть аванс должен составлять не менее 50 % ставки (оклада) работника за этот месяц. При начислении аванса не учитываются надбавки, премии и другие доплаты, предусмот­ренные законодательством, выплата которых может осуществляться в сроки, установленные для выплаты зарплаты по итогам месяца.

Выплата зарплаты на банковские платежные карточки

Бюджетные учреждения и организации могут выплачивать зарплату как через кассу учреждения, так и с помощью личных банковских карточных счетов работников. Второй способ более удобный и выгодный и для бюджетного учреждения, и для работников, ведь:

• учреждение отказывается от инкассации средств в части зарплаты, очередей возле кассы в дни ее выдачи и не несет расходов, связанных с выдачей зарплаты;
• работники могут не выходить на работу в дни выдачи зарплаты (находясь, например, в отпуске, на больничном, имея выходной), с помощью карточки могут осуществлять покупки в магазине и использовать средства по собственному усмотрению.

На текущие счета в национальной валюте физ­лиц-резидентов зачисляются следующие средства (п. 7.10 Инструкции о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранных валютах, утвержденной постановлением Правления НБУ от 12.11.03 г. № 492, далее – Инструкция № 492):

• оплата труда, государственная помощь и социальные выплаты, которые осуществляются за счет средств фондов общеобязательного государственного социального страхования, материальная помощь работникам, возмещение расходов собственных средств в командировке, авторские гонорары, премии, призы, полученные от юрлица-резидента и представительства юрлица-нерезидента (в том числе наличные средства, полученные в Украине как авторское вознаграждение, при условии предъявления авторского договора (договора о передаче права на использование произведения), заключенного согласно ст. 33 Закона от 23.12.93 г. № 3792-XII «Об авторском праве и смежных правах», и свидетельства о регистрации авторского права на произведение согласно ч. 5 ст. 11 этого Закона, копии которых уполномоченный работник банка должен направить в документы дня банка);
• доход (прибыль), полученный от осуществления предпринимательской деятельности на территории Украины, перечисленный с собственного текущего счета, открытого для осуществления предпринимательской деятельности, после уплаты налогов, сборов и других платежей, предусмотренных законодательством;
• возмещенные/направленные Фондом гарантирования вкладов физических лиц при осуществлении процедуры ликвидации банка;
• возмещение ущерба, причиненного работникам вследствие увечья;
• за реализованное собственное имущество, за исключением средств, полученных от осуществления инвестиций в Украину;
• полученные в порядке наследования;
• полученные на основании решений судов или решений других органов (должностных лиц), которые подлежат принудительному испол­нению;
• возвращенные излишне уплаченные суммы налогов и сборов;
• возмещение страховых сумм;
• за погашенные именные сберегательные (депозитные) сертификаты банка, в котором открыт этот счет;
• с собственных текущих и вкладных (депозитных) счетов, открытых для собственных нужд;
• перечисленные с собственных инвестиционных счетов;
• от продажи на МВРУ инвалюты с собственного текущего валютного счета;
• средства, которые были ранее сняты наличностью владельцем со счетов и не использованы. Такие средства могут быть зачислены на этот счет в сумме, не превышающей ранее снятой, и только до окончания действия открытой визы, а в случае безвизового въезда в Украину – до окончания срока законного пребывания в Ук­раине;
• средства, которые были ранее ошибочно (излишне) перечислены с этого счета. Указанные средства зачисляются на этот счет в сумме, не превышающей ранее перечисленной;
• возвращенные согласно договору, которые были ранее размещены в банках на условиях субординированного долга;
• сумма процентов, начисленных по остатку средств на собственном текущем и вкладном (депозитном) счетах.

Обратите внимание: наличность зачисляется на счет при наличии подтверждения источников происхождения этих средств (копии подтверждающих документов остаются в документах дня банка).

С текущих счетов в национальной валюте физ­лиц-резидентов по распоряжению владельца или по его поручению проводятся следующие операции (п. 7.11 Инструкции № 492):

• выдача средств наличностью;
• выдача платежных документов для осуществления безналичных расчетов;
• перечисление с целью осуществления расчетов за покупку товара, получение услуг на территории Украины;
• уплата налогов и сборов;
• уплата страховых и членских взносов;
• осуществление платежей по возмещению расходов судебным, следственным, нотариальным и другим полномочным органам;
• перечисление на текущий или вкладной (депозитный) счет другого физлица;
• перечисление на собственные текущие (в т. ч. инвестиционные) и вкладные (депозитные) счета;
• перечисление за покупку инвалюты на МВРУ с целью ее перевода за границу согласно нормативно-правовому акту НБУ, регулирующему осуществление за пределы Украины переводов физлиц по текущим валютным неторговым операциям;
• перечисление для осуществления расчетов за именные сберегательные (депозитные) сертификаты этого банка;
• возврат ошибочно (излишне) полученных средств. Указанные средства перечисляются с этого счета в сумме, не превышающей ранее полученную;
• перечисление средств для размещения в банках Украины на условиях субординированного долга с дальнейшим учетом этих средств в капитал банка;
• перечисление благотворительного взноса на текущий счет благотворительной организации.

Выбор банка для зарплатного проекта

Согласно Порядку проведения конкурсного отбора банков, через которые осуществляется выплата пенсий, денежной помощи и заработной платы работникам бюджетных учреждений, утвержденному постановлением КМУ от 26.09.01 г. № 1231, Минфин проводит заседание конкурсной комиссии по определению уполномоченных банков, через которые будут выплачиваться пенсии, денежная помощь и зарплата бюджетникам.

Итак, бюджетному учреждению необходимо выбрать банк, с которым оно заключит договор на обслуживание зарплатного проекта. При этом следует учесть:

• стоимость обслуживания этого проекта;
• стоимость услуг за обслуживание карточных счетов работников;
• количество отделений и банкоматов и их расположение в местности, где находится учреждение;
• желание работников доверять тому или иному банковскому учреждению.

Чтобы предотвратить возникновение конфликтных ситуаций, рекомендуем вам проанализировать вышеперечисленные показатели наиболее удобных, на ваш взгляд, банков и на общем собрании путем голосования выбрать именно тот банк, который устроит большинство работников. Результаты голосования необходимо отразить в протоколе общего собрания.

Определенное количество работников все-таки может настаивать на выборе другого банка, и на это они имеют право. Однако они должны выбрать банк лишь из перечня победителей конкурса, определенного Минфином на соответствующий период.

После выбора банка учреждению надо подготовить и подать пакет документов для заключения договора о расчетном кассовом обслуживании при выдаче зарплаты с использованием пластиковых карточек (зарплатный проект). В договоре прописываются права, обязанности и ответственность сторон, в том числе и порядок выдачи зарплаты работникам с использованием карточек.

Требования к пакету документов и порядок обслуживания собственных клиентов банки разрабатывают самостоятельно на основании действующего законодательства, поэтому они могут отличаться в зависимости от выбранного банка.

Условия получения работниками пластиковых карточек тоже разные, поэтому при подписании зарплатного проекта нужно указать удобный способ их получения. Главное – предоставить банку корректную информацию о работниках: Ф. И. О., идентификационный и табельный номера.

Обслуживание зарплатного проекта

В сроки, определенные договором между банком и учреждением, на основании платежного поручения орган Госказначейства зачисляет на банковский счет наличность для выплаты зарплаты.

В согласованные с банком сроки учреждение передает банку ведомость распределения зарплаты, которая должна содержать информацию, позволяющую идентифицировать работников (это может быть Ф. И. О., табельный номер, идентификационный номер, номера пластиковых карточек). На основании полученной ведомости и средств банк зачисляет зарплату на индивидуальные карточные счета работников.

Контроль за объемом начисленной зарплаты

Согласно ст. 23 Бюджетного кодекса (далее – БК) какие-либо бюджетные обязательства и платежи из бюджета осуществляются только при наличии соответствующего бюджетного назначения, если иное не предусмотрено законом о Госбюджете Украины.

Внимание! Руководители бюджетных учреждений содержат численность работников, военнослужащих, лиц рядового и начальствующего состава, полицейских и осуществляют фактические расходы на зарплату (денежное обеспечение), включая расходы на премии и другие виды поощрений или вознаграждений, материальную помощь, только в пределах фонда зарплаты (денежного обеспечения), утвержденного для бюджетных учреждений в сметах (ст. 51 БК).

Поэтому нужно тщательно отслеживать объем начисленных обязательств по зарплате и при необходимости вносить предложения относительно сметы учреждения с учетом требований ст. 23 и 52 БК.

Согласно ст. 55 БК расходы на оплату труда работников бюджетных учреждений и начисления на зарплату относятся к защищенным расходам, объем которых не может изменяться при сокращении утвержденных бюджетных назначений.

Казначейское обслуживание бюджетных средств

Обслуживание государственного и местных бюджетов проводит Госказначейство (ст. 43 БК).

Казначейское обслуживание бюджетных средств предусматривает:

• расчетно-кассовое обслуживание распорядителей и получателей бюджетных средств, а также других клиентов согласно законодательству;
• контроль за осуществлением бюджетных полномочий при зачислении поступлений бюджета, взятии бюджетных обязательств распорядителями бюджетных средств и осуществлении платежей по этим обязательствам;
• ведение бухучета и составление отчетности об исполнении бюджетов с соблюдением НП(С)БУ и других нормативно-правовых актов Минфина;
• осуществление других операций с бюджетными средствами.

В органах, осуществляющих казначейское обслуживание бюджетных средств, бюджетным учреждениям открываются счета в установленном законодательством порядке.

Чтобы работники бюджетного учреждения получили зарплату, важно не только ее начислить, но и надлежащим образом составить документы, которые применяются в процессе казначейского обслуживания распорядителей средств государственного и местных бюджетов. Ведь в случае неправильного оформления платежных документов органы Госказначейства обязаны отказать в проведении платежей, а это приведет к задержке в осуществлении указанных расходов.

Общие положения о взятии, регистрации и учете бюджетных обязательств распорядителей и получателей бюджетных средств в органах Госказначейства определены БК, а процедуры:

• Порядком регистрации и учета бюджетных обязательств распорядителей бюджетных средств и получателей бюджетных средств в органах Государственной казначейской службы Украины, утвержденным приказом Минфина от 02.03.12 г. № 309 (далее – Порядок № 309);
• Порядком казначейского обслуживания государственного бюджета по расходам, утвержденным приказом Минфина от 24.12.12 г. № 1407.

Итак, для выплаты зарплаты работникам в Госказначейство следует представить (п. 2.4 Порядка № 309):

• Реестр бюджетных финансовых обязательств распорядителей (получателей) бюджетных средств на бумажных (в двух экземплярах) и электронных носителях по форме приложения 2 к Порядку № 309;
• удостоверенные в установленном порядке оригиналы документов (или их копии), подтверждающие факт взятия бюджетного и бюджетного финансового обязательств.

Важно: в случае применения системы дистанционного обслуживания «Клиент казначейства – Казначейство» между распорядителями (получателями) бюджетных средств и органами Казначейства осуществляется обмен документами в электронном виде, в том числе электронными документами.

То есть регистрация бюджетных обязательств в электронной форме осуществляется путем внесения данных о бюджетных обязательствах и бюджетных финансовых обязательствах распорядителей (получателей) бюджетных средств в систему Госказначейства средствами элект­ронного документооборота с использованием электронной цифровой подписи согласно Законам от 22.05.03 г. № 851-IV «Об электронных документах и электронном документообороте» и от 22.05.03 г. № 852-IV «Об электронной цифровой подписи».

При начислении и выплате зарплаты необходимо соблюдать действующее законодательство, постоянно проводить мониторинг изменений и нововведений в нормативные документы.

Работодатель должен выплатить зарплату работнику за выполненную работу согласно условиям трудового и коллективного договоров, но вместе с тем он должен уберечь себя от ошибок при исполнении своих обязанностей. В этом вам помогут наши советы и консультации специалистов министерств и специалистов-практиков, которые так нужны при постоянных изменениях.

Об отражении операций по начислению и выплате зарплаты в бухучете читайте в «Начисление и выплата зарплаты: нюансы учета», а здесь приведем образец Рабочего плана счетов, связанных с зарплатой (каждым учреждением такой план разрабатывается самостоятельно и утверждается как приложение к приказу об организации бухучета). Детализация необходима для проведения анализа расходов на зарплату и составления отчетности).