Первичные документы и учетные регистры
В консультации рассмотрим, на основании каких первичных документов отражаются операции по движению денежных средств и в каких учетных регистрах необходимо аккумулировать соответствующую информацию.
Общие положения
Основанием для бухучета хозяйственных операций являются первичные документы. Для контроля и упорядочения обработки данных на основании первичных документов могут составляться сводные учетные документы (ст. 9 Закона № 996).
Первичные и сводные учетные документы могут быть составлены в бумажной или электронной форме и должны иметь следующие обязательные реквизиты: название документа (формы); дату составления; название предприятия, от имени которого составлен документ; содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции; должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления; личную подпись или другие данные, которые дают возможность идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении операции.
Согласно п. 2.4 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88 (далее – Положение № 88), в зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.
Первичные документы составляются на бланках типовых и специализированных форм, утвержденных соответствующим органом государственной власти (п. 2.7 Положения № 88). Документирование хозяйственных операций может осуществляться с использованием изготовленных самостоятельно бланков, которые должны содержать обязательные реквизиты или реквизиты типовых или специализированных форм.
Активы учреждения в форме денежных средств включают наличность в кассе, денежные средства на счетах в банках, денежные средства на счетах в органах Казначейства, другие средства, полученные краткосрочные векселя (п. 2.1 Порядка бухгалтерского учета отдельных активов и обязательств бюджетных учреждений и внесения изменений в некоторые нормативно-правовые акты по бухгалтерскому учету бюджетных учреждений, утвержденного приказом Минфина от 02.04.14 г. № 372, далее – Порядок № 372).
Оформление и ведение кассовых операций в учреждении, прием наличности и расчет лимита кассы осуществляются в соответствии с законодательством. А кассовые операции оформляются соответствующими документами, формы которых приведены в приложениях к Положению о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденному постановлением Правления НБУ от 29.12.17 г. № 148.
В материале «Кассовые операции в бюджетных учреждениях: первичные документы составляем вместе» мы подробно рассмотрели порядок заполнения кассовых первичных документов в соответствии с действующим законодательством. Поэтому в настоящий момент мы расскажем, на основании каких первичных документов проводятся безналичные операции.
На основании каких первичных документов осуществляется движение денежных средств?
Ответить на этот вопрос нам помогут Методические рекомендации относительно перечня подтверждающих документов для регистрации бюджетных обязательств, бюджетных финансовых обязательств и проведения платежей, утвержденные приказом Госказначейства от 29.04.13 г. № 68 (далее – Методрекомендации № 68).
Практически вся деятельность бюджетного учреждения связана с денежными средствами. Операции по их расходованию осуществляются согласно нормам в зависимости от подчинения:
- Порядка казначейского обслуживания местных бюджетов, утвержденного приказом Минфина от 23.08.12 г. № 938;
- Порядка казначейского обслуживания государственного бюджета по расходам, утвержденного приказом Минфина от 24.12.12 г. № 1407.
Методрекомендации № 68 определяют перечень подтверждающих документов, которые предоставляются распорядителями (получателями) бюджетных средств на стадиях регистрации бюджетных обязательств, бюджетных финансовых обязательств и проведения платежей. Этот перечень структурирован по КЭКР. Мы же возьмем из него те первичные документы, которые являются основанием для отражения в регистрах бухучета, а именно:
- накладная;
- товарно-транспортная накладная;
- счет-фактура;
- акт приемки-передачи предоставленных услуг, акт выполненных работ;
- акт предоставленных услуг/выполненных работ;
- заявка на выдачу наличности;
- реестр Отчетов об использовании средств, выданных на командировку или под отчет;
- акт приобретения материальных ценностей;
- реестр накладных (в случае обслуживания централизованной бухгалтерией);
- расчет иностранной валюты в эквиваленте к национальной валюте;
- смета на выполнение работ по текущему ремонту;
- справка о стоимости выполненных строительных работ и расходов (примерная форма № КБ-3) и др.
Какие учетные регистры заполняются на основании первичных документов?
Основанием для отражения в учетных регистрах бухучета средств, полученных на имя учреждения и зачисленных на лицевые, регистрационные, специальные регистрационные счета, другие счета, открытые в органах Казначейства, или текущие счета, открытые в учреждениях банков, являются банковские выписки, которые предоставляются территориальным органом Госказначейства, где обслуживается бюджетное учреждение, и другими банками при наличии открытых текущих счетов.
В течение месяца все хозяйственные операции накапливаются в мемориальных ордерах и других учетных регистрах, типовые формы которых утверждены приказом Минфина от 08.09.17 г. № 755 (далее – Приказ № 755), и карточках и книгах аналитического учета, формы которых утверждены приказом Минфина от 29.06.17 г. № 604 (далее – Приказ № 604).
Мемориальные ордера
Все мемориальные ордера (далее – МО) и другие учетные регистры, утвержденные Приказом № 755, выписываются с соблюдением требований, установленных Порядком составления типовых форм мемориальных ордеров и других учетных регистров субъектов государственного сектора, утвержденным Приказом № 755.
Наличные операции отражаются в МО № 1 «Накопительная ведомость по кассовым операциям». Эта ведомость применяется для обработки отчетов кассиров в целях систематизации оборотов в кассе за текущий месяц. Каждый отчет кассира заносится в накопительную ведомость по соответствующим субсчетам одной строкой, то есть записываются все обороты в кассе по поступлению и расходованию средств по дебету или кредиту соответствующих субсчетов счета 2211 «Наличные средства и их эквиваленты».
|
Внимание! Если субъект госсектора осуществляет кассовые операции в национальной и иностранной валюте, накопительные ведомости по кассовым операциям составляются отдельно для каждого вида валюты и нумеруются соответственно № 1-1, № 1-2 и т. д. |
По кассовым операциям по субсчету 2212 «Наличность в иностранной валюте» по каждому отчету кассира осуществляются записи отдельными строками в национальной и иностранной валюте, которая применялась для кассовой операции. В графе «№ п/п» такие записи отражаются по одному порядковому номеру.
Поскольку операции по поступлению наличных средств с регистрационных (текущих) счетов в кассу субъекта госсектора и по внесению наличности из кассы на регистрационные (специальные регистрационные, текущие) счета также отражаются в МО № 2 или № 3, при переносе итогов движения средств в кассе из накопительной ведомости в книгу «Журнал-Главная» (типовая форма утверждена Приказом № 755) эти обороты исключаются.
Безналичные операции по общему фонду приводятся в МО № 2 «Накопительная ведомость движения денежных средств общего фонда на счетах, открытых в органах Государственной казначейской службы Украины (банках)». МО № 2 используется для отражения в учете операций по поступлению на счет субъекта госсектора ассигнований и осуществления кассовых расходов общего фонда, то есть выборки по поступлению и расходованию средств с регистрационных, других счетов в органах Госказначейства (текущих счетов – в банках).
Накопительные ведомости составляются отдельно по каждому регистрационному (другому, текущему) счету субъекта госсектора, то есть при наличии нескольких счетов в органах Госказначейства (банках), открытых на имя субъекта госсектора, и нумеруются соответственно № 2-1, № 2-2, № 2-3 и т. д. Операции по движению средств общего фонда в инвалюте оформляются отдельными МО по видам валют.
Записи в накопительные ведомости осуществляются на основании ежедневных выписок из регистрационных (других, текущих) счетов, открытых в органах Госказначейства (банках), с добавлением к ним подтверждающих документов (платежных поручений и т. п.).
Для отражения движения денежных средств в инвалюте на счетах в банках (субсчет 2311 «Текущие счета в банке») по каждой выписке банка записи осуществляются в МО № 2 отдельными строками в национальной и иностранной валюте. В графе «№ п/п» такие записи отражаются по одному порядковому номеру.
По специальному фонду составляется МО № 3 «Накопительная ведомость движения денежных средств специального фонда на счетах, открытых в органах Государственной казначейской службы Украины (банках)». Он используется для отражения в учете операций по поступлению на счет субъекта госсектора доходов и осуществления кассовых расходов спецфонда, то есть выборки по поступлению и расходованию средств спецфонда с регистрационных (текущих) счетов в органах Госказначейства (банках).
Как и МО № 2, этот ордер составляется отдельно по каждому регистрационному (текущему) счету и нумеруется № 3-1, № 3-2, № 3-3 и т. д. А операции по движению средств спецфонда в инвалюте оформляются отдельными МО по видам валют.
Записи операций в МО № 3 делаются на основании ежедневных выписок с регистрационных (текущих) счетов, открытых в органах Госказначейства (банках), с добавлением к ним подтверждающих документов (платежных поручений и т. п.).
Карточки и книги аналитического учета
Аналитический учет (грец. analitykos – соответствующий) – система бухгалтерских записей, которая дает подробные сведения о движении хозяйственных средств; предназначается для оперативного руководства хозяйством и составления отчетности; строится по каждому синтетическому счету отдельно.
Карточки и книги аналитического учета составляются с соблюдением требований Порядка составления карточек и книг аналитического учета субъектами государственного сектора, утвержденного Приказом № 604.
Перечень карточек аналитического учета и данные, подлежащие отражению в них, приведем в таблице.
|
№ п/п |
Наименование учетного регистра |
Информация, подлежащая отражению, и нюансы заполнения |
|
1 |
2 |
3 |
|
1 |
Карточка аналитического учета наличных операций |
Операции с наличностью в кассе субъекта госсектора в разрезе кодов бюджетной классификации и видов поступлений (отдельно по общему и специальному фондам и видам поступлений спецфонда). Карточка открывается ежемесячно, в разрезе КЭКР и видов поступлений. Записи в ней осуществляются на основании каждого отчета кассира |
|
2 |
Карточка аналитического учета кассовых расходов |
Карточка ведется в разрезе КЭКР. По каждому коду программной классификации расходов и кредитования госбюджета или программной классификации расходов и кредитования местных бюджетов, по общему и специальному фондам, по каждому виду поступлений спецфонда составляются отдельные карточки. В централизованных бухгалтериях для субъектов госсектора, которые ими обслуживаются, составляются отдельные карточки по каждому субъекту госсектора в разрезе указанных параметров и общая карточка по всем субъектам госсектора, которые обслуживаются. Карточка открывается ежемесячно и заполняется ежедневно бухгалтером на основании выписки органа Госказначейства (банка). Суммы возобновленных кассовых расходов записываются на обратной стороне карточки |
|
3 |
Карточка аналитического учета фактических расходов |
Записи о суммах фактических расходов субъекта госсектора осуществляются на основании данных МО. Суммы возобновленных фактических расходов приводятся на обратной стороне карточки |
|
4 |
Карточка аналитического учета открытых (выделенных) ассигнований |
Карточка ведется отдельно по общему и специальному фондам бюджета. Открывается на год. В строке «Утверждено сметой на год» указываются сметные назначения. В течение года этот показатель может корректироваться на основании изменений, которые вносятся в сметы в установленном законодательством порядке. Записи об открытых (выделенных) ассигнованиях и доходах спецфонда, которые поступили от субъектов госсектора вышестоящего уровня, осуществляются на основании выписок органа Госказначейства (банка) со счетов открытых ассигнований, личных, регистрационных (текущих) счетов, открытых в органах Госказначейства (банках). Суммы, на которые уменьшаются открытые (выделенные) ассигнования, записываются со знаком «–» или чернилами красного цвета, а в случае автоматизированного учета – только со знаком «–». Ежемесячно в карточке рассчитываются итог ассигнований за месяц, всего ассигнований с начала года и остаток годовых бюджетных назначений |
|
5 |
Книга аналитического учета открытых ассигнований (перечисленных средств) субъектам государственного сектора нижестоящего уровня |
Книга используется субъектами госсектора и централизованными бухгалтериями для аналитического учета открытых ассигнований (перечисленных средств) субъектам госсектора нижестоящего уровня. Ведется в разрезе КЭКР. Открывается на год в разрезе субъектов госсектора нижестоящего уровня. По каждому коду программной классификации расходов и кредитования госбюджета или программной классификации расходов и кредитования местных бюджетов заводится отдельная книга |
|
6 |
Книга аналитического учета ассигнований и взятых обязательств |
Книга предназначена для регистрации взятых субъектами госсектора обязательств (размещение заказа, заключение договора, приобретение товаров, услуг, работ) в соответствии с бюджетными ассигнованиями и контролем за соответствием взятых обязательств бюджетным ассигнованиям. Ведется отдельно по общему и специальному фондам сметы |
|
7 |
Карточка аналитического учета капитальных расходов |
Информация о приобретении необоротных активов (в т. ч. земли, нематериальных активов и т. п.), строительстве (приобретении), модернизации, реконструкции, реставрации и капремонте зданий, сооружений и объектов и сопроводительных работах, которые в соответствии с ДБН являются составной частью общей стоимости указанных работ, расходов по найму транспорта для строительных работ и капремонта зданий |
|
8 |
Карточка аналитического учета доходов от реализации продукции (работ, услуг) |
Карточка ведется по видам доходов: плата за услуги, которые предоставляются бюджетными учреждениями согласно их основной деятельности; от дополнительной (хозяйственной) деятельности; плата за аренду имущества бюджетных учреждений; от реализации в установленном порядке имущества (кроме недвижимого имущества). Открывается на год. В строку «Утверждено сметой на год» записывается годовая сумма плановых поступлений. В течение года этот показатель может корректироваться на основании изменений, которые вносятся в сметы в установленном законодательством порядке. Записи относительно начисленных доходов от реализации продукции (работ, услуг) делаются на основании первичных документов по каждому контрагенту и по видам доходов. Записи относительно полученных доходов от реализации продукции (работ, услуг) вносятся на основании выписок органа Госказначейства (банка) с регистрационных (текущих) счетов, открытых в органах Госказначейства (банках) |
|
9 |
Карточка аналитического учета финансовых доходов (процентов, роялти, дивидендов) |
Информация по видам финансовых доходов: проценты, роялти, дивиденды. Записи о начисленных финансовых доходах осуществляются на основании первичных документов по каждому виду таких доходов |
Карточки открываются и ведутся при наличии хозяйственных операций, которые подлежат отражению в учетных регистрах.
В карточках практически дублируется информация, которая отражается в МО в течение отчетного месяца, но на основании МО осуществляются записи в книге «Журнал-Главная», поскольку она предназначена для регистрации всех МО субъекта госсектора. Одновременно с помощью карточек аналитического учета очень удобно проверить правильность отражения хозяйственных операций в книге «Журнал-Главная», а также заполнить бюджетную отчетность.
Комментарии к материалу