Относится ли к обязанностям бухгалтера определять, что произошло с объектом основных средств – улучшение или ремонт?

В практической деятельности бухгалтера возникают сложности и проблемы с отражением хозяйственных операций, связанных с улучшением объекта основных средств (далее – ОС) и его ремонтом. Что вообще об этих мероприятиях должен знать бухгалтер и какова его ответственность?

Существуют общие правила, которые касаются отражения абсолютно всех хозяйственных операций. Такие операции являются следствием конкретных действий должностных лиц, результатов деятельности бюджетного учреждения и должны подтверждаться документально.

Конечно, при любых обстоятельствах основанием для отражения хозопераций в бухучете являются первичные документы, фиксирующие факт их осуществления. При этом бюджетные учреждения могут использовать первичные документы как общеустановленной формы, так и разработанной самостоятельно. Единственная рекомендация: разработанные формы должны содержать все обязательные реквизиты, присущие первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине», далее – Закон № 996; п. 3.4 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88, далее – Положение № 88).

В случае осуществления бюджетной операции по созданию, улучшению ОС или их ремонту не всегда бухгалтеру легко определиться, куда отнести те или иные расходы: капитализировать их или списать. А для этого он должен быть ознакомлен с соответствующими нормативными актами, различать такие понятия, как создание объекта, ремонт, модернизация, реконструкция и т. п., знать перечень первичных документов, подтверждающих их выполнение.

К сожалению, не все понятия, на которые имеется ссылка в НП(С)БУГС 121 и Методрекомендациях к нему, имеют нормативное основание в других актах законодательства, которое бы полностью раскрывало их сущность и четко давало ответ. Но в любом случае бухгалтерской службе в рамках своих полномочий и ответственности необходимо заранее подготовиться к таким специфическим хозяйственным операциям, которые требуют профессиональных знаний исходя из требований законодательства (ст. 8 Закона № 996; пп. 7 п. 13 Типового положения, утвержденного постановлением КМУ от 26.01.11 г. № 59) относительно обеспечения организации бухгалтерского учета.

В частности, следует подать руководителю бюджетного учреждения предложения (с учетом отраслевых особенностей) относительно закрепления конкретных структурных подразделений и их должностных лиц за конкретными направлениями: планирование, движение, изменение состояния необоротных активов (поступление, эксплуатация, улучшение, ремонт, техническое обслуживание, выбытие и т. п.) и определение в должностных инструкциях ответственности за:

• организацию и управление соответствующим направлением деятельности;
• документальное оформление деятельности по выполнению работ, услуг, получению материальных ценностей, их улучшению и/или ремонту, техническому обслуживанию объектов необоротных активов;
• составление, подписание и предоставление бухгалтерской службе в установленные правилами документооборота сроки соответствующих документов, в том числе расчетов к смете относительно приобретения, улучшения, ремонтов ОС;
• определение результатов ликвидации (замены) объектов;
• осуществление контроля за сохранением и эффективным использованием необоротных активов и т. п.

Лучше вообще создать специальную комиссию в учреждении для определения видов работ и услуг, связанных с улучшением и ремонтом необоротных активов, их вводом (выводом) в эксплуатацию, или возложить такие полномочия на инвентаризационную комиссию (рабочую инвентаризационную комиссию). Соответствующие выводы, предоставленные ею, будут служить основанием для принятия решения руководителем бюджетного учреждения относительно планирования соответствующих расходов, их осуществления, документирования, списания и т. п.