Как уменьшить свалившийся на меня объем работы и снизить рабочую нагрузку на всех работников финансовой службы? - авторское видение Ольги Шевченко
Текст ЭССЕ изложен в оригинале:
Сьогодні більшість українців турбує питання виживання, де та як працювати не наражаючи себе на небезпеку. З початком цієї жахливої війни наше підприємство не працювало більше ніж півроку. І тому, коли керівництво прийняло рішення відновити роботу підприємства, ми раділи, що є робота і прагнули щоб її ставало більше і була вона безпечною.
Життя продовжується і ми маємо бути сильними, та навіть у цих складних умовах ми маємо право на гідне життя, роботу та розвиток.
Наш світ змінився і люди, і бізнес для виживання вимушені переосмислити свої цілі, сформувати нове бачення, змінити пріоритети виходячи з обставин, в яких опинилися. Насправді визначення цілей є головним, бо саме вони є джерело наших прагнень, це те, що надихає та спонукає до дії.
Фінансова і бухгалтерська служба підприємства є його вагомою складовою, яка приймає та переробляє інформацію, що входить та випускає її далі у вигляді аналітики, яка має задовольнити в першу чергу власників бізнесу і бути достатньою для прийняття ними управлінських рішень. Саме тому, виходячи з свого досвіду, вважаю, що будь який керівник фінансової служби, головний бухгалтер, в першу чергу, має з’ясувати, а яких цілей власники (їх бізнес) прагнуть досягти. Основні питання, на які я, як головний бухгалтер, маю отримати відповіді від власника та керівника підприємства для формування цілей для себе та свого підрозділу, є такі:
- Чого саме власники та керівництво підприємства очікують від фінансової та бухгалтерської служби, на який результат сподіваються?
- Які кейси, яка інформація є для них пріоритетною, яка першочерговою, які критерії, фактори є важливими та підлягають постійному моніторингу?
- На підставі якої аналітики будуть прийматися бізнес – рішення, щодо розвитку підприємства?
- Яку аналітичну інформацію, як часто, у якому вигляді вони сподіваються отримувати від фінансової та бухгалтерської служби?
Я вважаю, що саме відповіді на ці питання, дозволяють мені визначити чіткі цілі для себе та сформувати завдання для моїх підлеглих. Не менш важливим є чітке фіксування компетенцій та функціоналу моїх та моєї команди. Я маю визначити пріоритети для себе та сфокусуватися на пріоритетних завданнях.
Звісно бухгалтерська служба виконує безліч завдань, які мають рутинний характер, а саме складання та обробка первинних документів, нарахування заробітної плати, розрахунки з контрагентами, банківські операції, ведення належного обліку та відображення всіх господарських операцій і т.п. Але від якості цієї роботи, її організації, залежить якість підготовки як фінансових та податкових звітів, так і звітів для керівництва та власників, на підставі яких і приймаються управлінські рішення. Тобто від роботи фінансової та бухгалтерської служби залежить фінансове благополуччя та розвиток підприємства.
Будучи головним бухгалтером та керівником бухгалтерської служби звісно я визначала цілі, ставила задачі підлеглим, які за своїм функціоналом їх виконували, та контролювала їх виконання. Однак навантаження на мене зростало, відповідальність також. Бажання все встигнути виконати вчасно та й якомога краще призводить до такого стану, коли відчуваєш себе виснаженим. І тоді приходить розуміння та потреба делегування повноважень. Так, до цього потрібно дійти, бо процес делегування, це не лише постановка завдань, а й передача фунціоналу, повноважень та відповідальності.
Делегування це складний процес, який вимагає від мене як від керівника більш детальної поробки та чіткого формування цілей, кінцевого результату, визначення проміжних результатів, розробки інструкції, визначення виконавця, з врахуванням його здібностей та мотивації, забезпечення його відповідними ресурсами та інструментарієм. Саме це дозволяє вивільнити свій час для вирішення більш масштабних питань та дає можливість сконцентруватися на більш важливих завданнях. Приходить розуміння, що без належного делегування не можливий, а ні твій власний розвиток, а ні розвиток твоїх підлеглих. При делегуванні я вивільняю час для свого розвитку, а також стимулюю працівників до розвитку, до навчання, бо вони вимушені це робити для того щоб виконувати те, що їм делеговано. Звісно не можливо делегувати все, особливо ті завдання, які є терміновими та потребують швидкого вирішення.
Сучасний бухгалтер живе в жорсткому режимі, що складається з великих обсягів важливої інформації, термінів, що спливають, і невідкладних завдань. Звичайний ритм життя - це термінові платежі, погодження договорів, заповнення документів, підготовка звітів, робота з податковою та інше. А ще і необхідність підвищувати свою кваліфікацію і щодня відслідковувати зміни в законодавстві. І ти розумієш, що не витримуєш таке навантаження та не встигаєш в цьому божевільному темпі виконувати всі завдання. Приходить усвідомлення, що час — найцінніший з активів, бо його, а ні збільшити, а ні зменшити, він фіксований (24 години на добу) і не має сили ним управляти, він плинний та не відновлювальний.
На допомогу приходить «тайм-менеджмент». Класично це набір певних практик, технік та правил, які повинні допомогти бути ефективнішим. Я впевнена, що багато хто на шляху свого розвитку та професійного зростання звертався до тайм-менеджменту, хоча цей вираз не зовсім вірний, бо час не керований ресурс, а тому можна лише управляти власною ефективністю та собою в межах того часу, що в нас є. Застосовуючи різноманітні схеми та практики, я зіткнулася з тим, що не всі з них були результативними особисто для мене. Відверто, я розумію, що в цьому напрямку мені ще потрібно розвиватися. Але я зрозуміла, що маю управляти собою в часі за своїми правилами, які підходять під мої потреби та цілі. Не все, що підходить комусь, влаштовує мене. Для мене головні критерії для застосування тієї чи іншої методики це досягнення найкращих результатів за коротший час та з найменшими зусиллями, а також можливість реалізувати себе в інших сферах життя і займатися здоров’ям.
Варто починати з розуміння, скільки часу витрачається на виконання тієї чи іншої задачі, та не лише на робочі завдання, але і на відпочинок, на родину, на навчання, на хобі, на спорт, на зустрічі з друзями. Важливо проаналізувати весь час за всіма напрямками, бо кожна людина протягом дня виконує не лише робочі завдання. І це перший та необхідний крок до підвищення своєї ефективності. Кажучи бухгалтерською мовою, це як робота з «первинкою», коли ми фіксуємо всі операції, які виконуємо за день, але виміром є не гроші, а час. І вже потім провівши аналіз того, на що витрачаємо час, ми можемо визначати обсяг завдань виходячи з реального обсягу ресурсів, а саме часу та власних сил. Тобто потрібно звірити дебет з кредитом, бо без цього баланс не складеться.
Наше життя таке швидкоплинне і воно ставить перед нами безліч завдань, які ми не завжди поспішаємо вирішити. Коли немає чітких цілей, не визначені пріоритети та відсутній план, неможливо оцінити та зрозуміти свою ефективність.
Щоб бути успішним в наш час, потрібно правильно розставляти пріоритети, планувати та рухатися вперед. Не можна нехтувати списком завдань. При цьому планувати потрібно не лише робоче, а й особисте. І на справді способів існує безліч (щоденники, планери, мобільні додатки, гугл-таблиці та інші) потрібно визначити свій. Можна вибрати будь який, та й структурувати свій план теж можна по різному. Я віддаю перевагу настільним планерам, куди записую, що планую робити, що зробила. Це дуже зручно, ти візуалізуєш час бо перед тобою на папері рік, місяці, тижні, дні та години. До речі дуже допомагають спеціальні календарі для бухгалтера, яких існує велике різноманіття.
Підвищити ефективність роботи також допомагає виділення блоків часу для виконання завдань. Наприклад завдання, які є важливими чи складними, виконання яких дає найбільший результат, бажано виконувати та планувати на першу половину робочого часу, коли ще є багато енергії та сил.
Важливо планувати перерви в роботі. Ми маємо виділяти час на відпочинок. Фізична активність дуже важлива в житті будь-якої людини, я завжди (майже завжди) виділяю час на це. Свого часу я домовилася з директором про те, що я із своїм відділом серед робочого дня тричі на тиждень відвідувала фітнес тренування, бо це реально підвищувало нашу результативність, а також сприяло взаємопорозумінню в колективі. Більше того підлеглі, які раніше не виділяли на фізичні вправи часу, навіть після того як ми втратили можливість відвідувати тренування, констатували, що вже не можуть без цього, і знаходили час на фізичні вправи вдома.
Не останнє місце серед факторів, що впливають на нашу ефективність є простір, що нас оточує. Він має допомагати нам зосередитися. Робочий стіл, полиці та стелажі мають бути в порядку, це стосується й електронних документів та інформації, що зберігається на комп'ютері. Тоді не потрібно витрачати час на пошуки того чи іншого документу. Хаос навколо породжує і хаос у думках, нерозібрані речі заважають розставити пріоритети та не дають сконцентруватися на завданнях. Порядок та дисципліна дуже важливі, і це стосується всіх у команді. Економить час та спрощує роботу також єдиний порядок роботи з документами. Велике значення має те, як вибудовані стосунки з керівництвом, колегами та підлеглими. Добре коли погоджено в який спосіб (електронною поштою, через онлайн-сховище, спеціальне програмне забезпечення) в які терміни передаються та коли розглядаються документи як внутрішні так і зовнішні.
В умовах воєнного стану частина нашої команди, та і багатьох підприємств, які є нашими контрагентами, так чи інакше працює дистанційно, тому адаптація до дистанційного формату лишається нагальною потребою.
Правильне планування та організація дозволяють структурувати робочі процеси та зробити їх більш передбачуваними. Добре підготовлений план допоможе розкласти все по поличках. Це впливає не лише на власну організацію роботи, але й на організацію роботи команди. Всім тоді буде легше розподіляти свої завдання та визначати пріоритети, та більш ефективно виконувати делеговані їм повноваження.
Не останнє місце в зменшенні обсягу роботи є розуміння робочих процесів, їх оптимізація та, що не менш актуально в умовах дистанційної роботи, це їх автоматизація. Саме автоматизація допомагає зменшити кількість помилок у введенні даних і звітності.
Завдяки чіткому виокремленню робочих процесів, моєю командою визначені ті, які можна було оптимізувати через їх автоматизацію. Так ми впровадили доопрацювання в програми управління та обліку, що враховували специфіку роботи нашого підприємства. При цьому фінансові витрати на це були не значними, а ефективність роботи збільшилася суттєво. Це допомогло підвищити точність у звітності, зменшивши кількість часу, необхідного для виконання завдань. Автоматизовані форми та додатки допомогли нашому підприємству спростити процес формування, подання, розгляду та затвердження документів. Саме тому, що вся наша команда була зацікавлена в оптимізації ряду робочих процесів, ми розробити таке технічне завдання, на підставі якого зазначена автоматизація була на стільки ефективною, що вдалося скороти навантаження не лише на себе, а й на інші структурні підрозділи підприємства. Тож це допомогло оптимізувати процеси, зменшити кількість помилок, скоротити паперову роботу.
На завершення хочу зазначити, що робота над цією темою дозволила мені виділити напрями, за якими я маю ще працювати, і в першу чергу над собою. Звісно в нашому житті завжди були, є і будуть не передбачувані обставини, ми не можемо все спланувати та все контролювати, особливо сьогодні. Тому завжди потрібно, переглядати і свої цілі, і свої плани та коригувати їх виходячи з обставин, а також свого фізичного, емоційного стану та зважати на рівень енергії. Підтримка балансу між енергією, яку ми віддаємо роботі, та тією, що відновлюємо дуже важлива.
Шевченко О.В.,
головний бухгалтер ТОВ «СТЕАМ»,
переможеця конкурсу «Кращий бухгалтер України-2023».
Комментарии к материалу