Как уменьшить свалившийся на меня объем работы и снизить рабочую нагрузку на всех работников финансовой службы? - авторское видение Натальи Омелян

Победители XI Всеукраинского конкурса «Лучший бухгалтер Украины»

Текст ЭССЕ изложен в оригинале:

Вступ

Компанії завжди намагаються оптимізувати діяльність своїх фінансових відділів. Це часто призводить до збільшення робочого навантаження для окремих співробітників. Бухгалтери та інші фахівці фінансової галузі переживають інтенсивне навантаження. Зокрема, вони змушені виконувати завдання, навіть поза робочим часом, що, як правило, було завжди актуальним. Ця ситуація негативно впливає на якість роботи та внутрішній ентузіазм. Моя старша донька, коли була маленька, говорила: «Мама я ніколи не буду бухгалтером!», просинаючись вночі від мого постійного клацання на калькуляторі, але в кінці я розкажу чи здійснилась її мрія (не стати бухгалтером).

У сучасних умовах економічної нестабільності важливо знаходити шляхи оптимізації робочих процесів фінансової служби. Перед бухгалтерами та фінансистами стоїть завдання знизити робоче навантаження, яке зростає через внутрішні та зовнішні фактори. Відкривши нові шляхи рішення цієї проблеми, ми можемо стати прикладом ефективного управління та досягнути визнання як кращі бухгалтери України.

Зменшення обсягу навантаження на бухгалтерію та фінансову службу може бути досягнуте за допомогою автоматизації, оптимізації процесів та ефективного управління ресурсами. Ось кілька стратегій, які можуть допомогти:

Визначення цілей

В моїй практиці є дуже ефективним визначати цілі за допомогою дошки цілей в нашому офісі, де працівники можуть вільно висловлювати свої цілі та мрії, малюючи їх маркерами. Кожен співробітник може відобразити свої основні завдання та плани на майбутнє в компанії, використовуючи кольори, форми та символи. Завдяки цій дошці всі члени команди можуть бачити мету кожного іншого. Це не лише надасть їм візуальний стимул досягти своїх цілей, але й сприятиме колективній підтримці. Крім того, такий спосіб може виявитися надзвичайно творчим та мотивуючим, оскільки він включає елементи мистецтва та самовираження. Команда бухгалтерів може сконцентрувати свої зусилля на найсуттєвіших завданнях. Давайте розглянемо приклад досягнення цілі «зменшення часу, витраченого на обробку податкової звітності, на 20% протягом наступних шести місяців».

Дошка цілей для скорочення часу обробки податкової звітності

Етап 1: Аналіз Поточного Процесу (1-й місяць)

Мета: Визначити слабкі місця в поточному процесі.

Індивідуальні цілі працівників:

• Бухгалтер А (червоний маркер): Виділення найбільш часовитратних етапів.
• Бухгалтер В (зелений маркер): Ідентифікація проблем, які виникають у процесі.

Етап 2: Вдосконалення Процесу (2-й - 4-й місяці)

Мета: Автоматизація та оптимізація процедур.

Індивідуальні цілі працівників:

• Бухгалтер С (синій маркер): Навчання використанню нового програмного забезпечення.
• Бухгалтер D (жовтий маркер): Створення стандартизованих процедур.

Етап 3: Впровадження Змін (5-й місяць)

Мета: Проведення тестування та впровадження оптимізованих процедур.

Індивідуальні цілі працівників:

• Бухгалтер Е (фіолетовий маркер): Проведення тестування нових процедур.
• Бухгалтер F (оранжевий маркер): Оцінка результатів та підготовка звітів.

Етап 4: Оптимізація та Підтримка (6-й місяць та далі)

Мета: Постійна оптимізація процесів та надання підтримки персоналу.

Індивідуальні цілі працівників:

• Бухгалтер Г (зелений маркер): Постійна оптимізація процесів та вдосконалення інструментів.
• Бухгалтер Н (синій маркер): Надання підтримки персоналу та тренінгів.

Ця дошка цілей створює можливість для працівників висловлювати свої ідеї, взаємодіяти та спільно працювати для досягнення спільної мети - скорочення часу обробки податкової звітності на 20%. Кольори, форми та символи можуть використовуватися для відображення різних аспектів завдань та створення динамічного та мотивуючого середовища для досягнення цілей.

У разі відсутності чітких цілей, бухгалтери можуть витрачати час та ресурси на завдання, які не принесуть значущого внеску у розвиток компанії.

Отже, визначення цілей відіграє ключову роль у зменшенні навантаження бухгалтерії. Відповідно сформульовані цілі дозволяють більш ефективно використовувати ресурси та час, спрямовуючи їх на завдання, які найбільше сприяють досягненню стратегічних цілей підприємства. При цьому визначається пріоритетність цілей, спосіб їх досягнення, виконавці та терміни. При бухгалтерській роботі це дуже важливо, тому що як показує практика, керівники та директори не дуже розуміють чим зайняті їх бухгалтери, які можливо роблять вигляд що працюють і чекають завершення робочого дня.

З ЦІЛЕЙ ФОРМУЮТЬСЯ управлінські та вольові рішення, досягнення конкретних завдань або стратегічних напрямів розвитку. Цілі впливають на покращення нашої роботи та збільшення прибутку.

N.B!: Не обов’язково мати великий штат бухгалтерів, етапи можна розподілити і в невеликому колективі, залучаючи як керівників, фінансистів, так і програмістів , які будуть залучені в процесі.

Тайм-менеджмент в роботі бухгалтерського та фінансового відділу

У сучасному бізнесі, ефективний тайм-менеджмент — це не просто необхідність, а вимога часу. Особливо це стосується бухгалтерів та фінансових менеджерів, які повинні балансувати між великою кількістю завдань, строками та точністю у своїй роботі.

Ефективний розподіл робочого часу - це мистецтво, яке полягає в розумному розділенні завдань на пріоритетні та рутинні. Кожного ранку важливо скласти список завдань на день і розпочати з найскладніших і найважливіших. Це може бути перевірка фінансових звітів або розрахунок податкових зобов'язань. Після цього вирішуйте більш рутинні справи, які не вимагають великого напруження. Такий підхід допомагає не лише зберегти час, але й зробити кожен день продуктивним та бути задоволеним досягнутими результатами.

Отже, ось кілька порад, як досягти ефективності в організації завдань, враховуючи індивідуальні особливості кожної людини. Для початку, важливо знати свої власні ритми робочої енергії: деякі з нас найактивніші в першій половині дня, тоді як інші набирають обертів після обіду.

Використання щоденників:

Багато людей віддають перевагу традиційним щоденникам. Щодо мене - я використовую різнокольорові позначки, які додають настрою та створюють свої унікальні коди для кожного завдання. Наприклад, червоний колір використовується для найважливіших завдань, синій - для менш важливих, зелений - для завдань з найменшим пріоритетом. Після завершення завдання його можна відзначити як виконане, що додає відчуття досягнення.

Електронні таблички та додатки:

Інша ефективна стратегія - використовувати електронні таблички або додатки для організації завдань. Тут можна створити колонки для важливості та терміновості завдань. Я розробляю Excel-таблиці, де розташовані назви клієнтів в рядках, а в стовпцях написано, що треба зробити та до якої дати.

Після виконання завдань їх можна виділити червоним кольором. До цих таблиць мають доступ мої бухгалтери, оскільки ми працюємо в команді, де кожен відповідає за свою частину роботи, спільно досягаючи бажаних результатів. Щоб бути спокійними за виконання своєї роботи, можна використовувати календарні застосунки для планування важливих подій та строків виконання завдань.

Коли завдання виконано, незалежно від того, чи це в щоденнику чи електронному додатку, можна викреслити його, закреслити, позначити галочкою чи навіть замалювати яскравим кольором. Це не лише підсилює відчуття задоволення від виконаної роботи, але й слугує як стимул для подальших досягнень. Встановлюйте гнучкі інтервали-дозвольте співробітникам вибирати свої власні інтервали роботи та перерв. Один може обрати 45 хвилин роботи та 10 хвилин перерви, тоді як інший віддасть перевагу 30-хвилинним інтервалам та довшій перерві обіду.

Намагайтеся не перетворювати роботу на постійний обов'язок у домашньому середовищі і не забувайте про наявність вихідних днів. Це допоможе вам чітко відокремити час для відпочинку та присвятити його родині. Як попередній головний бухгалтер у клієнта, який цінував християнські традиції, я отримала цінний урок від нього. Він наголосив, що робота в неділю або в святковий день без нагальної потреби не приносить користі.

Тому я рекомендую ретельно планувати робочий час та відділяти відпочинок від роботи. Крім того, важливо постійно розвивати свої навички та вивчати нові методи та інструменти, які можуть допомогти ефективніше використовувати час. Застосування цих підходів дозволить вам виконувати більше завдань та залишати час для заслуженого відпочинку та релаксації.

Основні навички організації праці

Організація праці у бухгалтерській та фінансовій сферах є ключовим аспектом успішної та продуктивної роботи.

Першим та надзвичайно важливим кроком є організація робочого простору. Мати чітко визначене робоче місце, де кожен документ та інструмент мають своє місце, створює сприятливе середовище для ефективної роботи. Підтримання робочого столу у порядку — це не лише питання естетики, але й ключ до швидкого доступу до необхідних матеріалів. Використовуйте стильні та функціональні системи сортування та зберігання, які полегшують пошук необхідних документів. Також важливо додати до робочого оточення рослини та інші приємні деталі, які надихають на продуктивність та творчість.

У світі сучасних технологій багато компаній обирають аутсорсинг, як спосіб оптимізації робочих процесів, і я цілком підтримую цей підхід. Бухгалтерський аутсорсинг дозволяє зекономити час, адже спеціалізовані компанії залучають досвідчених фахівців для виконання роботи. Це також приносить значну економічну вигоду, оскільки клієнти можуть зекономити на податках для найманих працівників бухгалтерії. Якщо ваш бухгалтерський та фінансовий відділ працює на аутсорсингу, важливо забезпечити їм ефективний та зручний робочий простір.

Створення віртуального робочого оточення для співробітників аутсорсингу грає ключову роль. Організація праці у бухгалтерській та фінансовій сферах є ключовим аспектом успішної та продуктивної роботи. Вміння ефективно організувати робочий простір, делегувати завдання та оптимізувати процеси є основою для уникнення хаосу та підвищення ефективності робочого процесу.

Забезпечте їх зручним доступом до необхідних документів та ресурсів через безпечні хмарні сховища та захищені зв'язки. Розробіть ефективні канали зв'язку для оперативного вирішення питань та обговорення завдань.

Наприклад, ми для наших клієнтів створюємо спільний телеграм-канал, до якого входять директори або начальники фінансового відділу та наші бухгалтери. Це надає можливість швидко та ефективно вирішувати питання, що виникають між компанією-замовником та нашими фахівцями. Також ми маємо власний сервер, на якому зберігаються бази даних клієнтів. Цей сервер доступний 24/7, що є великим здобутком в сучасному світі, де оперативність і надійність — ключові компоненти успішної бізнес-діяльності. Слід вказати, що існують спеціальні компанії по безпечному збереженню серверів як від наслідків блекауту, так і результатів обстрілів та інших ризиків. Вони працюють як в Україні, так і по всьому світу.

Забезпечення організованого та комфортного робочого простору для співробітників, навіть тих, які працюють на аутсорсингу, гарантує ефективне функціонування бухгалтерського та фінансового відділу, що в свою чергу сприяє успішному розвитку вашого бізнесу.

Оптимізація процесів у бухгалтерському та фінансовому обліку: шляхи до продуктивності

Делегування завдань у бухгалтерській та фінансовій сфері - це не тільки спосіб зменшити навантаження на одного працівника, але й можливість використовувати ресурси команди більш ефективно, забезпечуючи стабільну та продуктивну роботу всієї організації.

Управління бухгалтерською та фінансовою діяльністю вимагає від керівників не лише розуміння складності завдань, але й уміння правильно розподілити їх серед команди. Замість того, щоб намагатися впоратися з усім самостійно, лідер повинен враховувати сильні сторони кожного співробітника та делегувати завдання відповідно до їх умінь та експертності в тій чи іншій сфері. Фахівці, які спеціалізуються у різних аспектах бухгалтерського обліку, можуть виконувати завдання більш ефективно та точно.

Перш ніж делегувати завдання важливо ретельно їх проаналізувати. Розділіть їх на ті які потребують специфічних знань (наприклад, фінансовий аналіз), та ті, які можна делегувати більш загальним працівникам (наприклад, обробка рахунків). Рутинна перевірка фінансових документів може бути делегована молодшому бухгалтеру, щоб головний бухгалтер міг зосередитися на стратегічних аспектах обліку, а складний податковий аудит може бути делегований досвідченому бухгалтеру із досвідом роботи та професійними знаннями в податковому законодавстві.

Автоматизація рутинних завдань грає ключову роль у підвищенні ефективності. Використання програмного забезпечення для автоматичного обліку та сортування вхідних фінансових документів допомагає не лише зекономити час, а й забезпечити точність операцій.

Інтеграція електронних платіжних систем допомагає в швидшій обробці рахунків та зменшенні затримок у платежах. Сучасні інструменти автоматизації забезпечують швидкість та точність, звільняючи співробітників від рутинної роботи та дозволяючи їм зосередитися на важливих завданнях.

Надайте підтримку співробітникам, які отримали нові завдання. Підкресліть їхні успіхи та надішліть конструктивний фідбек (відгук, критичний коментар). Додаткові мотиваційні заохочення, такі як бонуси чи подяки, можуть збільшити внутрішню мотивацію та продуктивність.

У сучасному бізнесі бухгалтерія виступає як моторне відділення підприємства, яке забезпечує стабільність та ефективність фінансових операцій. Однак для досягнення максимального потенціалу, бухгалтерія повинна виступати не просто як відділ, що реєструє події, але й активно співпрацювати з керівництвом, розуміючи стратегічні цілі підприємства та налаштовуючи процеси відповідно до них.

Розглянемо, як процеси та управління в бухгалтерії впливають на ефективність підприємства, зокрема на прикладі впровадження системи управління витратами.

Бухгалтерські процеси можна порівняти з танцем, де кожен крок має значення, ідеально синхронізовані рухи ведуть до гармонійного результату. У сучасних організаціях бухгалтерські процеси включають у себе не лише облік витрат та прибутків, але й аналіз фінансової звітності, управління бюджетами, планування та прогнозування. Кожен з цих етапів є ключовим для вирішення стратегічних завдань компанії.

Одним з прикладів оптимізації бухгалтерських процесів є впровадження системи управління витратами (Cost Management System). Ця система дозволяє компанії ефективно керувати ресурсами, визначаючи оптимальні шляхи зменшення витрат та збільшення ефективності використання ресурсів. Наприклад, за допомогою аналізу даних про витрати можна виявити надмірні витрати на деякі послуги чи матеріали, що веде до можливої їхньої раціоналізації або пошуку альтернативних постачальників за більш вигідними цінами.

Управління процесами в бухгалтерії також включає в себе моніторинг та аналіз фінансових даних для прийняття обґрунтованих стратегічних рішень. Наприклад, аналіз фінансових показників може вказати на потребу в зміні цільової аудиторії продукції чи переорієнтації маркетингових зусиль.

Інтеграція ефективних бухгалтерських процесів у стратегічне управління підприємством є ключем до стабільності, росту та конкурентоспроможності на ринку сучасного бізнесу.

Потрібно пам'ятати про важливість надання психологічної та емоційної підтримки працівникам, особливо в умовах складних життєвих ситуацій, які можуть впливати на їхню продуктивність та ефективність. Заохочені та стимульовані працівники стають не лише більш продуктивними, але й сприяють загальній успішності підприємства.

Висновок

Ми, бухгалтери, не просто облікові номери і фінансові звіти. Ми - люди, які виконують свою роботу не лише з ефективністю, але й із любов'ю до своєї справи. Хто знає, можливо, і наші діти приєднаються до нашої професії, пишучи нові розділи в світі бухгалтерії та фінансів.

На початку моєї розповіді я обіцяла написати, чи обрала моя старша донька професію бухгалтера. Відповідь - ТАК. Хоча вона закінчила медичний ВУЗ, зараз вона успішно працює бухгалтером, ведучи облік для ТОВ та ФОП. А щодо моєї молодшої доньки, вона навчається на маркетолога. Це її вибір, але, хто знає, можливо, у майбутньому і вона прийде у світ фінансів та бухгалтерії.

Життя наповнене подіями, над якими ми майже або зовсім не маємо контролю. Техногенні катастрофи, епідемії, війни - це ті події, які лежать поза нашою владою. Але є те, що ми можемо контролювати - це наші думки, вчинки і реакції. Наші реакції - це рішення, які впливають на наше майбутнє.

Не бійтеся приймати рішення, оскільки страх перед можливою невдачею може розбити найяскравіші мрії. Саме тому я пишу цей текст, наважившись взяти участь у цьому захоплюючому конкурсі та здійснити свою мрію - стати одним з найкращих бухгалтерів України!

Омелян Наталя Вікторівна,
переможеця конкурсу «Кращий бухгалтер України-2023».