Как уменьшить свалившийся на меня объем работы и снизить рабочую нагрузку на всех работников финансовой службы? - авторское видение Людмилы Школовой
Текст ЭССЕ изложен в оригинале:
«Щоб завтра встигнути все, мені потрібно встати раніше…» Знайомо? Як часто ми прагнемо вмістити у свій день максимальну кількість корисних справ та виконати всі робочі завдання. Сучасний світ вимагає від людини бути продуктивною на роботі, мати щасливу сім’ю, матеріальний достаток, спортивне тіло, подорожувати не менше ніж 1-2 рази на рік… Цей перелік бажань можна доповнювати ще довго. І от, день підійшов до завершення, втомлена і не задоволена собою я повертаюсь додому, знову відчуваючи роздратування та пригніченість, оскільки моя праця була непродуктивною, увага – розсіяною, а мета виконуваних завдань виривалась з моїх рук, як повітряна кулька при сильному вітрі. Неначе та білка, я пробігла в колесі весь робочий день, але в його кінці розумію, що бути зайнятим і бути продуктивним – це зовсім різні стани.
Вже другий рік як Україна живе за законами воєнного часу через повномасштабне вторгнення росії. Бухгалтерія і до війни була сферою з постійними новаціями, а у воєнний час кількість змін в законодавстві здається безмежною та неосяжною. Кожен бухгалтер зараз стикається з ситуацією інтенсивного навантаження та зростаючою кількістю завдань на робочому місці. До того ж ще дуже відволікають постійні сирени та необхідність витрачати час на походи в укриття заради збереження власного життя. Мимоволі постають такі питання: «Як зменшити обсяг роботи, що звалився на мене?», «Як зберегти баланс між роботою та особистим життям?», «Як позбавити себе від зайвої роботи допізна та у вихідні»…, та і взагалі: «Як знизити робоче навантаження на всіх працівників фінансової служби?».
Що ж допоможе зробити нашу діяльність більш ефективною, витрати часу – результативними, і дозволить сповільнити шалену гонитву за примарних успіхом? Як організувати процеси настільки просто і продумано, щоб уникнути вигорання на робочому місці. Розуміння цієї ситуації може стати простим і доступним, коли складне розкласти по поличках і розібратися в тому, що стосується роботи бухгалтера, особливо в стресових ситуаціях:
1. Ставте правильні і чіткі цілі.
Бухгалтер – це професія, яка є однією з найбільш важливих і затребуваних. Бухгалтерія - наука про ведення обліку фінансових операцій в усіх господарчих суб’єктах. Ця професія зобов’язує своїх представників знати і орієнтуватися в законодавстві, володіти математичними навичками, аналітичним мисленням, вміти працювати з електронними таблицями та спеціальними програмами. У сучасному світі бухгалтерія вимагає від фахівців певного рівня навичок та знань.
Серед ключових навичок та вимог, які потрібні для того, щоб бути успішним бухгалтером, необхідним є вміння ставити правильні та чіткі цілі. Адже вміння фокусуватися на дійсно важливих завданнях дозволяє уникнути розсіювання зусиль в повсякденній роботі бухгалтера. При чіткому визначенні цілей та завдань завжди простіше зрозуміти, що є дійсно важливим, а що можна відкласти або делегувати.
Працюючі в бухгалтерії бюджетної установи, на власному прикладі я можу сказати, що організацією бухгалтерського обліку і звітності керує головний бухгалтер. Він встановлює службові обов'язки для працівників бухгалтерії так, щоб кожен працівник знав їх і відповідав за їх виконання. Службові обов’язки в бухгалтерії розподіляються за функціональними ознаками, а саме, за кожною посадою або групою працівників закріплюється окрема ділянка роботи. В залежності від обсягів завдань в нашій бухгалтерії створені такі групи: фінансова та економічна. До фінансової групи входять спеціалісти матеріального обліку та запасів, обліку розрахунків із персоналом, обліку розрахунків за зобов'язаннями (робота з Держказначейством), обліку основних засобів і капітальних вкладень, обліку коштів загального та спеціального фондів. До економічної групи входять економісти з договірних відносин за напрямками фінансування.
Загалом централізація позитивно вплинула на бухгалтерський облік та звітність бюджетних установ - поліпшився функціональний розподіл між працівниками бухгалтерії, поширилися прогресивні форми й методи обліку, скоротилися видатки на утримання апарату управління, з'явилася можливість узагальнювати результати аналізу виконання кошторисів установи, використовуючи сучасну обчислювальну техніку та новітні пакети прикладних програм із комплексної автоматизації бухгалтерського обліку. Полегшилась робота із зведення періодичної та річної звітності щодо виконання кошторисів та контрольно-ревізійна робота. І це є позитивним досвідом в організації роботи бухгалтерської служби.
На дієвість і ефективність організації бухгалтерського обліку в нашій установі впливають і взаємовідносини між людьми та результатами їх трудової діяльності; політика керівництва і методи, що використовуються для впливу на персонал; повноваження та функції працівників установи на різних рівнях управління. За рахунок вмілого поєднання цих факторів в нас створена оптимальна структура облікового апарату, що дозволяє досягти високої ефективності діяльності установи. Такий підхід ще раз засвідчує важливість кваліфікованої кадрової політики у сфері діяльності бухгалтерської служби. І в бухгалтерії нашої установи теж працюють спеціалісти, які мають не тільки знання з бухгалтерського обліку, але й вміють управляти ресурсами установи, в т. ч. фінансовими, здійснювати аналіз його діяльності і контроль, можуть приймати певні рішення на перспективу та створювати організацію паритетних відносин між собою. Адже єдина кінцева ціль командної роботи бухгалтерії – це працювати на результат.
2. Організуйте робочий простір.
Відповідаючи сучасним викликам, кожен бухгалтер на своєму робочому місці повинен ставити і особисті цілі для професійного зростання. Відправною точкою для професійного розвитку є вміння організувати свій робочий простір, систематизувати роботу з документацією та потоком робочої інформації. Адже українські бухгалтери проживають третину, а іноді майже половину свого життя в робочих умовах. Психологи стверджують, що захаращений стіл є причиною деструктивного настрою. Комфорт на робочому місці – це запорука успішної продуктивної роботи і хорошого настрою на кожен день. Як кажуть: «Порядок на столі - порядок в голові.».
Як думаєте, ефективне прибирання в бухгалтерії — це красиво скласти все по полицях і папках? Ні. Щоб навести лад, треба позбутися непотребу і визначити, де зберігати потрібне. Сортування, розподілення та стандартизація значно полегшує підтримання порядку на робочих місцях нашої бухгалтерії. Послідовність таких кроків стосується не лише робочого місця, а й архіву, складського приміщення, файлів у комп’ютері, де спеціалісти всіх напрямків нашої установи також стараються підтримувати порядок.
До того ж практично кожен працівник фінансово-економічного відділення нашої установи забезпечений хорошим комп’ютером із широким екраном і швидкою роботою, адже - це незамінна річ не тільки для підготовки документів, але і для «прокачування» бухгалтерських навичок, участі у вебінарах, перегляду навчальних відео, читання свіжих статей, перегляду пошти з гарячими новинами і корисними матеріалами.
3. Навчіться тайм-менеджменту та дисциплінуйте власні слабкості.
Наше сьогодення недарма називають «епохою відволікання» – рука ніби сама десятки разів на день бере телефон для відповіді на дзвінок або повідомлення в одній з декількох соцмереж, або я, сама того не помічаючи, скролю стрічку новин, втрачаючи такі дорогоцінні хвилини життя і розсіюючи концентрацію. Потік інформації настільки значний, що потрібно чимало зусиль, щоб утримати увагу на великих об’ємах того, що потрібно опрацювати. Перелік джерел пошуку даних настільки численний, що я іноді гублюся і набуваю схильності відтягувати прийняття рішень та відтерміновувати виконання завдань.
І тоді я змушую себе зупинятися й аналізувати, що саме заважає мені бути продуктивною на своєму робочому місці (по меншій мірі в частині, яка залежить від мене самої). Адже, у кожного з нас є свої слабкості та прогалини, що потребують додаткового дисциплінування.
Якщо мені важко розбиратися з рутинними завданнями, я складаю план, виконую зранку неприємні мені частини проєкту, щоб вивільнити день. Розплановую дзвінки і зустрічі наперед. Пробую обрати певну схему систематизації, що допоможе мені саме у моїй роботі. І зовсім не нехтую календарем важливих або очікуваних подій, бо це гарний спосіб розвантажити свою пам’ять – мені і так доводиться тримати в голові чимало справ, цифр та іншої інформації.
А якщо ж я не встигаю виконати всі завдання вчасно, я встановлюю собі (а за необхідності і іншим учасникам проєкту) жорсткі дедлайни та слідкую за виконанням поставлених завдань. Розбиваю свій проєкт чи задачу на шматочки. Аналізую, скільки саме часу займає виконання тих чи інших дій. А також спостерігаю за своїми колегами, раджуся та стараюся зрозуміти, що саме викликає в мене проблему в затягуванні процесу. Завжди за можливості навчаюся корисного у тих, хто поруч.
В нашій роботі дуже важливо навчитись розставляти пріоритети. Можу порадити мабуть самий ефективний на сьогодняшній день інструмент розстановки пріоритетів – це техніка Ейзенхауера. Ця проста та зручна матриця передбачає розподіл запланованих завдань за показниками терміновості та важливості: 1. Важливе і термінове; 2. Важливе, але не термінове; 3. Термінове, але не важливе; 4. Не термінове і не важливе. Розписавши у такому форматі всі свої щоденні справи, ви отримаєте чітку картину того, як збудувати свій робочий день.
Плануючи певну справу, підійдіть до процесу максимально наближено до реальності. Вам потрібно зібрати інформацію для подачі звітності? Ви працюєте на посаді не перший місяць і добре знаєте, що це завдання не однієї години, виділіть собі більше часу та почніть підготовку заздалегідь. Ваша посада передбачає взаємодію зі співробітниками? Ви знаєте, що вас будуть відволікати протягом дня, і це зменшить час, витрачений на інше важливе завдання, врахуйте і це. Кожна ділянка роботи має свої особливості, кожна компанія по-різному планує працю своїх співробітників. Ви знаєте свій темперамент, і наскільки швидко ви виконуєте певні дії. Всі ці моменти варто врахувати, підходячи до ситуації зважено.
Ефективний розподіл свого часу завжди допоможе виконати більше завдань за менший проміжок часу, а також виділити час для відпочинку й релаксації. В нашій дружній команді ми завжди знаходимо час для відпочинку від рутинної роботи. Як правило це десятихвилинні перерви щогодини для того, щоб попити кави або чаю, сходити на перекур чи зробити виробничу гімнастику. Такі короткі перерви добре перезавантажують увагу та позитивно впливають на психологічний клімат колективу.
Окремо треба звернути увагу на такий негативний фактор в умовах війни, як необхідність час від часу залишати робоче місце під час повітряної тривоги та прямувати в укриття. Це звичайно не дуже добре впливає на продуктивність праці, адже завжди відбирає дорогоцінний час. Зараз вся Україна, а особливо українці в прифронтових містах, змушені навчитись працювати, правильно реагувати та вміти впоратись з власною психікою в умовах військового стану. І ми вміємо підтримати одне одного в різних ситуаціях, підстрахувати, підмінити, прийти на допомогу. Війна зробила наш колектив ще більш згуртованим та стресостійким.
4. Делегуйте повноваження.
Багатьом з нас важко відпустити контроль над важливою справою, і буває так , що ми скоріше будемо виконувати всі завдання власноруч, ніж довіримо цю відповідальність іншій людині. Проте, якщо ми прагнемо бути хорошими фахівцями, момент розумного розподілу обов'язків не просто важливий, а критично необхідний. Не так важливо: працюєте ви в команді нарівні з іншими колегами, або у вашому підпорядкуванні є співробітники, вам доведеться зіткнутися з поділом відповідальності за певні частини спільної роботи.
Якщо ви – головний бухгалтер або інший керівник, варто продумано організувати роботу вашого колективу та навчитись делегувати частину власної діяльності, щоб вивільнити час на виконання тих справ, які потребують вашої безпосередньої участі. Навчайте тих, хто поруч з вами, готуйте нову зміну, і це характеризуватиме вас як мудрого лідера.
Я працюю у команді з іншими спеціалістами. І якщо я бачу, що поділ обов'язків виконаний нерівномірно, то не соромлюся обговорювати це питання з моїм безпосереднім керівництвом. Хто не шукає рішення, той його не знайде. І з власного досвіду знаю, якщо я не наважуся відстоювати свої права, я можу чимало втратити. Запитавши одного разу, я можу отримати позитивну відповідь, що внесе корисні зміни до процесу моєї праці, яку я дуже ціную, і допоможе мені виконувати роботу більш результативно, а в цьому зацікавлена і я, і мій керівник. Ніколи не забуваю і не соромлюся просити про допомогу. Це завжди покращує мої стосунки в колективі, вчить мене співпрацювати з іншими та розвантажує ту гору завдань, яку я непомітно для себе можу набирати на свої плечі.
5. Оптимізуйте робочі процеси та автоматизуйте все, що зможете.
Наше життя – стрімке та прогресивне. Сьогодення кидає складні виклики, проте також дає змогу спростити багато рутинних дій: у сфері побуту, навчання, і, звичайно, у робочих процесах. Якщо ви маєте змогу – користуйтесь досягненнями сучасних технологій та спрощуйте свою працю, щоб вивільнити час на інші справи.
Щоб не виснажитися та залишити ресурс на дійсно необхідне, наприклад, іноді ми можемо замовити їжу до офісу, скористатись кур’єрською доставкою, зручним застосунком для пошуку будь-чого: від лікарських засобів до акцій у маркетах міста. І, звичайно ж, намагаємось уникати ручної праці, якщо є змога автоматизувати будь-які бізнес-процеси: бухгалтерський, податковий та фінансовий облік сьогодні активно переноситься з паперових книг та документів у різного роду програмне забезпечення. Сьогодні на ринку України представлено багато компаній, що створюють, впроваджують та супроводжують програмні продукти, за допомогою яких досить легко та безпечно можна автоматизувати облікові процеси та спростити життя бухгалтера, обліковця, економіста, фінансиста та інших фахівців. Обов’язковою умовою продуктивної роботи в мене, як професійного бухгалтера, є наявність автоматизованого робочого місця, встановлення бухгалтерських програм та максимальне відкриття електронних кабінетів.
Отже, можна зробити висновок, що розуміння та оптимізація робочих процесів, вміння визначати цілі та керувати своїм часом, використання сучасних технологій тощо може значно скоротити час, витрачений на виконання завдань та зменшити імовірність помилок. Дотримання не складних порад дозволить бухгалтеру уникнути хаосу і зробити робочий процес більш плавним і продуктивним, що не може не відобразитись на роботі всієї команди, яка в результаті зможе працювати більш ефективно і злагоджено, скоротивши навантаження на кожного працівника фінансової служби.
Школова Людмила Леонідівна,
Провідний бухгалтер фінансово-економічного відділення ,
Квартирно-експлуатаційного відділу міста Запоріжжя,
Міністерства оборони України,
переможеця конкурсу «Кращий бухгалтер України-2023».
Комментарии к материалу