Как уменьшить свалившийся на меня объем работы и снизить рабочую нагрузку на всех работников финансовой службы? - авторское видение Валентины Андриенко

Победители XI Всеукраинского конкурса «Лучший бухгалтер Украины»

Текст ЭССЕ изложен в оригинале:

Військова частина – бюджетна установа, але зі специфічною моделлю ведення бухгалтерського обліку військового майна, оскільки діють не тільки вимоги організації ведення обліку, затвердженими Мінфіном, але ще вимоги Міноборони. І не завжди можна прийти до одного знаменника в питаннях організації ведення бухгалтерського обліку та побудови ефективної облікової політики.

Військовий фінансист і його звання зобов’язують захищати свою Батьківщину, тому і вимоги до військовослужбовця ставляться зовсім інші, ніж до цивільної особи. Професія військового фінансиста багатогранна, він повинен володіти навичками командира, економіста, юрисконсульта та іншими спеціфічними вміннями. В його праці поєднується творчий аналіз і наукове обґрунтування з рішучістю і наполегливістю в дотриманні державних інтересів та фінансової дисципліни.

Фінансово-економічна служба військової частини романтична, цікава та різнобічна, дуже відповідальна, тяжка, а іноді - дуже сувора. Служба військового фінансиста, як і будь-якого офіцера, любить сильних, наполегливих, дисциплінованих, цілеспрямованих, мужніх військовослужбовців.

До фінансистів йдуть за порадою та допомогою, з ними діляться радістю та бідою. Щоб стати справжнім фінансистом, потрібно бути всебічно розвинутим у духовному, ідеологічному, військовому і фінансово-економічному відношенні, любити військову справу, мати необхідні навички ефективного і економічного використання коштів.

А в умовах повномасштабного вторгнення російської армії на територію України роль військових фінансистів стала особливо відповідальною, а в деяких регіонах ще і дуже небезпечною. Через повномасштабну війну зі сторони росії, Україна зараз перебуває у важкому економічному становищі.

Війна та економіка тісно взаємопов’язані, оскільки відчутних проблем зазнав і бізнес. Відсутність ефективної логістики, що зумовлена відрізанням від сполучень деяких територій, блокуванням портів, руйнуванням великої частини транспортних шляхів, та забороною руху під час комендантської години, позначається на матеріальному забезпеченні військових частин та постійні ризики втрати майна через руйнування.

Але незважаючи на складний період для країни, українці змогли адаптуватись до воєнного стану і продовжують підтримувати не тільки бійців, але й економіку.

Фінансове господарство військової частини – це сукупність фінансових відносин, що утворюються в результаті проведення військовою частиною заходів із фінансового забезпечення постійної бойової готовності та з контролю за використанням коштів.

Для організації фінансового забезпечення військової частини необхідно:

• створити фінансово-економічну службу, яка б безпосередньо займались цією роботою, керуючись законодавчо-правовою базою, що регламентує діяльність Збройних Сил України;
• встановити правила, що регламентують порядок організації і здійснення фінансового забезпечення;
• досягти постійної, повної і узгодженої взаємодії всіх служб оперативних командувань на місцях і посадових осіб, які залучаються до фінансового забезпечення військової чатсини;
• мати необхідні економічні можливості.

Військовий фінансист у процесі взаємодії з особовим складом військової частини повинен:

• бачити перспективу, уміти приймати рішення з усіх питань фінансово-господарської діяльності;
• мати тісний контакт з посадовими особами частини;
• складати доповіді командиру військової частини;
• виступати на нарадах з питань фінансово-господарської діяльності;
• складати план роботи на кожний місяць.

При цьому пам’ятати, що фінансовий облік та звітність є одним з найважливіших відрізків роботи фінансово-економічної служби.

Але не все так виглядає в ідеалі. Бо в процесі фінансово-господарської діяльності фінансист стикається з великою кількістю документів, з купою своїх колег, з різними партнерами-організацями тощо, що в підсумку може за собою тягнути непорозуміння, труднощі у спілкування, несвоєчасне подання первинних документів, затримку фінансування. Ці умовні негаразди можна систематизувати наступним чином:

1) неможливість здійснювати обробку даних безпосередньо в день здійснення фінансово-господарських операцій, що знижує оперативність реагування. Первинні документи по руху необоротних активів та ТМЦ надходять до фінансової служби не щоденно або без попереднього опрацювання. А це не дає змогу краще організувати керівництво і контроль з боку фінансиста своєчасно, в результаті чого маємо не достовірний облік і перекручену звітність;

2) відсутність взаємодії з відділом персоналу по прийманні-передачі кадрових наказів. Трапляються випадки, коли в наказах є технічні помилки (в назві, в фондах, в розмірах), а вони вже всі підписані керівництвом. І будь-яке проханням його виправити викликає бурю негатива у працівників відділу персоналу.

3) фінансові зобов’язання беруться в ручному режимі, іноді навіть без договірних зобов’язань (так звана «кредиторська» заборгованість). В цьому випадку неможливо дослідити, чи є взагалі ця заборгованість, оскільки ніхто не відповідає за її появою, а також відсутній повний контроль фінансиста (акти звірки), бо немає в обліку ніяких даних по контрагентах.

4) відсутнє повне уявлення про план придбання товарів, робіт та послуг. Начальник фінансової служби, як виконавець кошторису, немає жодної уяви про те, що можна оплачувати, що ні. Все робиться в ручному режимі, без попередньо визначених пріоритетів та напрямів використання бюджетних коштів. Тим більше, навіть структурні підрозділи не знають, на що їм виділені кошти. І тут виникають суперечки з приводу того, що я подав свої пропозиції, значить це дозволено придбавати.

5) низький рівень мотивації у працівників фінансової служби. Заробітні плати у цивільних фінансистів бюджетної організації зараз прирівняна до рівня прибиральниці, це створює моральний дискомфорт і відсутність повної відповідальності за свої дії або бездіяльність. Відсутність розвитку та підвищення кваліфікації працівників (всі військові фінансисти не мають змоги мати «кар’єрні сходи» щодо присвоєння чергових звань, маючи подекілька вищих освіт. Найвище знання звичайного військового фіннасиста – старший солдат). Це значно погіршує спілкування з командирами і старшинами підрозділів, начальниками служб, оскільки ці військовослужбовці значно мають вищі звання, і така звана військова субординація, яка не дозволяє бути «на равних» і відстоювати свою точку зору з різних питань.

6) низька фінансова грамотність і нерозуміння економії бюджетних коштів командирів і старшин підрозділів, начальників служб призводить до нервових зривів працівників фінансової служби. Витрачається час на їх заспокоєння та повернення до нормального психічного стану. Фінансисти працюють ще і психологами, в той час, коли їм самим потрібна вже допомога.

Однією з умов успішної роботи фінансово-економічної служби є правильна організація робочих місць. Ефективно організовані робочі місця військових фінансистів сприяють значному підвищенню продуктивності праці і повинні створювати необхідні умови для інтенсивної праці, чіткого обслуговування особового складу і правильного ведення фінансового господарства.

Тобто, щоб утримати талановитих співробітників, потрібно створити оптимальну структуру й інфраструктуру, що допоможе ефективно управляти персоналом.Такий підхід в першу чергу вимикає емоційний фон, еле залишає емпатію, бо формується продукт для нової реальності з огляду на зручність, ефективність та спокій фінансової служби.

Ефективність роботи фінансово-економічної служби залежить від добре продуманого розпорядку дня відповідно до загального розпорядку дня військової частини. У розпорядку роботи фінансово-економічної служби:

• перша половина робочого дня повинна відводиться для рішення питань з іншими посадовими особами, виконання контрольних функцій і запланованих заходів, перевірки проведених фінансових операцій, роботи з документами і проведення їх за обліком;
• друга половина робочого дня відводиться для саморозвитку, вивчення нових керівних документів, підготовка до занять в навчальній групі по спеціальній підготовці; проведення занять, бесід, інформацій, вечорів запитань та відповідей, виступів з доповідями перед особовим складом з роз’яснення економічної політики держави, існуючих законоположень з питань грошового забезпечення, заробітної плати і фінансово-господарської діяльності.

Стан організаційної роботи багато в чому залежить від якості планування роботи фінансово-економічної служби військової частини. Відсутність плановості в роботі або формальне відношення до планування роботи, як правило, приводить до того, що начальник фінансово-економічної служби випускає з поля зору важливі питання щодо здійснення контролю за ефективним використанням коштів, допускає суттєві недоліки у фінансово-господарській діяльності частини, не бачить головного в роботі, зосереджує увагу на другорядних питаннях.

Розпорядок дня військового фінансисита повинен бути конкретним, спрямованим на виконання головної і основної задачі - повного, в межах встановлених норм і своєчасного забезпечення грошовими коштами бойової підготовки, господарських і культурно-побутових потреб, утримання і експлуатації озброєння, військової техніки і майна, своєчасного і повного задоволення грошовим забезпеченням військовослужбовців.

Але передові начальники фінансових органів військових частин, як би не складали свої розпорядки роботи своїм підлеглих, все одно знають, що ці методи не завжди працюють. І виявляється, що деякі кроки насправді марні та не несуть жодної цінності. Або деякі процеси можуть бути малоефективними.

А враховуючи, те що зараз у військових частинах мобілізовані фінансисти із різних сфер цивільного життя, то можна скористатися більш ефективними методами, які знизить робоче навантаження на всіх працівників фінансової служби, тобто організувати безперебійну роботу фінансової служби, забезпечити взаємозамінність підлеглих, побудувати робочу атмосферу та гарантувати результат у вигляді формування та своєчасного надання фінансової та податкової звітності.

Робочий час бухгалтера займає власне робота й організація праці. Усі ці дії сукупно — так званий потік створення цінності. Кожен крок у процесі повинен певним чином додавати цінність кінцевій цілі (продукту або результату).

Розподіл обов’язків між військовими фінансистами також є запорукою своєчасності відображення всіх господарських операцій підприємства та відсутність «завалу» у фінансовій службі. Грамотний розподіл функціоналу – це надійна опора у розвиток діяльності військової частини, в результаті чого начальник фінансової служби буде мати:

• фінансову службу, яку будуть любити і поважати у всій військовій частині – зрозуміти важливість складання правил, за якими будуть працювати фінанси у військовій частині;
• розуміння того, що потрібно зробити, щоб забезпечити свою безпеку і безпеку військової частини;
• працівників фінансової служби, що мають більше часу на виконання важливої інтелектуальної роботи без рутинних задач, що зробить їх більш вмотивованими та зацікавленими.

З власного досвіду можна застосувати наступні кроки для підвищення ефективності роботи фінансиста:

• автоматизація облікових процесів на рівні логістики (служб забезпечення). Це дуже важливий крок, оскільки військовий облік майна – це подвійний облік (одні і ті ж прибуткові (видаткові) документи відоражаються у книгах обліку служб запезпечення, а потім те саме робілять і фінансисти у бухгалтерському обліку). В результаті чого повне неспівпадіння облікових даних, а проведення інвентаризації проходить як справжіні «бойові дії» між логістами і фінансистами. Буде дуже важко і важливо перенести всі дані з безлічі папірців у програмний продукт. В результаті маємо те, що фінансист здійснює лише контрольні функції, складаючи зведені регістри. А логісти, завдяки тому, що самі вникають у процес конролю за операціями з надходження, переміщення та вибуття військового майна, мають достовірну інформацію про рух активів.
• налагодження чіткої зони відповідальності кожного співробітника та прозорих розробка основних бізнес-процесів фінансово-господарської діяльності. Основна властивість бізнес-процесів – усвідомленість. Це означає, що вибір систематизувати, описати і оптимізувати бізнес-процеси повинен бути свідомим, а не даниною моді. Адже в ході роботи над бізнес-процесами випливає правда про фінансову-гоподарську діяльність військової частини, і вона не завжди може бути приємною. Відповідно, всі зацікавлені, повинні бути відкритими до правди і до змін. Перекладання обов’язків на інших – це те, що уповільнює процес роботи будь-якого підприємства. Всі бізнес-процеси, повинні бути прописані та відпрацьовані командою. Обов’язки та ролі кожного учасника команди також мають бути чітко окреслені та розподілені. що нас не влаштовує, де наші «вузькі місця», що ми будемо змінювати і як це допоможе кожному із нас краще виконувати свої обов’язки? В результаті чого командир військової частини зрозуміє стан фінансово-господарської діяльності, командири і старшини підрозділів, начальники служб і інші – матимуть зону відповідальності і простір для прийняття рішень, інші, і зокрема, фінансисити – де і як вони залучені в загальний результат.
• доступ до корисної професійної інформації та даних із суміжних і взаємопов’язаних професій. Світ змінюється швидше, ніж ми встигаємо звикати до змін. І найчастіше ці зміни відбуваються саме в суміжних із фінансовою сферою: інформаційних технологіях, юриспруденції, аудиті. Керівники всіх рівнів мають подбати про курси підвищення кваліфікації для співробітника, тренінги. Вміння користуватися інноваційним програмним забезпеченням і знання останніх підзаконних актів не лише підвищать швидкість виконуваної роботи, а й допоможуть уникнути штрафів. В військовій частині до фінансово-економічної роботи, крім фінансових працівників, мають відношення і приймають в ній участь багато посадових осіб (командири і старшини підрозділів, начальники служб і інші). З ними необхідно систематично проводити спеціальні заняття. Заняття можуть бути щоденні, у вигляді інструктажу, вивчення змін до законодавства, рішення задач, аналізу помилок тощо. З начальниками служб і постійними підзвітними особами доцільно проводити як групові, так і індивідуальні навчальні заняття. Такі заняття проводяться, як правило, один – два рази на рік, на початку і наприкінці бюджетного року. Практика показує, що якісне проведення спеціальних занять з посадовими особами сприяє попередженню порушень, неправильних та незаконних витрат грошових коштів, вносить певний порядок в службові взаємовідносини, забезпечує поліпшення стану фінансового господарства частини.
• розробка формату міні наради. Які би тренінги не пройшов фінансист або інший спеціаліст, інколи виникають завдання, в яких не розібратися без допомоги вузькоспеціалізованих експертів: юристів, аудиторів, економістів, податкових консультантів і фахівців з інших сфер. На допомогу прийде такий алгоритм вирішення завдань — 15-ти хвилинні ранкові зустрічі для обговорення важливих намрямків поставлених цілей, виявлення проблем і формування шляхів їх вирішення. Колективне розв’язання поставлених завдань привчає працівників підходити до проблеми широко, а інколи і глобально, дивитися на явища очима інших, підвищує колективну відповідальність за прийняті рішення та втілення їх у життя. Перевагою таких нарад, у порівнянні з іншими заходами та методами управління, є те, що тут, як правило, присутні якщо не всі, то переважна більшість майбутніх виконавців тих рішень, які можуть бути прийняті.
• командна робота. Кажучи простіше: є певні працівники, поточна діяльність яких регламентована їх посадовими обов’язками. Керівництво розуміє, що вони здатні на більше (тобто на те, що виходить за рамки їх звичної зайнятості), вони збирають таких фахівців в команду і максимально ефективно і раціонально задіюють їх потенціал на вирішення конкретного завдання Успішне та продуктивне виконання завдань можливе лише за умови злагодженої роботи кожного з його учасників. Так само можна сказати й про підприємство загалом: якісне виконання своїх обов’язків кожним із співробітників забезпечує ефективність і прибутки. «Один у полі не воїн», як то кажуть. Ефект від спільної роботи команди якісно перевершує ефект від роботи окремих людей. Тобто, спільна робота фахівців може в сумі дати набагато більше, ніж результати їх роботи поодинці. А ще це можливість взаємозаміни і обізнаності у більш широкому форматі фінансово-господарської діяльності. Отже, командна робота, по-перше, це потужний інструмент ефективного досягнення цілей організації і реалізації поставлених всередині неї завдань. По-друге, командна робота — це інструмент для особистісного та професійного зростання кожного співробітника, який є членом цієї команди. А це мотивує кожного для подальшої роботи. Тільки натхненний і висококваліфікований працівник — це підприємство, що процвітає.

Всі рекомендації допоможуть швидко почати робити те, що потрібно саме вашій фінансовій службі і без зусиль скласти угоду з керівництвом, яке допоможе вам бути завжди з ним у злагоді.

Валентина Андрієнко,
Начальник групи бухгалтерського обліку та звітності військової частини А7045,
молодший сержант,
переможеця конкурсу «Кращий бухгалтер України-2023».