Проживание в командировке: нюансы возмещения расходов

Минфин в письме от 17.02.2017 г. № 31-08030-16-10/4511 рассмотрел два спорных вопроса служебных командировок.

Первая ситуация такая: работник по возвращении из командировки предоставил счет на проживание в гостинице (гостиница — неплательщик НДС), в котором указана стоимость проживания — 240 грн и отдельными строками: ранний заезд — 90 грн и поздний выезд — 90 грн. Можно ли возместить работнику расходы, связанные с оплатой услуги раннего заезда и позднего выезда из отеля?

О возмещении таких расходов в Инструкции № 59¹ прямо не сказано. Но, считаем, это и не нужно. Ведь оплата услуг раннего заезда и позднего выезда — это ничто иное, чем расходы на наем жилья. Смотрите сами.

Согласно абз. 23 п. 1.3 Правил № 19² в отелях сутки проживания (за которую осуществляют оплату) устанавливаются исходя из расчетного часа — часа, при наступлении которого потребитель должен освободить номер в день выезда и после которой осуществляется заселение в гостиницу. Обычно расчетный час с 12:00 текущего дня до 12:00 следующего дня. Соответственно, если командированный работник:

 приезжает в гостиницу к 12:00, то имеет место так называемый ранний заезд — заезд потребителя к гостинице до расчетного часа (абз. 21 п. 1.3 Правил № 19). И отель не обязан поселять лицо до расчетного часа. Клиенту могут предложить поселение до расчетного часа за определенную плату (она взимается или за полсуток или за часами);

выезжает из отеля после 12:00, то будет поздний выезд — выезд из гостиницы после расчетного часа в день отъезда (абз. 22 п. 1.3 Правил № 19). В такой ситуации клиенту тоже обычно предлагают доплатить за проживание определенную сумму.

Вывод: оплата услуг с раннего заезда и позднего выезда — это расходы на проживание, соответственно, они подлежат компенсации. Именно на это намекает Минфин в комментируемом письме, дополнительно подчеркнув: возмещение расходов на проживание в гостинице должна осуществляться в размере, указанном в подтверждающих документах, которые удостоверяют стоимость услуг проживания. При этом указанные расходы не должны превышать предельных сумм расходов на наем жилья, утвержденных постановлением № 98³. Напомним, что согласно этому документу предельная норма расходов составляет в сутки: до 19.04.2017 г. — 240 грн (без НДС), а с 19.04.2017 г. — 600 грн (без НДС).

Подчеркнем, что в постановлении № 98 не уточняется, о которой сутки (астрономическую или сутки проживания) идет речь. Поэтому отметим, что оплата за проживание в гостинице взимается именно за сутки проживания (как правило, с 12:00 текущего дня до 12:00 следующего дня), следовательно, и предельная сумма расходов на наем жилого помещения установлена за сутки проживания. Это подтверждается также абз. 1 п.5 разд. ІІ Инструкции № 59.

Оплата услуг с раннего заезда и позднего выезда — это также расходы на проживание. Причем относится эта оплата уже до других суток проживания в отеле, чем основная оплата (в нашем случае — 240 грн). Значит, с целью соблюдения ограничения относительно предельной суммы расходов на проживание стоимость оплаты раннего заезда, оплаты позднего выезда и непосредственно оплату за проживания нужно рассматривать отдельно. То есть, если речь идет о проживании до 19.04.2017 г., то работнику следует возмещать всю сумму (90 грн + 240 грн + 90 грн)⁵.

Вторая ситуация такая: командированный работник оплатил стоимость проживания в гостинице (мотеле и т. п) самостоятельно через банк. При этом банк взыскал за такую услугу комиссионный сбор. Можно ли возместить такие расходы работнику?

В указанной выше консультации подчеркнуто о компенсации таких расходов в Инструкции № 59 не сказано. При этом «зацепиться» за какую-то норму этого документа для решения вопроса тоже нельзя.

Так, в п. 5 разд. І Инструкции № 59 сказано, что работнику возмещают расходы на наем жилья в расчете одного места в гостинице (мотеле). Получается, если читать буквально, то речь идет только о плате за проживание. А вот про расходы, сопутствующие такой оплате, — ни слова. К примеру, в отношении расходов на проезд сказано четко: расходы на проезд возмещаются в размере стоимости проезда с учетом всех расходов, связанных с приобретением проездных билетов (п. 6 разд. І Инструкции № 59). К сожалению, для оплаты расходов на проживание такого уточнения не сделано.

Минфин констатировал: возмещение расходов за услуги банков в связи с платой за проживание в гостиницах (мотелях), других жилых помещениях ни Инструкцией № 59, ни постановлением № 98 не предусмотрено. Обидно за такое законодательное упущение, но ничего не поделаешь: если после возвращения из служебной командировки работник предоставил квитанцию об уплате комиссионного сбора за оплату стоимости проживания, то компенсировать такие расходы нельзя.

¹Інструкція о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом МФУ от 13.03.1998 г. № 59.

²Правила пользования гостиницами и аналогичными средствами размещения и предоставления гостиничных услуг, утвержденные Держтурадміністрацією от 16.03.2004. № 19.

³Постанова КМУ «О суммах и составе расходов на командировку государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств» от 02.02.2011 г. № 98.

⁴Нагадаємо также, что абз. 8 п. 5 разд. ІІ Инструкции № 59 позволяет возместить расходы, превышающие норму на наем жилья, с разрешения руководителя согласно оригиналам подтверждающих документов.