Возложение на работника расходов, связанных с обеспечением выполнения трудовых обязанностей: кто должен обеспечивать трудовой процесс?

Представим обычную ситуацию: руководитель просит работника срочно распечатать документы.

Принтер есть, но бумаги нет.

Работник покупает пачку бумаги на собственные средства, распечатывает документы и продолжает работать.

Казалось бы, пустяк.

Но если такие ситуации становятся систематическими, возникает вполне конкретный трудовой вопрос: «Кто фактически несет затраты, необходимые для выполнения работы – работодатель или работник?»

Кодекс законов о труде Украины возлагает на работодателя обязанность надлежащим образом организовать работу работника.

В частности, согласно п. 2 ч. 1 статьи 29 КЗоТ Украины, до начала работы работодатель должен проинформировать работника об определенном рабочем месте и обеспечении необходимыми для работы средствами.

То есть работник заключает трудовой договор для того, чтобы выполнять работу по определенной должности, а работодатель со своей стороны должен организовать трудовой процесс и обеспечить работника необходимыми для работы средствами.

Поэтому ситуация, когда работник регулярно вынужден покупать необходимые для работы вещи на собственные средства, требует внимания.

Бумага, ручка, принтер – разве это действительно проблема?

На первый взгляд – нет.

Один раз купить ручку или несколько листов бумаги на собственные средства может показаться незначительной бытовой ситуацией.

Но представим другое: 

• работник ежемесячно покупает бумагу для служебной печати; 
• самостоятельно покупает канцтовары; 
• использует свой принтер и оплачивает картриджи; 
• работает на собственном ноутбуке; 
• использует телефон для служебных звонков; 
• оплачивает мобильный интернет, необходимый для выполнения работы.

В таком случае вопрос уже не в одном листе бумаги.

Вопрос в том, не переводятся ли затраты на организацию трудового процесса с работодателя на работника.

Нередки случаи, когда у работника на рабочем месте нет принтера.

Руководитель регулярно просит печатать документы на дому.

В результате работник использует собственное оборудование, электроэнергию, бумагу и картридж для выполнения работы в интересах работодателя.

Или работодатель не предоставил компьютер, но работник должен работать с электронными документами, почтой и рабочими программами.

В такой ситуации необходимо установить, предусмотрено ли использование личного оборудования и кто несет связанные с этим расходы.

Использование собственного телефона для служебных звонков, когда работник в течение рабочего дня звонит по телефону клиентам или другим работникам из своего личного номера, также требует выяснения, являются ли такие звонки частью трудовых обязанностей и предусмотрено ли возмещение соответствующих расходов.

Однако всегда ли работодатель обязан компенсировать такие расходы?

Не всякое использование работником собственного имущества автоматически означает возникновение обязанности работодателя компенсировать расходы.

Необходимо учитывать конкретные обстоятельства, например: 

• есть ли соответствующая работа трудовой обязанностью работника; 
• было ли использование собственного имущества необходимым для выполнения работы; 
• кто инициировал такое использование; 
• знал ли об этом работодатель; 
• было ли использование добровольным; 
• предусмотрены ли соответствующие условия трудовым или коллективным договором; 
• осуществляется ли работнику компенсация.

То есть само по себе наличие у работника собственного ноутбука или принтера еще не означает нарушения.

На что обратить внимание работодателю?

Работодателю следует заранее определить, чем именно обеспечивается работник для выполнения его трудовых обязанностей.

Если работник должен печатать документы, то должны быть организованы условия для печати.

Если работа подразумевает использование компьютера – должен быть решен вопрос соответствующего оборудования.

Если работник использует личное имущество – целесообразно урегулировать порядок такого использования и, если это предусмотрено законодательством или договоренностью сторон, вопрос компенсации.

Что важно для работника

Если работник регулярно тратит свои средства на выполнение работы, не стоит ограничиваться устной договоренностью.

Целесообразно иметь подтверждение: 

• поручение работодателя; 
• приобретение материалов; 
• использование собственного оборудования; 
• понесенных издержек.

Это поможет установить, были ли расходы связаны именно с исполнением трудовых обязанностей и отличить обычное добровольное использование личных вещей от ситуации, когда на работника фактически возлагаются расходы, связанные с организацией и обеспечением его работы.

Инспекция по труду и занятости населения Днепровского городского совета