Подпись работника на распорядительных документах по кадровым вопросам обязательна

На «горячую профсоюзную линию» обратились с вопросом обязательная ли подпись работника на всех распорядительных документах по кадровым вопросам.

Согласно ст. 29 Кодекса законов о труде Украины (далее – КЗоТ), до начала работы работодатель обязан в согласованный с работником способ проинформировать работника о:

1) место работы (информация о работодателе, в том числе его местонахождение), трудовую функцию, которую обязан выполнять работник (должность и перечень должностных обязанностей), дату начала выполнения работы;

2) определенное рабочее место, обеспечение необходимыми для работы средствами;

3) права и обязанности, условия труда;

4) наличие на рабочем месте опасных и вредных производственных факторов, которые еще не устранены, и возможные последствия их влияния на здоровье, а также о праве на льготы и компенсации за работу в таких условиях в соответствии с законодательством и коллективным договором - под подпись;

5) правила внутреннего трудового распорядка или условия установления режима работы, продолжительность рабочего времени и отдыха, а также о положении коллективного договора (при его заключении);

6) прохождение инструктажа по охране труда, производственной санитарии, гигиене труда и противопожарной охране;

7) организацию профессионального обучения работников (если такое обучение предусмотрено);

8) продолжительность ежегодного отпуска, условия и размер оплаты труда;

9) процедуру и установленные КЗоТ сроки предупреждения о прекращении трудового договора, которые должны соблюдаться работником и работодателем.

Согласно п.11 Раздела 10 (Особенности подготовки и оформления распорядительных документов) Приказа Министерства юстиции Украины от 18.06.2015 № 1000/5 «Об утверждении Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях», с распорядительным документом по кадровым вопросам (личному составу) обязательно ознакомляются упомянутые в нем лица, которые на первом экземпляре документа или на специальном бланке проставляют свои подписи с указанием даты ознакомления.

На сегодняшний день, введением кадрового электронного документооборота на предприятиях, организациях, учреждениях достаточно распространено и использование электронной подписи в кадровых документах часто применяется, особенно при заключении трудового договора о дистанционной работе.

В соответствии с Законом Украины «Об электронных документах и ​​электронном документообороте» от 22 мая 2003 г. № 851-IV, были установлены общие требования к внедрению электронного документооборота с применением электронной цифровой подписи.

Согласно части третьей ст.29 КЗоТ, ознакомление работников с приказами (распоряжениями), сообщениями, другими документами работодателя относительно их прав и обязанностей допускается с использованием определенных в трудовом договоре технических средств электронных коммуникаций с наложением усовершенствованной электронной подписи или квалифицированной электронной подписи. В трудовом договоре с согласия сторон могут быть согласованы альтернативные способы ознакомления работника, кроме информации, определенной п. 4 части первой ст.29 КЗоТ, которая доводится до сведения работников в порядке, установленном настоящей статьей.

Согласно п.15, 27, 59 статьи 1 Закона Украины «Об электронной идентификации и электронных доверительных услугах» от 5 октября 2017 г. № 2155-VIII:

•  электронная подпись – электронные данные, которые добавляются подписчиком к другим электронным данным или логически с ними связываются и используются им в качестве подписи.
•  квалифицированная электронная подпись – усовершенствованная электронная подпись, которая создается с использованием средства квалифицированной электронной подписи и базируется на квалифицированном сертификате электронной подписи;
•  усовершенствованная электронная подпись, основанная на квалифицированном сертификате электронной подписи, - усовершенствованная электронная подпись, создаваемая с использованием квалифицированного сертификата электронной подписи, выданного квалифицированным поставщиком электронных доверительных услуг и не содержащая сведений о том, что личный ключ хранится в средстве подписи квалифицированного .

Таким образом, подпись работника на всех распорядительных документах по кадровым вопросам обязательна. Законодательством предусмотрено, что ознакомление работников с приказами (распоряжениями), сообщениями, другими документами работодателя по их правам и обязанностям допускается с использованием определенных в трудовом договоре технических средств электронных коммуникаций с наложением усовершенствованной электронной подписи или квалифицированной электронной подписи. В трудовом договоре с согласия сторон могут быть согласованы альтернативные способы ознакомления работника, кроме информации о наличии на рабочем месте опасных и вредных производственных факторов, которые еще не устранены, и возможных последствиях их влияния на здоровье, а также о праве на льготы и компенсации за работу в таких условиях в соответствии сконодательства и коллективного договора, которая сообщается работникам под подпись.

Зайцева Оксана

Департамент правовой защиты

аппарата ФПУ