ПФУ: электронная трудовая книжка

1. Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, хранящийся в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования.

2. До какой даты следует перевести в электронный формат бумажные трудовые книжки? Зачем это делают?

Перевести бумажные трудовые книжки в электронный формат необходимо до 10 июня 2026 года. Этот пятилетний переходный период, установленный Законом Украины от 05.02.2021 г. №1217-IX «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины по учету трудовой деятельности работника в электронной форме», начался 10 июня 2021 года.

Перевод трудовых книг в электронный формат имеет несколько ключевых целей:

•  Защита данных. Оцифровка гарантирует сохранение информации о трудовом стаже, особенно внесенной до 2004 года. Это делает невозможным потерю или повреждение бумажного документа.
•  Упрощение процедуры. Переход в электронные книги позволит автоматически начислять пенсии, без необходимости личного обращения в Пенсионный фонд Украины. Это значительно упрощает процесс для граждан и уменьшает бюрократическую нагрузку.
•  Избегание потери стажа. Заблаговременное перевод данных в цифровой реестр помогает избежать возможных проблем с подтверждением стажа в будущем, что может повлиять на размер пенсионных выплат.
•  Прозрачность и доступность. Работник может в любой момент проверить свои данные о страховом стаже в личном кабинете на веб-портале электронных услуг ПФУ. Это обеспечивает полный контроль за собственной трудовой историей.
•  Оптимизация работы. После оцифровки бумажная книжка возвращается работнику. Это упрощает кадровый документооборот и упраздняет необходимость его хранения на предприятии.

3. Что делать с бумажной трудовой книжкой после этой даты?

После того как Пенсионный фонд Украины оцифрует трудовую книжку, работодатель выдает работникам лично под подпись бумажную трудовую книжку.
Работник может сравнить данные в личном кабинете на портале Пенсионного фонда Украины со своей бумажной книгой, чтобы убедиться, что все записи верны и обратиться в органы Фонда в случае неточностей или разногласий.
Также следует отметить, что по требованию работника, работодатель и в дальнейшем обязан вносить в трудовую книжку, хранящуюся у работника, записи о принятии на работу, переводе и увольнении, поощрения и награды за успехи в работе.

4. Если трудовую книжку не оцифруют до 10 июня 2026?

В пункте 6 Закона Украины от 05.02.2021 №1217-IX «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины по учету трудовой деятельности работника в электронной форме» прописано, что страховой стаж исчисляется по данным, содержащимся в реестре застрахованных лиц Государственного реестра в соответствии с обязательным государственным деятельностью Закона Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование», а за периоды, за которые не внесены данные в реестр застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования, – в порядке и на условиях, предусмотренных ранее действующим законодательством». То есть, после 10 июня 2026 года, при определении права на пенсионные выплаты будут учитываться записи из бумажной трудовой книжки, предоставленной заявителем.

5. Какие данные можно вносить в электронную трудовую книжку?

В электронную трудовую книжку можно вносить данные, подтверждающие страховой стаж. Этот процесс предусматривает оцифровку информации как из бумажной трудовой книжки, так и из других документов о стаже, определенных Порядком подтверждения имеющегося трудового стажа для назначения пенсий при отсутствии трудовой книжки или соответствующих записей в ней, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 12 августа 1993 г. № 637 (З3 Украины, 13, 13, 13), ЗП Украины, 2, 3, 2, 2, 3, 2, 2, 2, 2, 2, 2, 2, 2, 2, 2, 2, 2, 2, 2, 2. (это трудовые договора, военный билет, диплом об обучении, свидетельство о рождении ребенка (для женщин), справки о подтверждении стажа и т.п.)

6. Кто и как должен вносить данные в электронную трудовую книжку?

Вносить данные в электронную трудовую книжку может как работник, так и работодатель.
Сотрудник – средствами вебпортал электронных услуг ПФУ или обратившись в ближайший сервисный центр фонда лично.
Работодатель – путем создания соответствующей электронной записи в электронном кабинете страхователя.
Данная информация подробно описана в «Порядке представления сведений о трудовой деятельности работника, физического лица – предпринимателя, физического лица, обеспечивающего себя работой самостоятельно, в электронной форме», утвержденном постановлением правления ПФУ 12.03.2021 №11-1 (с изменениями)
В соответствии с пунктом 4 Порядка, сведения о трудовой деятельности работника подаются в территориальный орган Пенсионного фонда Украины работником лично или через вебпортал электронных услуг Пенсионного фонда Украины в электронной форме с обязательным наложением электронной подписи.

базируется на квалифицированном сертификате электронной подписи, работником, страхователем или представителем страхователя, которому руководителем страхователя делегированы соответствующие полномочия.

7. Как проверить, оцифрована ли трудовая книжка?

На вебпортале электронных услуг ПФУ в разделе «Электронная трудовая книжка/Данные ЭТК/Оцифрованная ЭТК» личного кабинета застрахованного лица.

8. Сколько всего работников зарегистрировано на предприятиях и организациях Хмельницкой области?

По состоянию на 01.10.2025 имеется информация о 239 354 наемных работниках, в т.ч. получающих денежное довольствие.

9. Сколько уже начали переход на электронные документы?

По состоянию на 01.10.2025 г. уже 117 597 застрахованных лиц в области (или 49%) имеют электронные трудовые книжки.

Главное управление Пенсионного фонда Украины в Хмельницкой области