Особенности учета и оценки запасов – эксперты ответили на вопросы общин

Эксперты Программы "U-LEAD с Европой" Ирина Дрозд и Татьяна Ларикова и дальше оказывают консультационную поддержку общинам. На этот раз они ответили на ряд вопросов по бухгалтерскому учету и оценке запасов в бюджетных учреждениях.

В ходе информационной сессии на тему «Учет и оценка запасов», которая состоялась 24 апреля для работников бухгалтерских служб органов местного самоуправления и распорядителей средств низшего уровня, эксперты Программы «U-LEAD с Европой» Ирина Дрозд и Татьяна Ларикова ответили на ряд вопросов бухгалтерского учета и оценки запасов бюджетных учреждений.

Больше всего вопросов у участников мероприятия возникало с учетом и списанием аккумуляторов, шин для автомобилей, какими нормами списания руководствоваться при списании горюче-смазочных материалов, учетом продуктов питания для передачи ВПЛ, о назначении материально-ответственного лица.

Как правильно учитывать и списывать аккумуляторы, шины для автомобилей при их замене?

Аккумулятор/шины в составе авто как отдельный объект не учитывается, их стоимость входит в состав первоначальной стоимости соответствующего авто.

В момент, когда аккумулятор/шины достигают своего предельного технического состояния на замену приобретаются новые, учитываемые в составе запасов в качестве запасных частей на субсчете 1515 «Запасные части».

Учет аккумуляторов/шин после установки на служебный автомобиль возможен по одному из двух вариантов:

• Списать стоимость расходов отчетного периода сразу после установки.
• Продолжайте учитывать аккумулятор/шины в составе запасов до момента списания (выхода из строя).

Различают учет аккумуляторов/шин требования, которые определены для ресурсов эксплуатации этих запасных частей (Приказ Минтранса и связи «Об утверждении Эксплуатационных норм среднего ресурса аккумуляторных свинцовых стартерных батарей колесных транспортных средств и специальных машин, выполненных на колесных шасси» от 20.05.2020). .

Руководитель учреждения должен назначить лицо, ответственное за учет и контроль обращения аккумуляторов/шин в учреждении (п. 8.4 Правил эксплуатации аккумуляторных свинцовых стартерных батарей колесных транспортных средств и специальных машин, выполненных на колесных шасси, утвержденные приказом Минтранса и связи0. г. №795), и их утилизацию (п. 9.2 Правил №795).

Для учета движения аккумуляторов/шин целесообразно предусмотреть их отображение на аналитических счетах с учетом следующих состояний: хранение на складе, пребывание в эксплуатации, ремонт или ТО, списание, утилизация.

Ведение по аккумуляторам Карточки учета наработки и отслеживания обращения (приложение 12 к Правилам 795), Журналу учета операций по техническому обслуживанию и ремонту (приложение 10 к Правилам №795).

Определение годности или негодности аккумулятора осуществляется комиссией, уполномоченной определять техническое состояние аккумуляторов (п. 8.4 Правил №795). Она назначается приказом управляющего учреждения.

Основания для списания отражаем в Карточке учета с выводами комиссии. Карточка будет выступать Актом на его списание (п. 8.4 Правил №795).

Таким образом, списывать аккумуляторы можно по решению комиссии при достижении этими запчастями предельного состояния и/или исчерпанном ресурсе эксплуатации.

Отработанные аккумуляторы относятся к опасным отходам и подлежат обязательной утилизации спецпредприятиями или реализации как лом свинца.

Какими нормами списания руководствоваться при списании горюче-смазочных материалов?

2 ноября 2023 г. утратил силу приказ Минтранса от 10.02.98 №43 «Об утверждении норм расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте», которым были утверждены нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте (приказ Министерства развития общин, территорий и инфраструктуры Украины) от 02.11.2023 № 1011 «О признании утратившим силу приказа Министерства транспорта Украины от 10 февраля 1998 года № 43»).

Причина — нормы Положения №43 не учитывают показатели существенного количества новых моделей колесных транспортных средств.

Поскольку общегосударственных норм расходов нет, в учреждениях есть выбор, что считать нормой. Следовательно, субъектам хозяйствования следует зафиксировать собственным приказом свое решение.

Ориентиром могут быть разработаны ГП «Государственный автотранспортный научно-исследовательский и проектный институт»:

• Методические рекомендации по нормированию расхода топлива, электрической энергии, смазочных, других эксплуатационных материалов автомобилями и техникой;
• Базовые нормы расходов (дополнение к Методическим рекомендациям).

Методрекомендации и Базовые нормы не обязательны для использования предприятиями, ведь это не нормативно-правовой акт, изданный уполномоченным органом власти. Это только ориентиры и обращать ли на них внимание собственное дело каждого юридического лица.

Сфера контроля фиксируется в договоре: расходы на горючее, ремонт, обслуживание и т.д. Решение должно быть зафиксировано в Положении об учетной политике. Контроль за нормами и ответственность за использование горючего несет арендодатель.

Как вести учет гуманитарной помощи (продукты питания) для передачи ВПЛ?

Основанием для начала процедуры признания помощи гуманитарным является письменное предложение донора о его предоставлении. Основанием для осуществления гуманитарной помощи в Украине есть письменное согласие получателя гуманитарной помощи на ее получение. Получатель гуманитарной помощи имеет такие же права на ее использование, что и приобретатель гуманитарной помощи» (ст. 3 Закона Украины «О гуманитарной помощи» от 22.10.199 1192-XIV).

Одним из прав дарителя, согласно ст. 725 Гражданского кодекса Украины от 16.01.2003 №435-IV есть право совершения в пользу третьего лица (передать денежную сумму или другое имущество в собственность). Поэтому в договоре дарения должно быть указано, что приобретателями помощи являются конкретные учреждения или учреждения или наиболее нуждающиеся в нем, и т.д.

По своей сути передача по акту приемки-передачи натуральной гуманитарной помощи является безвозмездной передачей активов от физических или юридических лиц. Учет активов, приобретенных (произведенных, полученных) и удерживаемых с целью дальнейшего распределения, передачи или продажи, ведется на субсчете 1815 «Активы для распределения, передачи, продажи».

Таким образом, в учете получателя нужно сначала оприходовать материальные ценности на субсчете 1815 г. «Активы для распределения, передачи, продажи» с одновременным возникновением дохода по субсчету 7511 «Доходы по необменным операциям».

Согласно Порядку казначейского обслуживания местных бюджетов, утв. Министерством финансов Украины от 23.08.2012 №938, получатель (распорядитель бюджетных средств) должен предоставить справку о поступлении в натуральной форме в Казначейство.

В Положении об учетной политике в части учета запасов, нужно зафиксировать, что материальные ценности (продукты питания), полученные в виде гуманитарной помощи с целью их последующей передачи, распределения или продажи отражается на субсчете 1815 г. «Активы для распределения, передачи, продажи»

Одновременно, в Положении об учетной политике следует определить единицу натурального измерения запасов для каждой единицы бухгалтерского учета, например:

• единица измерения для поступления – паллет или партия;
• единица измерения – вес, объем, количество.

Передача гуманитарной помощи другим получателям/приобретателям соответствует определению хозяйственной операции. Следовательно, хозяйственная операция распределения должна удостоверять первичный документ, содержащий обязательные реквизиты согласно требованиям ч. 2 ст. 9 Закона О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине Закон Украины от 16.07.1999 №996-XIV

Передача гуманитарной помощи приобретателям-физлицам необходимо оформлять соответствующими расходными документами – ордерами, накладными, поручениями. Указанные нормативные документы должны содержать предписания только для передачи предметов гуманитарной помощи приобретателям-физическим лицам.

По приказу руководителя предлагаем создать комиссию, отвечающую за процесс получения и документального оформления передачи (выдачи) гуманитарной помощи.

Из-за отсутствия типовых учетных форм выбытия гуманитарной помощи такие формы и содержание следует разработать получателю и закрепить их в форме приложения к распорядительному документу об организации бухгалтерского учета.

Также целесообразно разработка схемы (графика) документооборота, что также может быть приложением к распорядительному документу об организации учета.

В зависимости от того, кто является приобретателем (юридическое или физическое лицо), осуществляется оформление соответствующих документов. Передачу гуманитарной помощи напрямую приобретателю-юридическому лицу целесообразно оформлять актом приемки-передачи, типичную форму по приказу Минфина от 13.09.2016 №818. приобретателю-физическому лицу оформлять ведомостью раздачи гуманитарной помощи.

Передача гуманитарной помощи приобретателям-физическим лицам через представителей получателей, например когда раздача гуманитарного груза производится с выездом к месту жительства (временного размещения) приобретателей, нужно оформлять:

• приказом руководителя учреждения о раздаче гуманитарной помощи с указанием ответственных лиц (комиссией);
• отчетом о раздаче гуманитарной помощи;
• ведомостью раздачи гуманитарной помощи между приобретателями – физическими лицами;
• актом списания гуманитарной помощи, которым удостоверить списание гуманитарной помощи с баланса получателя.

Гуманитарный груз, поступающий в смешанных паллетах, следует раскомплектовать, провести взвешивание и сортировку и комплектовать для передачи согласно заявкам другим получателям/приобретателям в смешанные или однородные паллеты. Такие расходы не связаны с получением активов, а связаны с подготовкой к выбытию, передаче активов. Такие расходы признаются расходами отчетного периода и учитываются на субсчете 8411 «Прочие расходы по обменным операциями».

Кто может быть в учреждении материально-ответственным лицом, если отсутствуют должности/выполняемые работы, указанные в Перечне №447/24, но есть основные средства, ИНМА, МБП?

Обязательность назначения материально-ответственного лица определена требованием ведения количественного учета материальных ценностей и организации их ответственного хранения в учреждении у материально ответственных лиц, назначаемых приказом руководителя субъекта государственного сектора (п. 2 разд. II Методрекомендаций по бухучету основных средств, п .3 Разд III Методрекомендаций по бухучету запасов, утвержденных приказом Минфина от 23.01.2015 г. №11).

При определении работника, с которым может заключаться Договор о полной материальной ответственности, учитывают два условия:

• наличие должности, занимаемой работником, или работы, которую он выполняет, в Перечне должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми предприятием, учреждением, организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности за необеспечение сохранения ценностей, переданных им на сохранение , обработку, продажу (отпуск), перевозку или применение в процессе производства, утвержденном постановлением Госкомтруда СССР и Секретариатом Всесоюзной ВЦСПС от 28.12.77 г. №447/24 (Постановление действует до сих пор в соответствии с Постановлением Верховной Рады Украины от 12.09.91 № 1545 «О порядке временного действия на территории Украины некоторых актов законодательства Союза ССР»;
• исполнение обязанностей согласно должности, выполнение работы по специальности должно быть непосредственно связано с сохранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства доверенных работникам ценностей (статья 135/1 Кодекса законов о труде Украины).

То есть либо должность по Перечню, либо содержание функциональных обязанностей служит основанием для назначения работника материально-ответственным лицом. В случае, если среди работников нет таких, где предусмотрена должностная инструкция функции сохранения ценностей по ст. 135 /1 КЗоТ Украины, то можно их расширить, руководствуясь общими положениями Справочника квалификационных характеристик профессий работников, содержащихся в Выпуске 1 «Профессии работников, общих для всех видов экономической деятельности», утвержденным приказом Минтруда от 29.12.2004 №336. Здесь приведен конкретный перечень должностных (рабочих) обязанностей (рабочих) инструкциями работников всех категорий, разрабатываемых и утверждаемых на основе типичной квалификационной характеристики работодателя, учитывая конкретные задачи и обязанности, функции, права, ответственность работников этих групп и особенности штатного расписания. компании, учреждения, организации.

То есть содержание трудовой функции работника определяется разделом «Задания и обязанности» должностной (рабочей) инструкции.

Однако следует отметить, если для работника в установленном порядке (в соответствии с рабочей инструкцией, приказом, распоряжением) предусматривается расширение зоны обслуживания или увеличение объема работ видами работ, связанными с хранением, обработкой, продажей, перевозкой или применением в процессе производства доверенных работникам ценностей , то с ним может быть заключен договор, согласно которому работник несет материальную ответственность.

В соответствии с Постановлением Верховной Рады Украины от 12.09.91 №1545 «О порядке временного действия на территории Украины некоторых актов законодательства Союза ССР», которым установлено, что для принятия соответствующих актов законодательства Украины на территории республики применяются акты законодательства Союза ССР по вопросам, не урегулированным законодательством Украины при условии, что они не противоречат Конституции и законам Украины.

На этом основании Постановления Верховной Рады Украины от 12.09.91 №1545 Постановление Совета Министров СССР «О порядке и условиях сочетания профессий (должностей)» и Инструкция Госкомтруда, Минфина СССР ВЦСПС по применению Постановления Совета Министров СССР от 4 декабря 1981 г. №1145 « О порядке и условиях сочетания профессий (должностей) продолжают действовать в части тех пунктов, которые содержат общие принципы этой формы работы работников: определение понятий совмещения профессий (должностей), расширение зоны обслуживания, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника.

https://decentralization.ua