Аудит трудовой книги перед сканированием: пошаговая инструкция

В Украине идет переход к ведению учета трудовой деятельности в электронной форме, на что законодательством отведено 5 лет. До 10 июня 2026 г. работники и работодатели должны подать сканкопии трудовых книжек для оцифровки в Пенсионный фонд Украины через вебпортал электронных услуг https://portal.pfu.gov.ua.

Перед сканированием трудовой книжки необходимо провести ее тщательный аудит, то есть проверить все записи на соответствие требованиям Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников от 29.07.1993 г. № 58. На что обратить внимание во время аудита и как исправить выявленные неточности?

ПРОВЕРКА ПЕРВОЙ СТРАНИЦЫ (ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА)

Проверяем:

•  правильность написания фамилии, имени и отчества (ФИО) – они должны быть указаны полностью, без замены имени и отчества инициалами. Дата рождения и ФИО должны совпадать с паспортными данными;
•  оформление записей об изменении работником ФИО или даты рождения (если такое изменение имело место): предварительная запись должна быть зачеркнута одной чертой и рядом записаны новые данные со ссылкой на документ, на основании которого исправлена ​​запись, его реквизиты, номер и дата выдачи. Эта информация должна быть заверена подписью лица, уполномоченного учреждением, и печатью.
•  наличие подписей владельца трудовой книжки и лица, ответственного за выдачу трудовых книжек на предприятии/учреждении;
•  наличие печати предприятия (или печати отдела кадров), на котором впервые заполнялась трудовая книжка.

ПРОВЕРКА ЗАПИСЕЙ В РАЗДЕЛЕ «СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ»

Обращаем внимание на то, чтобы:

•  в записях о принятии на работу и увольнении с работы были указаны: дата начала работы, полное наименование предприятия/организации/учреждения, название должности или профессии, номера и даты приказов о принятии/увольнении;
•  отдельной строкой была сделана запись о переименовании с указанием распорядительного акта, его даты и номера – если за время работы название предприятия изменялось;
•  записи об увольнении или переводе были осуществлены в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью закона;
•  записи об увольнении были заверены печатью.

Как устранить обнаруженные недостатки?

В случае выявления неправильно указанных ФИО или даты рождения владельца документа изменения можно вносить по последнему месту работы на основании соответствующих документов, при их отсутствии факт принадлежности трудовой книги лицу может быть установлен в судебном порядке.

В случае обнаружения неправильной или неточной записи сведений о работе, переводе, а также о награждении и поощрении и т.п. исправление выполняется владельцем или уполномоченным им органом, где была сделана соответствующая запись. Если предприятие ликвидировано, соответствующую запись производит правопреемник, а в случае его отсутствия – архив.

Обращаем внимание!

• В разделе "Сведения о работе", "Сведения о награждении", "Сведения о поощрении" зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается.
• Перед сканированием трудовой книжки необходимо обратить внимание на то, чтобы все записи в ней были выполнены аккуратно, без зачеркивания или исправления.
• Если не обнаружено никаких недостатков при заполнении трудовой книжки, то можно сканировать свой документ и загружать его в личном кабинете на веб-портале Фонда https://portal.pfu.gov.ua/.
• Проверить состояние обработки оцифровки трудовой книжки можно в личном пользовательском кабинете пользователя на вебпортале ПФУ в разделе «Электронная трудовая книжка».
• Перечень документов, подтверждающих стаж для пенсии при отсутствии в трудовой книжке необходимых записей или при наличии неправильных или неточных записей о периодах работы, определен постановлением Кабинета Министров Украины «Об утверждении Порядка подтверждения стажа работы для назначения пенсий при отсутствии трудовой книжки или соответствующих записей в ней».

Главное управление Пенсионного фонда Украины в Закарпатской области