Новый порядок проведения проверок ФСС

С 10 октября 2020 года вступил в силу новый Порядок проверки правильности использования страхователями страховых средств Фонда социального страхования (далее – ФСС) и применения финансовых санкций за нарушение установленного порядка их использования, утвержденный постановлением правления ФСС от 02.10.20 г. № 23 (далее – Порядок № 23). В связи с утверждением этого Порядка в соответствии с решением правления ФСС признана утратившей силу Инструкция, утвержденная постановлением правления ФСС от 22.12.10 г. № 29. Поэтому проанализируем принятые изменения и сделаем обзор новых норм.

Теперь должностные лица ФСС имеют право проводить камеральные и документальные (плановые или внеплановые, выездные или невыездные) проверки.

Внимание! Препятствие (отказ, недопущение) со стороны страхователя в проведении должностными лицами ФСС документальной проверки служит основанием для приостановки выплат ФСС.

Цель проверок

В соответствии с п. 2.1 Порядка № 23:

• осуществление контроля использования страховых средств ФСС, обоснованности выплаты материального обеспечения, ведения и достоверности учета и отчетности по их поступлению и использованию;
• выявление и подтверждение неправомерно израсходованных сумм страховых средств и/или стоимости предоставленных социальных услуг, нецелевого использования средств, неиспользованных средств ФСС, обеспечение своевременного и полного возврата таких средств в бюджет ФСС.

Место проведения проверок

Проверки осуществляются по местонахождению страхователя или в помещении рабочего органа исполнительной дирекции ФСС (его отделения) с согласия (письменного заявления) страхователя и при условии предоставления им всех необходимых документов для проведения проверки (п. 2.2 Порядка № 23).

Документальная плановая проверка может быть перенесена страхователем в помещение рабочего органа исполнительной дирекции ФСС или его отделение в случае подачи им письменного заявления о проведении проверки.

Подавать такое заявление следует до начала проведения документальной плановой проверки. Возможности отказать в такой просьбе страхователю у специалистов ФСС, исходя из п. 2.6 Порядка № 23, нет. Перенос сроков проведения проверки посредством подачи заявления не предусмотрен.

К участию в проверках страхователей не должны привлекаться должностные лица ФСС, если обстоятельства свидетельствуют о наличии реального, потенциального конфликта интересов, который может повлиять на объективность или непредвзятость принятия ими решений или на совершение или несовершение действий при выполнении определенных Законом от 23.09.99 г. № 1105-XIV «Об общеобязательном государственном социальном страховании» (далее – Закон № 1105) полномочий.

Кого проверяет ФСС

ФСС проверяет работодателей и самозанятых лиц, которые уплачивают ЕСВ за себя и обращаются в ФСС за получением финансирования больничных, декретных и т. п., или же имеют долги перед ФСС еще со времен до введения ЕСВ.

Виды проверок и порядок организации

Камеральные проверки

Камеральной считается проверка, которая проводится в помещении рабочего органа исполнительной дирекции Фонда или его отделения на основании данных из информационно-аналитических систем Фонда, заявления-расчета и уведомления о выплате денег застрахованным лицам, поданных страхователем в бумажном или в электронном виде, и данных из реестра застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования, полученных в порядке информационного обмена между Пенсионным фондом Украины и ФСС (п. 2.5 Порядка № 23). Присутствие страхователя не нужно, подтверждающие документы от него не требуются.

Специалисты ФСС анализируют своевременность представления отчетов, уведомлений о выплате средств застрахованным лицам, внесении исправлений в ранее поданные отчеты, заявления-расчеты, несвоевременность возврата или возврат не в полном объеме страховых средств ФСС, наличие задолженности по уплате страховых средств в ФСС исключительно на основании данных, которые хранятся в соответствующих информационно-аналитических системах ФСС.

Камеральная проверка проводится должностными лицами ФСС без какого-либо специального решения руководителя рабочего органа исполнительной дирекции ФСС (руководителя отделения рабочего органа исполнительной дирекции ФСС) или направления на ее проведение.

По результатам камеральной проверки в случае установления нарушений составляется справка, которая подписывается должностными лицами ФСС, проводившими проверку, с указанием данных о неправомерном использовании средств ФСС, и которая служит основанием для проведения документальной внеплановой проверки или включения страхователя в план-график проведения документальных плановых проверок на следующий период.

Документальные плановые проверки

Документальная плановая проверка проводится по местонахождению страхователя в соответствии с планом-графиком проведения. План-график проверок на следующий квартал будет формироваться ФСС ежеквартально до 20-го числа последнего месяца квартала, предшествующего плановому.

В соответствии с п. 2.6 Порядка № 23 планы-графики проведения документальных плановых проверок будут обнародоваться на региональных веб-страницах официального веб-портала ФСС не позднее чем на следующий рабочий день после регистрации соответствующего приказа.

Документальные плановые проверки страхователей, у которых отсутствуют основания для включения в план-график проведения документальных плановых проверок, проводятся не чаще чем один раз в три года.

При наличии у страхователя обособленных подразделений документальная плановая проверка такого страхователя может осуществляться одновременно во всех обособленных подразделениях в течение срока проведения одного планового мероприятия.

Принимать решение, кого включать в план-график, а кого нет, будут сами специалисты ФСС при наличии хотя бы одного из следующих оснований (п. 2.7 Порядка № 23):

• рост количества оплаченных листков нетрудоспособности и/или дней временной нетрудоспособности (беременности и родов) и/или сумм материального обеспечения на указанные цели в отчетном периоде по сравнению с аналогичным периодом прошлого года;
• осуществление выплат материального обеспечения застрахованному лицу в пределах, приближенных к максимальным размерам в расчете на один день;
• наличие расходов страховых средств ФСС при отсутствии уплаты страхователем единого взноса.

О проведении плановой документальной проверки вы узнаете не только из плана-графика, но и путем получения уведомления (форма которого утверждена в приложении 2 к Порядку № 23).

Документальные внеплановые

Документальные внеплановые проверки проводятся без предварительного уведомления страхователя и по его местонахождению. Основанием для такой проверки в соответствии с п. 2.9 Порядка № 23 могут быть как явные нарушения страхователем, так и косвенные признаки их возможного наличия (количество листков нетрудоспособности, рост суммы финансирования от ФСС и т. п.):

• представление в течение месяца страхователем к оплате за счет средств Фонда листков нетрудоспособности по страховым случаям, которые наступили в этом месяце и выданы 10 % и более застрахованным лицам, а для микропредприятий (не более 10 чел.) и малых предприятий (не более 50 чел.) 50 % и более от общего количества застрахованных лиц страхователя в этом периоде при условии отсутствия роста уровня заболеваемости;
• выдача одним заведением здравоохранения или врачом, который проводит хозяйственную деятельность по медицинской практике как физлицо-предприниматель, 30 % и более листков нетрудоспособности у страхователя;
• увеличение в 1,1 и более раз расходов ФСС на материальное обеспечение по сравнению с предыдущим месяцем, при условии отсутствия у страхователя аналогичного роста фонда оплаты труда;
• выявление рабочим органом исполнительной дирекции ФСС или его отделением по результатам камеральной проверки данных о неправомерном использовании средств ФСС;
• системные нарушения использования страховых средств ФСС, в частности если по результатам двух предыдущих документальных проверок установлены нарушения использования страховых средств ФСС;
• непредставление страхователем уведомления о выплате средств застрахованным лицам в течение трех месяцев со дня осуществления финансирования ФСС сумм, указанных в заявлении-расчете;
• подача страхователем письменного заявления о проведении проверки по его желанию;
• начата процедура прекращения юридического лица в результате его реорганизации или ликвидации, а также в случае прекращения предпринимательской деятельности физлица-предпринимателя или обособленного подразделения юридического лица, открытие производства по делу о банкротстве страхователя, получение от центрального органа исполнительной власти, который обеспечивает формирование и реализует государственную налоговую и таможенную политику, уведомления о принятии страхователями, на которых не распространяется действие Закона от 15.05.03 г. № 755-IV «О государственной регистрации юридических лиц, физических лиц – предпринимателей и общественных формирований», решения о снятии с учета плательщика единого взноса;
• обращение застрахованного лица о нарушении страхователем законодательства в сфере общеобязательного государственного социального страхования;
• подача возражений к акту проведенной проверки в случае, если страхователь в своих возражениях ссылается на обстоятельства, которые не были исследованы при проверке, и объективное их рассмотрение невозможно без проведения внеплановой проверки. Такая проверка проводится исключительно по вопросам, ставшим предметом обжалования;
• по требованию правоохранительных органов или по решению суда.

Таким образом, проводить такую проверку или нет, будет решать руководитель соответствующего органа ФСС.

Документальная невыездная проверка

Документальная невыездная проверка проводится должностными лицами ФСС в помещении соответствующего рабочего органа исполнительной дирекции ФСС или его отделения при согласии (по письменному заявлению) страхователя на основании поданных им первичных, отчетных и других документов, связанных с использованием страховых средств ФСС.

Проверка проводится на основании решения руководителя рабочего органа исполнительной дирекции ФСС (руководителя отделения рабочего органа исполнительной дирекции Фонда), оформленного приказом.

Документы для оформления документальной проверки

О проведении документальной проверки руководителем рабочего органа исполнительной дирекции ФСС (руководителем отделения рабочего органа исполнительной дирекции ФСС) принимается решение, которое оформляется соответствующим приказом. На основании изданного приказа оформляется направление на проведение документальной проверки по форме согласно приложению 1 к Порядку № 23. Направление выдается в двух экземплярах: первый вручается под расписку руководителю или уполномоченному лицу страхователя, о чем делается соответствующая запись во втором экземпляре, который остается у должностного лица Фонда.

Перечень документов, подлежащих проверке

Точный перечень документов в Порядке № 23 не указан. Но в соответствии с п. 2.23 Порядка № 23 проверке подлежат документы и операции, касающиеся выплат за счет средств ФСС и погашения долгов перед Фондом, за отчетные периоды текущего и предыдущих лет, за которые не осуществлялась проверка, а именно:

• листки нетрудоспособности;
• протоколы решений комиссии (уполномоченных) по соцстрахованию;
• порядок расчета средней зарплаты, исходя из которой назначались выплаты;
• правильность ведения бухгалтерского учета, составления отчетности по средствам Фонда и своевременности ее представления;
• правомерность выдачи и использования путевок на санаторно-курортное лечение застрахованными лицами и членами их семей, правильность ведения их учета, своевременность уплаты их частичной стоимости согласно законодательству в сфере общеобязательного государственного социального страхования в связи с временной утратой трудоспособности и расходами, обусловленными погребением, которое действовало до 1 января 2015 года, и др., о чем отмечено в п. 2.23 Порядка № 23.

При условии наличия акта об изъятии документов для уничтожения, не внесенных в Национальный архивный фонд предыдущих лет, проверке подлежат документы за все годы, которые не подлежали уничтожению по акту об изъятии.

Результаты документальной проверки оформляются в форме акта документальной проверки. Акт проверки составляется в двух экземплярах и подписывается должностными лицами Фонда, которые проводили документальную проверку, руководителем или уполномоченным лицом страхователя, главным бухгалтером (бухгалтером) и председателем комиссии (уполномоченным) по социальному страхованию страхователя в последний день проверки на каждой странице с указанием на последней странице общего количества страниц.

Один экземпляр акта проверки вручается руководителю или уполномоченному лицу страхователя, а второй экземпляр с отметкой о получении хранится в рабочем органе ФСС, который осуществил документальную проверку.

Кроме того, к акту проверки прилагаются подписанные должностными лицами ФСС, а также руководителем или уполномоченным лицом страхователя приложения. Это копии первичных или других документов, подтверждающих наличие фактов нарушений (например: приказы, заявления работников, копии листков нетрудоспособности, протоколы заседаний комиссии (уполномоченного) по социальному страхованию, ведомости, по которым работники получают основную и дополнительную заработную плату, прочие поощрительные и компенсационные выплаты, в том числе и в натуральной форме, графики работы и т. п.).

В случае выявления при проведении документальной проверки сумм материального обеспечения, которые начислены страхователем с нарушением законодательства и включены им в заявление-расчет, но еще не профинансированы ФСС, должностные лица Фонда в акте проверки фиксируют этот случай.

Внимание! При этом заявление-расчет возвращается страхователю с соответствующими рекомендациями по устранению выявленных ошибок и/или недостоверных сведений. А страхователь проводит соответствующие исправления в регистрах бухгалтерского учета и заново подает исправленное заявление-расчет в ФСС.

Продолжительность проверки

Продолжительность проведения документальной плановой проверки страхователя устанавливается с учетом объема работ, которые необходимо выполнить при ее проведении, и количества должностных лиц ФСС, которые проводят проверку.

При этом срок проведения:

• документальной плановой проверки страхователей не может превышать 10 рабочих дней;
• документальной внеплановой проверки страхователей не может превышать 10 рабочих дней.

Продление сроков проведения документальной проверки страхователей возможно не более чем на 5 рабочих дней по решению руководителя рабочего органа исполнительной дирекции ФСС (руководителя отделения рабочего органа исполнительной дирекции ФСС), оформляемого приказом, копия которого не позднее следующего рабочего дня вручается руководителю или уполномоченному лицу страхователя под расписку или отправляется заказным письмом с уведомлением о вручении.

Уважительные основания для недопуска к проверке

1. Должностные лица ФСС, указанные в направлении на проверку, не имеют служебных удостоверений. Без них это направление недействительно, и к проверке можно не допустить.

2. Направления на проведение документальной проверки просрочено. Такое направление уже не является основанием для проверки.

3. Страхователю перед началом проверки (не позднее чем за 10 к. д. до дня проведения указанной проверки) не было вручено под расписку или отправлено заказным письмом с уведомлением о вручении письменное сообщение о проведении документальной плановой проверки с указанием даты начала проведения такой проверки по форме согласно приложению 2 к Порядку № 23. Если такого сообщения не было или оно было отправлено несвоевременно, у страхователя есть право не допускать должностное лицо ФСС к осуществлению документальной плановой проверки.

В случае отказа руководителя или уполномоченного лица страхователя в допуске должностных лиц ФСС к проведению документальной проверки, должностными лицами ФСС по месту проведения такой проверки безотлагательно составляется в двух экземплярах акт произвольной формы, удостоверяющий факт отказа, с указанием заявленных страхователем причин отказа.

Первый экземпляр акта вручается под расписку сразу после его составления руководителю или уполномоченному лицу страхователя, второй экземпляр остается у должностного лица Фонда.

Внимание! Препятствие (отказ, недопущение) со стороны страхователя в проведении должностными лицами Фонда документальной проверки служит основанием для привлечения должностных лиц страхователя к административной ответственности согласно ст. 188²³ КУпАП, а также приостановке выплат Фондом в соответствии со ст. 10 Закона № 1105.

Порядок обжалования акта проверки

Страхователь имеет право подать свои возражения и/или дополнительные документы в соответствующий рабочий орган ФСС, который проводил проверку, в течение 5 рабочих дней со дня, следующего за днем подписания (отказа от подписания) и/или получения акта, в случае его несогласия с заключениями проверки или фактами и данными, изложенными в акте проверки,

Рабочий орган ФСС рассматривает возражение и/или дополнительные документы к акту проверки в течение 7 рабочих дней, следующих за днем их получения, и дает на них письменный ответ, который вручается под расписку руководителю или уполномоченному лицу страхователя либо направляется заказным письмом с уведомлением о вручении.

Внимание! Акт проверки считается согласованным, если он подписан без объяснений, замечаний или возражений или возражения и/или дополнительные документы к акту проверки своевременно не поступили.

Штрафные санкции за нарушения

Решение о штрафных санкциях за нарушения принимается в течение 10 рабочих дней со дня, следующего за днем вручения/получения страхователем акта проверки, а в случае подачи страхователем возражений и/или дополнительных документов к акту проверки – в течение 10 рабочих дней со дня, следующего за днем вручения или отправления страхователю письменного ответа.

Законодательством предусмотрены следующие виды штрафных санкций:

• возврат ранее полученных от ФСС средств (при нарушении порядка использования страховых средств работодатели возмещают Фонду в полном объеме неправомерно израсходованную сумму страховых средств и/или стоимость предоставленных социальных услуг (ч. 6 ст. 15 Закона № 1105);
• штраф в размере 50 % неправомерно израсходованной суммы страховых средств и/или стоимости предоставленных социальных услуг.

В случае несвоевременной уплаты (возврата) этих денег на страхователя налагается новый штраф и начисляется пеня в соответствии с абзацами вторым и третьим ч. 6 ст. 15 Закона № 1105.

Обжалование решения о санкциях

Страхователь может сначала пройти несколько комиссий разных уровней ФСС, и затем продолжить бороться в суде, а может сразу обратиться в суд, то есть:

• судебное обжалование – обжаловать решение о возврате страховых средств ФСС и применении финансовых санкций либо решение о применении финансовых санкций в судебном порядке;
• административное – обжаловать решение, обратившись в специальную комиссию Фонда по вопросам решения споров, созданную при рабочем органе исполнительной дирекции ФСС.

Решение комиссии по рассмотрению жалобы страхователя в течение 3 рабочих дней со дня его принятия отправляется страхователю и рабочему органу исполнительной дирекции ФСС.

Решение комиссии при рабочем органе исполнительной дирекции ФСС может быть обжаловано в комиссии, созданной при исполнительной дирекции Фонда, а решение последней – в правлении ФСС. Решения комиссий могут быть обжалованы в суде.

План проверок ФСС на IV квартал см. на сайте ФСС.