Требования нормативных актов относительно подписания документов
24.10.2016 31793 0 1
Соблюдение порядка оформления первичных документов обеспечит главному бухгалтеру (бухгалтеру) бюджетного учреждения уверенность в правильности исполненных им полномочий, возможность представления в суд правильно оформленных документов как доказательств своих требований и возражений и поможет отстоять в суде свои нарушенные или оспариваемые права.
Чтобы систематизировать имеющуюся в данных нормативно-правовых актах информацию относительно организации бухгалтерского учета и отчетности, в частности оформления первичных документов и ответственности за соблюдение этого процесса, отразим их основные требования в таблице ниже.
Нормативно-правовая база
по вопросам организации бухучета
в части оформления первичных документов и их подписания
в бюджетных учреждениях
Нормативно-правовая база |
Содержание |
1 |
2 |
Закон от 16.07.99 г. № 996-XIV |
|
Статья 1. Определение терминов |
Бухгалтерский учет – процесс выявления, измерения, регистрации, накопления, обобщения, хранения и передачи информации о деятельности предприятия внешним и внутренним пользователям для принятия решений; |
Статья 3. Цель бухгалтерского учета и финансовой отчетности |
Целью ведения бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности является предоставление пользователям для принятия решений полной, правдивой и беспристрастной информации о финансовом положении, результатах деятельности и движении денежных средств учреждения |
Статья 8. Организация бухгалтерского учета на предприятии |
6. Руководитель обязан создать необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечить неуклонное выполнение всеми подразделениями, службами и работниками, причастными к бухгалтерскому учету, правомерных требований бухгалтера относительно соблюдения порядка оформления и представления к учету первичных документов. |
Статья 9. Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета |
1. Основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, фиксирующие факты осуществления хозяйственных операций. Первичные документы должны быть составлены во время осуществления хозяйственной операции, а если это невозможно – непосредственно после ее окончания. Для контроля и упорядочения обработки данных на основании первичных документов могут составляться сводные учетные документы. |
Статья 11. Общие требования к финансовой отчетности |
1. На основе данных бухгалтерского учета учреждения обязаны составлять финансовую отчетность. Финансовую отчетность подписывают руководитель и бухгалтер учреждения |
Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, |
|
2. Первичные документы |
Первичные документы – это документы, созданные в письменной или электронной форме, которые фиксируют и подтверждают хозяйственные операции, включая распоряжения и разрешения администрации (собственника) на их проведение |
– п. 2.5 |
Полномочия на осуществление хозяйственной операции лица, которое в интересах юридического лица получает основные средства, запасы, нематериальные активы, денежные документы, ценные бумаги и другие товарно-материальные ценности согласно договору, подтверждаются в соответствии с законодательством. Такие полномочия могут быть подтверждены, в частности, письменным договором, доверенностью, актом органа юридического лица и т. п. |
– п. 2.13 |
Руководитель учреждения обеспечивает фиксирование фактов осуществления всех проведенных хозяйственных операций в первичных документах и выполнение всеми подразделениями, службами и работниками правомерных требований главного бухгалтера относительно порядка оформления и представления для учета сведений и документов. |
– п. 2.15 |
Первичные документы подлежат обязательной проверке (в рамках компетенции) работниками, которые ведут бухгалтерский учет, по форме и содержанию, то есть проверяется наличие в документе обязательных реквизитов и соответствие хозяйственной операции действующему законодательству в сфере бухгалтерского учета, логическая увязка отдельных показателей |
– п. 2.16 |
В случае выявления несоответствия первичного документа требованиям законодательства в сфере бухгалтерского учета такие документы с письменным обоснованием передаются руководителю учреждения. До отдельного письменного решения руководителя такие документы не принимаются к исполнению |
– п. 5.4 |
Работники учреждения создают и представляют первичные документы, которые относятся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю выдается выписка из графика. В выписке приводится перечень документов, которые относятся к функциональным обязанностям исполнителя, сроки их представления и подразделения учреждения, в которые передаются данные документы |
– п. 5.6 |
Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота на предприятии, в учреждении осуществляется главным бухгалтером. Требования главного бухгалтера относительно порядка представления в бухгалтерию или на вычислительную установку необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб учреждения |
– п. 6.7 |
Хранение первичных документов и учетных регистров, которые прошли обработку и были основанием для составления отчетности, а также бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер учреждения |
Типовое положение о бухгалтерской службе бюджетного учреждения, |
|
П. 13 |
Главный бухгалтер: |
П. 14 |
Главный бухгалтер в случае получения от руководителя бюджетного учреждения распоряжения совершить действия, противоречащие законодательству, информирует в письменной форме руководителя о неправомерности такого распоряжения, а в случае получения данного распоряжения повторно отправляет руководителю бюджетного учреждения, которому подчинено бюджетное учреждение, и руководителю органа Казначейства по месту обслуживания бюджетного учреждения соответствующее сообщение |
Инструкция о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранных валютах, утвержденная постановлением Правления НБУ от 12.11.03 г. № 492 |
|
П. 18.1 |
Все юридические лица независимо от форм собственности и их обособленные подразделения подают Карточку с образцами подписей и оттиска печати [приложение 2 (далее – карточка)]. В карточку включаются образцы подписей лиц, которым в соответствии с законодательством Украины и учредительными документами юридического лица предоставлено право распоряжения счетом и подписи расчетных документов, и образец оттиска печати (при наличии) |
П. 18.2 |
Право первой подписи принадлежит первому руководителю юридического лица, которому открывается счет, а также другим уполномоченным на это лицам. |
П. 18.4 |
Право первой подписи не может быть предоставлено главному бухгалтеру и другим лицам, которые пользуются правом второй подписи. |
П. 18.5 |
По счетам юридических лиц, которые обслуживаются централизованными бухгалтериями, право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру централизованной бухгалтерии и лицам, им уполномоченным |
П. 18.6 |
По счетам юридических лиц и счетам обособленных подразделений, в штатном расписании которых нет лиц, которым может быть предоставлено право второй подписи, в банк подается заверенная в соответствии с требованиями данной Инструкции карточка с образцами подписей лиц, которым принадлежит право первой подписи. В этом случае во время составления карточки в графе, которая предназначена для указания должностей лиц, имеющих право второй подписи, делается запись о том, что в штатном расписании нет таких лиц |
Порядок открытия и закрытия счетов в национальной валюте в органах Государственной казначейской службы Украины, утвержденный приказом Минфина от 22.06.12 г. № 758 |
|
П. 3.8 |
Документы на открытие всех счетов подают в орган Казначейства лица, которые имеют соответствующие полномочия и право первой или второй подписи. |
П. 6.1 |
Для открытия счетов клиенты подают в органы Казначейства карточку с образцами подписей и оттиска печати (приложение 9 к настоящему Порядку). В карточку включаются образцы подписей лиц, которым в соответствии с законодательством или учредительными документами предоставлено право распоряжения счетами и подписания платежных, расчетных и других распорядительных документов. В карточку обязательно включается образец оттиска печати (для физического лица – предпринимателя – при наличии) |
П. 6.2 |
Право первой подписи принадлежит первому руководителю (в воинских частях – командиру, начальнику) и его заместителям и не может быть предоставлено главному бухгалтеру и другим лицам, которые имеют право второй подписи. В случае отсутствия в штатном расписании должности заместителя руководителя право первой подписи или временное право первой подписи может быть предоставлено другим должностным лицам. |
Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, |
|
П. 3.12 |
Во время получения кассовых ордеров или расходных ведомостей кассир обязан проверить: |
П. 4.7 |
Руководитель предприятия в случае зачисления на работу кассира заключает с ним договор о полной материальной ответственности и ознакомляет его под подпись с требованиями данного Положения |
П. 4.8 |
Кассир в соответствии с действующим законодательством Украины несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам. |
П. 4.9 |
На предприятиях, которые имеют обособленные подразделения или обслуживаются централизованными бухгалтериями, оплату труда, выплату пособия в связи с временной нетрудоспособностью, стипендий и премий могут проводить по письменному приказу руководителя кроме кассиров другие лица, с которыми заключается договор, предусмотренный п. 4.7 данной главы, и на которых возлагаются обязанности, установленные для кассиров данным Положением |
Как наглядно демонстрирует приведенная в таблице информация, оформление первичных документов предусматривает решение комплекса вопросов, начиная от определения должностных лиц, которые могут и/или обязаны обеспечить порядок документооборота, утверждения перечня должностных лиц относительно их права подписывать документы и определения их ответственности в соответствии с требованиями законодательства, момента составления первичного документа, наличия обязательных реквизитов, исправления ошибок и заканчивая хранением и передачей документов в архив.
И обратите внимание: в этом процессе роль главного бухгалтера является одной из главных, поскольку от его профессионального уровня и реализации на практике требований законодательства в части подачи предложений руководителю бюджетного учреждения относительно комплекса вопросов по организации бухучета и отчетности зависит уровень законности финансово-хозяйственной деятельности бюджетного учреждения.
Так, главному бухгалтеру запрещается принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных ценностей и т. п. В случае получения от руководителя учреждения письменного распоряжения на выполнение дальнейших действий относительно указанного носителя информации главный бухгалтер в письменном виде доводит до сведения руководителя степень противозаконности таких операций.
Полученное главным бухгалтером повторное письменное распоряжение вынуждает главного бухгалтера уведомить руководителей вышестоящего уровня и соответственно – орган Казначейства, в котором бюджетное учреждение обслуживается. И только если реакции соответствующей не будет или будет доказано другое, подготовленные первичные документы являются основанием для осуществления операций и отражения их в бухучете и отчетности, ответственность за которые несет руководитель учреждения непосредственно. Поэтому качественный уровень организации бухучета и отчетности, распределение полномочий и ответственности между должностными лицами, контроль за их соблюдением создаст «подушку безопасности», прежде всего как для самого руководителя, так и непосредственно для главного бухгалтера бюджетного учреждения.
Обязательность создания и/или совершенствования внутреннего контроля в бюджетном учреждении предусмотрена требованиями ст. 26 Бюджетного кодекса, в соответствии с которой приказом Минфина от 14.09.12 г. № 995 утверждены Методические рекомендации по организации внутреннего контроля распорядителями бюджетных средств в своих заведениях и в подведомственных бюджетных учреждениях. Целесообразно напомнить несколько рекомендаций из п. 4.2 разд. IV данных Методрекомендаций, подтверждающих важность мероприятий контроля, которые являются составляющей внутреннего контроля в бюджетном учреждении.
Так, мероприятия контроля осуществляются на всех уровнях деятельности учреждения и относительно всех функций и задач и включают соответствующие правила и процедуры, наиболее типичными среди которых являются:
- авторизация и подтверждение путем получения разрешения ответственных лиц на выполнение операций путем процедуры визирования, согласования и утверждения;
- распределение обязанностей и полномочий, ротация персонала, что уменьшает риск ошибок или потерь;
- контроль за доступом к ресурсам и учетным записям, а также закрепление ответственности за сохранение и использование ресурсов, которое уменьшает риск их потери или неправильного использования (например, заключение договоров о материальной ответственности, выдача доверенностей, установление режимов доступа к информационным ресурсам и т. п.);
- контроль за достоверностью проведенных операций, проверка процессов и операций до и после их проведения, сверки учетных данных с фактическими (например, сравнение количества поставленных товаров с фактически заказанным).
В подтверждение важности внутреннего контроля в бюджетном учреждении в письме Минсоцполитики от 25.12.13 г. № 564/13/116-13 сделан вполне логичный вывод относительно соответствующего оформления полномочий и ответственности: «...Конкретный перечень должностных обязанностей определяется должностными инструкциями работников всех категорий, которые разрабатывают и утверждают на основе типовой квалификационной характеристики работодатели, учитывая конкретные задачи и обязанности, функции, права, ответственность работников разных групп и особенности штатного расписания предприятия, учреждения, организации».
Также читайте «Визируем, подписываем... предел ответственности бухгалтера».
Комментарии к материалу