Пять шагов к удачной сдаче отчетности

Залогом успешного представления отчетности является тщательным образом проверенная и подготовленная бухгалтерская документация. Каждый бухгалтер имеет свои секреты и годами разработанные механизмы подготовки к составлению отчетности, количество которой ежегодно увеличивается. И это мы говорим не только о бюджетной и финансовой отчетности, но и о статистической, отчетности перед главным распорядителем бюджетных средств и т. п. Поэтому иногда без советов даже опытному бухгалтеру не обойтись. Чтобы вы не имели проблем с отчетностью, воспользуйтесь нашими рекомендациями.

Общие положения

Бухучет является обязательным видом учета, который ведется бюджетным учреждением. Финансовая, налоговая, статистическая и других видов отчетность, которая использует денежный измеритель, основывается на его данных.

Основанием для бухучета хозяйственных операций являются первичные документы. Для контроля и упорядочения обработанных данных из первичных документов могут составляться сводные учетные документы. А информация, которая содержится в принятых к учету первичных документах, систематизируется на счетах бухучета в регистрах синтетического и аналитического учета путем их двойной записи на взаимоувязанных счетах.

Поэтому основой бухучета являются первичные документы, которые бухгалтер принимает, систематизирует и отражает в учете. Чтобы отчетность была достоверной, а вы были уверены в правильности ее наполнения, перед составлением квартальной отчетности следует тщательным образом все проверить.

Предлагаем для закрытия отчетного периода предпринять пять шагов.

Рассмотрим каждый шаг отдельно.

Решение в двух словах

Алгоритм закрытия отчетного периода

Шаг 1

Для обобщения хозяйственных операций, отраженных бюджетным учреждением в учете в течение отчетного периода, а также для проверки правильности учетных записей и составления отчетности подводят итоги по счетам бухучета в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета в государственном секторе, утвержденным приказом Минфина от 31.12.13 г. № 1203. Для этого составляют оборотные ведомости, которые выступают средством связи между финансовой отчетностью и счетами бухучета. На этом этапе составляют оборотные ведомости по субсчетам для проверки полноты записей в бухучете.

Именно этот этап является важнейшим. Здесь следует обратить внимание на следующее:

• отнесена ли в бухучете к накопленным финрезультатам первоначальная стоимость основных средств и нематериальных активов, приобретенных или безвозмездно полученных в случае внутреннего перемещения в пределах органа, уполномоченного управлять объектами государственной (коммунальной) собственности, в случае их списания и закрытия счетов накопленных финрезультатов. Также нужно отнести к накопленным финрезультатам списание запасов, приобретенных (изготовленных) в предыдущие отчетные годы, которые отчуждаются путем реализации согласно законодательству;
• начислена ли амортизация (если периодичность ее начисления по приказу об учетной политике учреждения установлена ежеквартально);
• проверить (при наличии) дебиторскую и кредиторскую задолженность и ее достоверное отражение, в том числе и ту, срок исковой давности которой уже истек, поскольку в учете такую задолженность необходимо закрывать на финансовые результаты;
• правильно ли проведены акты на списание запасов и не закралась ли ошибка в фактические остатки запасов на конец отчетного периода.

Также советуем уделить внимание карточкам аналитического учета, которые ведутся учреждением в соответствии с приказом Минфина от 29.06.17 г. № 604, и проверить приведенную в них информацию, не забыв учесть все последние перемещения ассигнований, поступления наличных и безналичных средств, кассовые и фактические расходы.

Шаг 2

Перед составлением отчетности нужно закрыть некоторые субсчета, которые были открыты в течение отчетного периода, и обработать информацию, отраженную в регистрах бухгалтерского и аналитического учета. Закрытию подлежат остатки счетов классов 7 «Доходы» и 8 «Расходы». Одновременно закрываются:

1) счета доходов:

• 7011 «Бюджетные ассигнования»;
• 7111 «Доходы от реализации продукции (работ, услуг)»;
• 7112 «Доход от оприходования активов, ранее не учтенных в балансе»;
• 7211 «Доход от реализации активов»;
• 7311 «Финансовые доходы распорядителей бюджетных средств»;
• 7411 «Прочие доходы по обменным операциям»;
• 7511 «Доходы по необменным операциям»;

2) счета расходов:

• 8011, 8111 «Расходы на оплату труда»;
• 8012, 8112 «Отчисления на социальные мероприятия»;
• 8013, 8113 «Материальные расходы»;
• 8014, 8114 «Амортизация»;
• 8115 «Прочие расходы»;
• 8211 «Себестоимость проданных активов»;
• 8212 «Расходы, связанные с реализацией имущества»;
• 8311 «Финансовые расходы»;
• 8411 «Прочие расходы по обменным операциям»;
• 8511 «Расходы по необменным операциям» и другие субсчета счета 85.

В соответствии с Типовой корреспонденцией субсчетов бухгалтерского учета для отражения операций с активами, капиталом и обязательствами распорядителями бюджетных средств и государственными целевыми фондами, утвержденной приказом Минфина от 29.12.15 г. № 1219 (далее – Типовая корреспонденция № 1219), закрытие счетов доходов и расходов в учете отражается следующим образом:

Шаг 3

Мемориально-ордерная форма ведения бухучета является единой для всех бюджетных учреждений. Учет по этой форме осуществляется согласно Порядку составления форм мемориальных ордеров субъектов государственного сектора, утвержденному приказом Минфина от 08.09.17 г. № 755 (далее – Порядок № 755).

Для закрытия мемориальных ордеров за последний месяц отчетного периода в каждом ордере подводят итоги по всем графам и выводят остатки на конец месяца, а также определяют сумму оборотов по каждому ордеру.

Шаг 4

В соответствии с Порядком № 755 в книге «Журнал-Главная» сумму из мемориального ордера записывают сначала в графу «Сумма оборотов по мемориальному ордеру», а затем в дебет и кредит соответствующих субсчетов. Сумма оборотов за месяц по всем субсчетам как по дебету, так и по кредиту должна равняться итогу графы «Сумма оборотов по мемориальному ордеру».

Также в конце месяца проверяют правильность записей по субсчетам в книге «Журнал-Главная». Для этого суммируют обороты по каждому субсчету и определяют остатки на конец месяца в строке «Всего». После определения оборотов по субсчетам выводят остаток на начало в будущем месяце по каждому субсчету.

Шаг 5

Первые четыре шага очень важны для хорошего результата – успешной отчетности в конце 5-го шага. Чтобы бюджетная и финансовая отчетность была достоверной и вы не допустили ошибку во время ее составления в конце отчетного периода (у нас – во ІІ квартале), необходимо проверить отражение всех хозяйственных операций в бухучете, приняв во внимание наши рекомендации.

Подробно о составлении финотчетности читайте в «Как представить финотчетность за І квартал 2021 года и избежать штрафов», а о заполнении бюджетной отчетности – «Подаем бюджетную отчетность за первое полугодие».