№ з/п

Правило

Зміст

1

2

3

1

Основна умова для неоподаткування витрат відрядженої особи

Наявність документів, що підтверджують зв’язок відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно):

– запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає;

– укладеного договору чи контракту;

– інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання установити цивільно-правові відносини;

– документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає

2

Склад неоподатковуваних витрат відрядженої особи за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат

Це витрати:

– на проїзд (у т. ч. перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у т. ч. на орендованому транспорті);

– вартість проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни);

– наймання інших житлових приміщень;

– оплату телефонних розмов;

– оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування;

– інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, у тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат;

– страхування життя або здоров’я відрядженої особи чи її цивільної відповідальності (у разі використання ТЗ), якщо згідно із законами країни відрядження або країн, територією яких здійснюється транзитний рух до країни відрядження, обов’язково проводяться такі витрати

3

Документи, що підтверджують витрати відрядженої особи на проїзд, розміщення, проживання і страхування

Це такі документи:

– транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у т. ч. електронні квитки);

– документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси.

При цьому гранична сума на наймання житлового приміщення для відрядження по Україні не може перевищувати 900 грн на добу (додаток 1 до Постанови № 98)

4

Сума добових витрат, яка не оподатковується без будь-якого документального підтвердження, крім документальних доказів перебування особи у відрядженні:

– по Україні – наказ про відрядження та відповідні первинні документи;

– за кордон – наказ про відрядження, відмітки прикордонних служб про перетин кордону, проїзні документи, рахунки на проживання та/або будь-які інші документи, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні

Для відряджень у межах України – не більш як 0,1 мінімальної зарплати, установленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження (у 2023 році – 670 грн на день).

Для відряджень за кордон – не вище за 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ, в розрахунку за кожен такий день (пп. 170.9.1 ПК).

Водночас у бюджетних установах сума добових не може перевищувати (додаток 1 до Постанови № 98):

– для відряджень у межах України – 300 грн за кожен календарний день такого відрядження;

– для відряджень за кордон – від 40 до 80 дол. США залежно від країни відрядження

5

Склад безперечних оподатковуваних витрат відрядженої особи навіть за наявності документального підтвердження

Такі витрати містять (пп. «а» пп. 170.9.1 ПК):

– вартість алкогольних напоїв і тютюнових виробів;

– суми чайових, за винятком випадків, коли чайові включаються до рахунка згідно із законами країни перебування;

– плату за видовищні заходи

6

Наявність перекладу підтвердних документів

За запитом представника контролюючого органу роботодавець/сторона, що відряджає, забезпечує за власний рахунок переклад підтвердних документів, виданих іноземною мовою

7

Визначення оподатковуваного доходу у відрядженні

Сума, що перевищує документально підтверджену та/або дозволену суму витрат на відрядження (зокрема, й добових), яка своєчасно не повернута відрядженою особою у встановлений ПК строк, або в разі неподання або несвоєчасного подання підтвердних документів

8

Порядок оподаткування доходу

Сума ПДФО (ставка 18 %) і ВЗ (ставка 1,5 %), нарахована на суму такого перевищення, утримується роботодавцем за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу особи за відповідний місяць (після його оподаткування), а в разі недостатності суми доходу – за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку.

До бази обкладення ПДФО застосовується натуральний коефіцієнт у розмірі 1,21951 (п. 164.5 ПК).

До бази обкладення ВЗ такий коефіцієнт не застосовується.

Якщо особа припиняє трудові або цивільно-правові відносини з роботодавцем, ПДФО і ВЗ утримуються з останньої виплати оподатковуваного доходу під час проведення остаточного розрахунку.

У разі недостатності такого доходу непогашена частина податку включається до податкового зобов’язання платника за наслідками звітного (податкового) року.

Якщо повне утримання такої суми податку є неможливим унаслідок смерті особи чи визнання її судом безвісно відсутнім або оголошення її судом померлою, така сума утримується під час нарахування доходу за останній для такої особи податковий період, а в непогашеній частині визнається безнадійною до сплати.

До відома: на суми витрат на відрядження (добових, вартості проїзду, витрат на наймання житлового приміщення) ЄСВ не нараховується (п. 6 розд. І Переліку видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого постановою КМУ від 22.12.2010 № 1170)