Рух запасів

Документальне оформлення

1

2

Приймання на облік установи матеріальних запасів, за якими існують кількісні або якісні розбіжності з даними супровідних документів постачальників

Акт про приймання матеріалів (форма № З-1, затверджена Нака-зом № 130). Складається приймальною комісією у двох примірниках у присутності завідуючого складом та представника відправника (постачальника), а в разі неявки останнього або якщо виклик відправника (постачальника) не є обов'язковим, – представника незацікавленої організації. Факт приймання та оприбуткування матеріальних запасів підтверджується підписом матеріально відповідальної особи, що прийняла їх на відповідальне збереження

Списання запасів

Акт списання (форма № З-2, затверджена Наказом № 130). Складається комісією, призначеною наказом керівника, у двох примірниках. Перший примірник здається до бухгалтерії, а другий залишається в матеріально відповідальної особи

Прийняття матеріальних цінностей на склад (у комору) або видача зі складу (комори)

Накладна (вимога) (форма № З-3, затверджена Наказом № 130).

Виписується бухгалтерією у двох примірниках та затверджується керівником установи. Один примірник призначено для отримання матеріальних цінностей зі складу, а інший – для обліку цих цінностей за місцем їх використання. Оформлені розпискою отримувача накладні (вимоги) передаються до бухгалтерії з реєстром

Внутрішнє переміщення матеріальних цінностей

Надходження на склад запасів власного виробництва (готової продукції, напівфабрикатів, допоміжних матеріалів)

Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (типова форма № М-11, затверджена Наказом № 193). Складається у двох примірниках та підписується особою, яка передає зазначені запаси, та їх отримувачем

Відпуск продуктів харчування зі складу (комори)

Меню-вимога на видачу продуктів харчування (форма № З-4, затверджена Наказом № 130).

Складається щоденно на підставі норм розкладки продуктів харчування та даних про кількість осіб, що одержують харчування. Меню-вимога разом із розписками осіб про видачу та отримання продуктів харчування передається до бухгалтерії у терміни, установлені графіком, але не менше ніж тричі на місяць.

Дані меню-вимоги записуються у щомісячну накопичувальну відомість з витрачання продуктів харчування за формою № З-13. При автоматизованому обліку застосовується меню-вимога на видачу продуктів харчування (фор-ма № З-4а, затверджена також Наказом № 130)

Відпуск матеріальних цінностей, продукції молочної кухні та інших запасів, які відпускаються систематично протягом місяця

Забірна картка (форма № З-5, затверджена Наказом № 130).

Забірна картка виписується бухгалтерією на декілька найменувань матеріальних цінностей, що належать до одного коду економічної класифікації, у двох примірниках: один – для отримувача, інший – для складу.

Строк використання картки – 15 днів при щоденному відпуску матеріальних цінностей або місяць – при періодичному відпуску. Відпуск матеріальних цінностей здійснюється із суворим дотриманням ліміту, якщо такий установлено

Безоплатно одержані запаси

Накладна (вимога) (форма № З-3) або товарно-транспортна накладна з використанням штампу (позначення) про оприбуткування, або акт про приймання матеріалів, або прибутковий ордер. Прибутковий ордер складається матеріально відповідальною особою у день прийняття запасів

Надходження запасів від фізичних осіб, не зареєстрованих суб'єктами підприємницької діяльності

Закупівельний акт. У ньому фіксується: дата й місце складання; назва установи; одиниця виміру господарської операції; зміст та обсяг (кількісний і вартісний) господарської операції; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати посадову особу установи, яка брала участь у здійсненні господарської операції

Приймання запасів на відповідальне зберігання

Акт про приймання матеріалів. Такі запаси на складі зберігаються відокремлено від запасів, які визнано активами установи