№ п/п

Правило

Содержание

1

2

3

1

Основное условие для необложения расходов командированного лица

Наличие документов, подтверждающих связь командировки с хозяйственной деятельностью работодателя/командирующей стороны, в частности (но не исключительно):

– приглашений принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью работодателя/командирующей стороны;

– заключенного договора или контракта;

– других документов, устанавливающих или удостоверяющих желание установить гражданско-правовые отношения;

– документов, удостоверяющих участие командированного лица в переговорах, конференциях или симпозиумах, других мероприятиях, проводимых по тематике, совпадающей с хозяйственной деятельностью работодателя/командирующей стороны

2

Состав необлагаемых расходов командированного лица при наличии подтверждающих документов, которые удостоверяют стоимость таких расходов

Это расходы:

– на проезд (в т. ч. перевозка багажа, бронирование транспортных билетов) как до места командировки и обратно, так и по месту командировки (в т. ч. на арендованном транспорте);

– стоимость проживания в гостиницах (мотелях), а также включенных в такие счета расходов на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, починка и утюжка одежды, обуви или белья);

– наем других жилых помещений;

– оплату телефонных разговоров;

– оформление загранпаспортов, разрешений на въезд (виз), обязательное страхование;

– другие документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки, в том числе любые сборы и налоги, подлежащие уплате в связи с осуществлением таких расходов;

– страхование жизни или здоровья командированного лица или его гражданской ответственности (в случае использования ТС), если согласно законам страны командировки или стран, по территории которых осуществляется транзитное движение в страну командировки, обязательно производятся такие расходы

3

Документы, подтверждающие расходы командированного лица на проезд, размещение, проживание и страхование

Это такие документы:

– транспортные билеты или транспортные счета и багажные квитанции (в т. ч. электронные билеты);

– документы, полученные от лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, страховые полисы.

При этом предельная сумма на наем жилого помещения для командировки по Украине не может превышать 900 грн в сутки (приложение 1 к Постановлению № 98)

4

Сумма суточных расходов, которая не облагается налогом без какого-либо документального подтверждения, кроме документальных доказательств пребывания лица в командировке:

по Украине – приказ о командировке и соответствующие первичные документы;

за границу– приказ о командировке, отметки пограничных служб о пересечении границы, проездные документы, счета на проживание и/или любые другие документы, подтверждающие фактическое нахождение лица в командировке

Для командировок в пределах Украины – не более 0,1 минимальной зарплаты, установленной законом на 1 января налогового (отчетного) года, в расчете за каждый календарный день такой командировки (в 2023 году – 670 грн в день).

Для командировок за границу – не выше 80 евро за каждый календарный день такой командировки по официальному обменному курсу гривни к евро, установленному НБУ, в расчете за каждый такой день (пп. 170.9.1 НК)).

В то же время в бюджетных учреждениях сумма суточных не может превышать (приложение 1 к Постановлению № 98):

– для командировок в пределах Украины – 300 грн за каждый календарный день такой командировки;

– для командировок за границу – от 40 до 80 долл. США в зависимости от страны командировки

5

Состав бесспорных налогооблагаемых расходов командированного лица даже при наличии документального подтверждения

Такие расходы содержат (пп. «а» пп. 170.9.1 НК):

– стоимость алкогольных напитков и табачных изделий;

– суммы чаевых, за исключением случаев, когда чаевые включаются в счет согласно законам страны пребывания;

– плату за зрелищные мероприятия

6

Наличие перевода подтверждающих документов

По запросу представителя контролирующего органа работодатель/командирующая сторона обеспечивает за свой счет перевод подтверждающих документов, изданных на иностранном языке

7

Определение налогооблагаемого дохода в командировке

Сумма, превышающая документально подтвержденную и/или разрешенную сумму командировочных расходов (в частности, и суточных), которая своевременно не возвращена командированным лицом в установленный НК срок, или в случае непредставления или несвоевременного представления подтверждающих документов

8

Порядок налогообложения дохода

Сумма НДФЛ (ставка 18 %) и ВС (ставка 1,5 %), начисленная на сумму такого превышения, удерживается работодателем за счет любого налогооблагаемого дохода лица за соответствующий месяц (после его налогообложения), а в случае недостаточности суммы дохода – за счет налогооблагаемых доходов следующих отчетных месяцев до полной уплаты суммы такого налога.

К базе обложения НДФЛ применяется натуральный коэффициент в размере 1,21951 (п. 164.5 НК).

К базе обложения ВС такой коэффициент не применяется.

Если лицо прекращает трудовые или гражданско-правовые отношения с работодателем, НДФЛ и ВС удерживаются из последней выплаты налогооблагаемого дохода при проведении окончательного расчета.

В случае недостаточности такого дохода непогашенная часть налога включается в налоговое обязательство плательщика по результатам отчетного (налогового) года.

Если полное удержание такой суммы налога невозможно вследствие смерти лица или признания его судом безвестно отсутствующим или объявления его судом умершим, такая сумма удерживается при начислении дохода за последний для такого лица налоговый период, а в непогашенной части признается безнадежной к уплате.

Ксведению: на суммы командировочных расходов (суточных, стоимости проезда, расходов на наем жилого помещения) ЕСВ не начисляется (п. 6 разд. І Перечня видов выплат, осуществляемых за счет средств работодателей, на которые не начисляется единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденного постановлением КМУ от 22.12.2010 № 1170)