1

2

3

4

1

Требование подтверждения данных

Налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения, на основании первичных документов. Формирование показателей налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных документами, запрещено

Ст. 44 НК

2

Вид

Можно составлять или в бумажной, или в электронной форме. К электронной форме первичных документов применяются требования законодательства об электронных документах и электронном документообороте

Ч. 2 ст. 9 Закона № 996

3

Форма

Составляются на бланках типовых и специализированных форм, утвержденных соответствующим органом госвласти.
Если законодательством не установлены типовые формы первичных документов, оформление хозопераций может осуществляться с использованием изготовленных самостоятельно бланков, которые должны содержать обязательные реквизиты или реквизиты типовых или специализированных форм

П. 2.7 Положения № 88, письмо Минфина от 15.01.15 г. № 31-11410-08-10/871

4

Язык

Оформляются на украинском языке.
Если первичные документы составлены на иностранном языке (например, в случае командировки работника за рубеж), то необходим аутентичный перевод на украинском языке

П. 1.3 Положения № 88, письмо Минфина от 05.04.13 г. № 31-08410-07-27/10841, письмо ГФС от 25.12.15 г. № 27700/6/99-95-42-03-15

5

Способ заполнения

Записи должны осуществляться только в темном цвете чернилами, пастой шариковых ручек, с помощью электронных средств обработки информации и другими средствами, которые бы обеспечили сохранение этих записей на протяжении установленного срока хранения документов и предотвратили внесение несанкционированных и незаметных исправлений.
Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочеркиванию

П. 2.10–2.11 Положения № 88

6

Обязательные реквизиты

Название документа (формы); дата составления; название предприятия, от имени которого составлен документ; содержание и объем хозоперации, единица измерения хозоперации; должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления; личная подпись или другие данные, дающие возможность идентифицировать лицо, которое принимало участие в осуществлении хозоперации.
Из-за отсутствия обязательного реквизита (например, даты составления) документ могут не признать первичным, и тогда возможен судебный спор с контролирующим органом. Вместе с тем мелкие ошибки в реквизитах, которые не мешают идентифицировать операцию, не должны приводить к таким последствиям. В таких случаях суды, как правило, решают спор в пользу предприятия

Ч. 2 ст. 9 Закона № 996, определение ВАСУ от 19.07.16 г. № К/800/50811/15

7

Дополнительные реквизиты

В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены также: идентификационный код предприятия, учреждения из Госреестра, номер документа, основание для осуществления операций, данные о документе, удостоверяющем лицо-получателя и т. п.

П. 2.4 Положения № 88

8

Кто имеет право подписывать

Подписывать первичные документы имеет право только лицо, уполномоченное осуществлять эту хозоперацию. Перечень таких лиц утверждается руководителем предприятия в соответствующем приказе (например, отдельным приказом в приложениях к приказу об учетной политике предприятия)

П. 2.5 Положения № 88

9

Печать

Печать не является обязательным реквизитом первичного документа. Вместе с тем ею можно скрепить подпись. Удостоверять подпись на приходных и расходных накладных печатью (при ее наличии у предприятия) не обязательно.
Использование при оформлении первичных документов факсимильного воспроизведения подписи допускается в порядке, установленном законом, другими актами гражданского законодательства

П. 2.5 Положения № 88, письмо Минюста от 11.04.14 г. № 2011-0-4-14/8.2

10

Исправление ошибок

По общему правилу в тексте и цифровых данных подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.
Ошибки в документах, созданных вручную, исправляются способом «красного сторно», дополнительных бухгалтерских проводок или корректурным способом, согласно которому неправильный текст или цифры зачеркиваются и над зачеркнутым надписывается правильный текст или цифры. Зачеркивание осуществляется одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.
Исправление ошибки должно быть обусловлено надписью «исправлено» и подтверждено подписями лиц, подписавших этот документ, с указанием даты исправления.
В документах, которыми оформлены кассовые и банковские операции и операции с ценными бумагами, исправление не допускается.
Исправление ошибок в документах и регистрах, созданных в форме электронного документа, осуществляется согласно законодательству

П. 4.1–4.6 Положения № 88

11

Срок хранения

Первичные документы, подтверждающие доходы и расходы предприятия, необходимо хранить не менее 1 095 дней (2 555 дней – для документов и информации, необходимой для осуществления налогового контроля за трансфертным ценообразованием) со дня представления налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы.
В случае потери, повреждения или досрочного уничтожения первичных документов налогоплательщик обязан в пятидневный срок со дня такого события письменно уведомить контролирующий орган по месту учета, а также восстановить утраченные документы в течение 90 календарных дней со дня, следующего за днем поступления уведомления в контролирующий орган

П. 44.3–44.5 НК