Движение запасов

Документальное оформление

1

2

Приемка на учет учреждения материальных запасов, по которым существуют количественные или качественные расхождения с данными сопроводительных документов поставщиков

Акт о приемке материалов (форма № З-1, утвержденная Приказом № 130). Составляется приемочной комиссией в двух экземплярах в присутствии заведующего складом и представителя отправителя (поставщика), а в случае неявки последнего или если вызов отправителя (поставщика) не обязателен, – представителя незаинтересованной организации. Факт приемки и оприходования материальных запасов подтверждается подписью материально ответственного лица, принявшего их на ответственное хранение

Списание запасов

Акт списания (форма № З-2, утвержденная Приказом № 130). Составляется комиссией, назначенной приказом руководителя, в двух экземплярах. Первый экземпляр выдается бухгалтерии, а второй остается у материально ответственного лица

Приемка материальных ценностей на склад (в кладовую) или выдача со склада (из кладовой)

Накладная (требование) (форма № З-3, утвержденная Приказом № 130). Выписывается бухгалтерией в двух экземплярах и утверждается руководителем учреждения. Один экземпляр предназначен для получения материальных ценностей со склада, а второй – для учета этих ценностей по месту их использования. Оформленные распиской получателя накладные (требования) передаются в бухгалтерию с реестром

Внутреннее перемещение материальных ценностей

Поступление на склад запасов собственного производства (готовой продукции, полуфабрикатов, вспомогательных материалов)

Накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (типовая форма М-11, утвержденная Приказом № 193). Накладная-требование составляется в двух экземплярах и подписывается лицом, которое передает указанные запасы, и их получателем

Отпуск продуктов питания со склада (из кладовой)

Меню-требование на выдачу продуктов питания (форма № З-4, утвержденная Приказом № 130). Составляется ежедневно на основании норм раскладки продуктов питания и данных о количестве лиц, получающих питание. Меню-требование вместе с расписками лиц о выдаче и получении продуктов питания передается в бухгалтерию в сроки, установленные графиком, но не меньше чем три раза в месяц.

Данные меню-требования записываются в ежемесячную накопительную ведомость по расходованию продуктов питания по форме № З-13. При автоматизированном учете применяется Меню-требование на выдачу продуктов питания (форма № З-4а, утвержденная также Приказом № 130)

Отпуск материальных ценностей, продукции молочной кухни и других запасов, которые отпускаются систематически в течение месяца

Заборная карточка (форма № З-5, утвержденная Приказом № 130).

Заборная карточка выписывается бухгалтерией на несколько наименований материальных ценностей, относящихся к одному коду экономической классификации, в двух экземплярах: один – для получателя, другой – для склада.

Срок использования карточки – 15 дней при ежедневном отпуске материальных ценностей или месяц – при периодическом отпуске. Отпуск материальных ценностей осуществляется со строгим соблюдением лимита, если таковой установлен

Безвозмездное получение запасов

Накладная (требование) (форма № З-3) или товарно-транспортная накладная с использованием штампа (отметки) об оприходовании, или акт о приемке материалов, или приходные ордера. Приходный ордер составляется материально ответственным лицом в день приемки запасов

Поступление запасов от физических лиц, не зарегистрированных субъектами предпринимательской деятельности

Закупочный акт. В нем фиксируется: дата и место составления; название учреждения; единица измерения хозяйственной операции; содержание и объем (количественный и стоимостный) хозяйственной операции; должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления; личная подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать должностное лицо учреждения, которое принимало участие в осуществлении хозяйственной операции

Приемка запасов на ответственное хранение

Акт о приемке материалов. Такие запасы на складе хранятся отдельно от запасов, признанных активами учреждения