Как подтвердить страховой стаж работника при потере трудовой книжки

Если трудовая книжка работника осталась на временно оккупированной территории Украины или она была потеряна в результате боевых действий - как в таком случае подтвердить существующий страховой стаж и передать сведения через портал электронных услуг Пенсионного фонда Украины?

Прежде всего, необходимо проверить какие именно сведения о трудовой деятельности на данный момент имеются на портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины относительно этого работника. Обычно в личном кабинете застрахованного лица уже содержатся данные о страховом стаже с 01.01.2004 года.

Что касается трудовых отношений (трудового стажа), которые работник имел до 01.01.2004 года – зачисление соответствующих периодов трудовых отношений именно в страховой стаж осуществляется на основании записей в трудовой книжке и других документов.

В случае утраты трудовой книжки работника следует действовать в соответствии с положениями действующего законодательства:

1). Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников – а именно в разделе 5 Инструкции «Дубликат трудовой книжки».

Согласно п. 5.1. Инструкции, лицо, потерявшее трудовую книжку (вложишь в нее), обязано немедленно заявить об этом владельцу или уполномоченному им органу по месту последней работы. Не позднее 15 дней после заявления, а в случае усложнения в другие сроки собственник или уполномоченный им орган выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш в нее (новых образцов) с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы.

Согласно п. 5.2. Инструкции, дубликат трудовой книжки или вкладыш в нее заполняется
по общим правилам – в разделы «Сведения о работе», «Сведения о награждении» и «Сведения о поощрении» при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждении и поощрении по месту последней работы на основании ранее изданных приказов (распоряжений).

Согласно п. 5.3. Инструкции, в случае если работник до устройства на это предприятие уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в раздел «Сведения о работе» в графу 3 сначала вносится запись об общем стаже его работы до устройства на это предприятие, подтверждаемое документами. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть отмечается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом собственник трудовой книги. После этого общий стаж, подтвержденный надлежащим образом оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в таком порядке: в графе 2 указывается дата принятия на работу; в графе 3 пишется наименование предприятия, где работал работник, а также цех (отдел) и должность (работа), на которую был принят работник. Запись в дубликате трудовой книжки сведений о работе по совместительству и совмещению профессий производится по желанию работника. Если из представленных документов видно, что работник переводился на другую постоянную работу на том же предприятии, то об этом делается соответствующая запись. После этого в графе 2 записывается дата увольнения, а в графе 3 - причина увольнения, если в представленном работником документе есть такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше данных о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только данные, которые есть в документах. В графе 4 указываются наименование, дата и номер документа, из которого произведены соответствующие записи в дубликате. Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются владельцу. Владелец или уполномоченный им орган обязан содействовать работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествовавший устройству на это предприятие.

2) Порядка подтверждения имеющегося трудового стажа для назначения пенсий при отсутствии трудовой книжки или соответствующих записей в ней.

Согласно п. 1 Порядка основным документом, подтверждающим стаж работы за период до внедрения персонифицированного учета в системе общеобязательного государственного социального страхования (далее – персонифицированный учет), является трудовая книжка. При отсутствии трудовой книжки или соответствующих записей в ней стаж работы устанавливается из других документов, выданных по месту работы, службы, обучения, как и архивными учреждениями. Документы могут быть поданы в электронном виде с наложением электронной подписи, основанной на квалифицированном сертификате электронной подписи.

Документы, определенные этим Порядком, являются основанием для внесения сведений в часть персональной электронной учетной карточки в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования, отражающего трудовую деятельность застрахованного лица, в том числе за период до 1 января 2004 года.

Согласно п. 2 Порядка, если документы о стаже работы не сохранились, подтверждение стажа работы осуществляется органами Пенсионного фонда Украины на основании показаний свидетелей.

Согласно п. 3 Порядка, при отсутствии трудовой книжки, а также в случаях, когда в трудовой книжке отсутствуют необходимые записи или содержатся неправильные или неточные записи о периодах работы, для подтверждения стажа работы принимаются:

• данные, имеющиеся в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования;
• выписки или справки, составленные на основе данных, имеющихся в информационных (автоматизированных) и/или информационно-коммуникационных системах предприятий, учреждений, организаций;
• справки, выписки из приказов;
• личные счета и сведения на выдачу заработной платы;
• удостоверение;
• характеристики;
• письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их исполнении;
• другие документы, содержащие сведения о периодах работы.

Следовательно, перечень этих документов не является исчерпывающим.

При отсутствии указанных п. 3 Порядка документов для подтверждения стажа работы принимаются членские билеты профсоюзов. При этом подтверждаются периоды работы только за время, за которое есть отметки об уплате членских взносов.

Порядок также определяет особенности отнесения к стажу работы периодов разного вида деятельности.

Порядком также определяются особенности подтверждения стажа работы свидетельскими показаниями. Так, согласно п. 17 Порядка при отсутствии документов о стаже работы и невозможности их получения в связи со стихийным бедствием, авариями, катастрофами или другими чрезвычайными ситуациями стаж работы, дающий право на пенсию, устанавливается на основании показаний не менее 2 -х свидетелей, знающих заявителя по совместной с ним работе на одном предприятии, в учреждении, организации (в том числе колхозе) или в одной системе.

Согласно п. 18 Порядка, при отсутствии документов об имеющемся стаже работы и невозможности получения их вследствие ликвидации предприятия, учреждения, организации или отсутствия архивных данных по другим причинам, чем указанные п. 17 Порядка, стаж работы устанавливается на основании показаний не менее 2-х свидетелей, которые знали заявителя по совместной с ним работе на одном предприятии, в учреждении, организации (в том числе колхозе) или в одной системе и имели документы о своей работе за время, в отношении которого они подтверждают работу заявителя.

В таком же порядке подтверждается стаж работы при отсутствии документов в случае, когда предприятия, учреждения, организации или их правопреемники размещаются (размещались) на временно оккупированной Российской Федерацией территории Украины, в районе проведения антитеррористической операции или осуществления мероприятий по обеспечению национальной безопасности и обороны, отпора и сдерживание вооруженной агрессии Российской Федерации, а также на территориях территориальных общин, расположенных в районе проведения военных (боевых) действий или находящихся/находящихся во временной оккупации, окружении (блокировании), а также в случае, если имущество (документы) предприятий, учреждений, организаций или их правопреемников (независимо от места их регистрации на территории Украины) расположено на территории Украины и/или повреждено или уничтожено в результате военных (боевых) действий, террористических актов, диверсий, вызванных военной агрессией Российской Федерации против Украины, при условии документального подтверждения повреждение или уничтожение имущества (документов).

Порядком установлены правила подтверждения стажа работы. Так, согласно п. 23 Порядка документы, подаваемые для подтверждения трудовой деятельности, должны быть подписаны должностными лицами и заверены печатью (при наличии).

Согласно п. 25 Порядка, в тех случаях, когда периоды работы засчитываются в стаж работы на основании свидетельских показаний, один из которых свидетельствует о работе заявителя за больший период, чем другие, установленным считается период, подтвержденный двумя или более свидетелями.

Согласно п. 27 Порядка, в тех случаях, когда в представленном документе о стаже указаны только годы без указания точных дат, за дату взимается 1 июля соответствующего года, а если не указано число месяца, то им считается 15 число соответствующего месяца.

Только после подтверждения стажа работы работника в указанном выше порядке сведения о соответствующих периодах его трудовой деятельности можно внести в электронной форме через портал электронных услуг Пенсионного фонда Украины в соответствии с Порядком представления сведений о трудовой деятельности работника, физического лица - предпринимателя, обеспечивающего себя физического лица работой самостоятельно, в электронной форме.

Согласно п. 3-4 Порядка, сведения о трудовой деятельности работника представляются страхователем за работников или самим работником:

• в территориальный орган Пенсионного фонда Украины работником лично
• или через вебпортал электронных услуг Пенсионного фонда Украины в электронной форме с обязательным наложением электронной подписи, основанной на квалифицированном сертификате электронной подписи, работником, страхователем или представителем страхователя, которому руководителем страхователя делегированы соответствующие полномочия.

Сведения о трудовой деятельности работника представляются через вебпортал электронных услуг Пенсионного фонда Украины в электронной форме в виде xml-файла, структура которого приведена в приложении к Порядку, а за периоды до вступления в силу Закона Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины по учету трудовой деятельности работника в электронной форме» - одним из следующих способов:

• посредством копий предусмотренных законодательством документов, изготовленных путем сканирования;
• в оцифрованном виде - путем создания соответствующей электронной записи в электронном кабинете страхователя или застрахованного лица на вебпортале электронных услуг Пенсионного фонда Украины, к которому прилагаются сканированные копии документов, на основании которых создается запись.

https://decentralization.ua